删减不重要事物
重点带着走：你工作中的每一项支持任务都能够删减、委任他人，或者在少数情况下甚至可以完全不做。在你厘清自己花多少时间与专注力在问题任务之后，你的工作支持任务会相对容易处理得多。
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不重要的事物
尽管在一年计划开始之初，我花了不少时间找出对自己影响最大的任务，但却没有把低回报的任务当一回事，直到工作支持任务多到令我难以招架、生产力开始下降时，我才意识到自己早该予以重视。
有些事该舍则舍。
在我查看自己第一次的时间纪录时，除了对自己的拖延时数感到惊讶之外，另一个令我讶异的则是：我一整个星期花在低回报维护任务上的时间，竟多得超乎想象。虽然我感觉自己很有生产力（因为我总是忙着处理它们），但它们却没有帮助我完成任何有意义的事情。
「帕金森定律」（Parkinson's law）指出：你有多少可运用的时间，你就会衍生出足够的工作量来塞满这些时间。在我的一年计划里，我发现这个定律特别适用于低回报的任务。由于你的大脑边缘系统会抗拒做那些更具挑战、最高回报的任务，因此低影响力的工作支持任务，几乎就成了「工作迷幻药」或「工作糖果」。当你在处理这些任务时，自然会感觉很有生产力；毕竟，你都忙得团团转了。然而，它们却没能帮助你完成多少事情。
在仔细查看时间纪录上的任务列表后，我找到那些在工作中占用我多数时间的问题任务──亦即那些塞满我可运用时间的任务。以下根据它们所需花费的时间和专注力依序列出：
* 回复电子邮件。
* 参加会议。
* 上传部落格文章和电子报。
* 管理我的行事历。
* 指导别人和企业提高生产力。
* 为旅行规划并做功课。
* 协调和进行电话会议。
* 进行网站维护。
* 管理我的社交媒体网站。
你应该也有类似用来支持真正工作的维护任务吧！（全世界几乎所有的知识工作者都淹没在电子邮件堆里，而且始终有参加不完的会议和活动。）
不过，我发现这有办法解决，因为：每一个支持任务都可以被删减、委任他人，或是完全不做。
容易采收的果实
为了防止时间平白浪费，你会发现某些低影响力任务其实或多或少可以完全省略不做。不过，以我的经验来说，要全数删去这些任务几乎不可能。在我过去做过的工作里，公司付钱让我做许多事情，但有些不见得值得我花时间去做。虽然我推掉愈多这类事情，我的生产力就会愈高，但这么做也会让我像个混蛋，甚至可能害我被炒鱿鱼。
尽管如此，你还是会发现某些任务和责任可以完全删去不做。像是以下这些任务：
* 反复召开的低回报会议。
* 低回报的电话、社交媒体与新闻网站上的「生产力上瘾」，以及其他浪费时间的事情。
* 那些未能善用你时间、特殊才能或技巧的任务和计划。
* 那些你贡献有限、却占用你大量时间的任务和计划。
据我发现，你的工作支持任务里可以安全删除的毕竟不多。但如果在你的低影响力任务列表上，有些可以采收和移除的果实，还是值得你努力去做的。这样一来，你才能腾出宝贵的时间和专注力，拿来用在你最重要的任务上面。
在我的生产力计划里，我发现自己能够从任务列表上彻底删除的只有一件事情：指导别人和企业提高生产力。虽然做这件事可以为我带来可观的收益，但它对我的计划并没有直接的贡献，也不能让我接触到更多与我工作相关的人。
至于其他事情，欸，要删减它们可真不容易呀！
大量删减
我在游泳池里！我在游泳池里！！
──乔治．康斯坦萨（George Costanza，美国男演员）
当我每天都被困在天杀的电子邮件和会议里一、两个月后，我终于决定做个实验，看看自己能够删减多少的工作支持任务，以腾出更多的时间和专注力，来完成更多实际、真正的工作。经过大量的试验、错误，以及无眠的夜，我终于找到删减低回报支持任务的最有效解答，那就是：
* 我得清楚自己花了多少时间和专注力在支持任务上，并且，
* 设定限制以删减任务。
要想更清楚自己每天都在做些什么，你只需做时间纪录就行了。不过，时间只是其中一部分；要知道，低回报任务也会占用你大量的专注力。
就拿电子邮件来说吧！当我在计划中被电子邮件淹没后，我向几个朋友做了非正式的研究，请他们记录一星期内每天工作时查看新邮件的次数有多少。知道这些人的平均次数是多少吗？竟高达四十一次！太吓人了！另一个（更科学）的研究发现，大多数人每十五分钟检查一次电子邮件，一天工作八小时下来，相当于三十二次。当你每天检查新邮件三十二次，意味着你的专注力从原本应该做的工作中转移了三十二次。在这些情况下，要保持头脑清醒是相当困难的。电子邮件或许是一件满重要的支持任务，但你也用不着每天检查三十二次呀！（我自己也好不到哪儿去：即便我努力认真工作，当时我每天检查新邮件的次数还是高达三十六次。）
在你确认出自己的问题任务后，想想你一天专注在其上的频率有多高，不妨利用一、两天的时间正式记录下来。
在你清楚掌握自己花费多少时间和专注力在问题任务后，将会发现处理起来容易得多。以我来说，删减任务的最佳解决方案是设下限制，不仅限制投注其中的时间，也包括专注力。
霸占专注力的黑名单
在工作上，有些支持任务占用你注意力的比例，远高于占用你时间的比例。举例来说，大多数的邮件只需要花一、两分钟的时间回复，但是当你每天花数十次检查电子邮件时，等于你必须无数次反复从重要任务转移注意力到电子邮件上。（这样的转移加上多任务处理所造成的成本非常庞大，大到我稍后必须用一整个章节来谈论。）再说，当你心里惦记着是否有新的邮件进来时，势必会占用你更多的专注力，更别说新邮件通知提醒频频打断进度（第19章），害你无法专心从事更高效率的工作。
若想删减电子邮件这类任务对于时间和生产力的影响，我发现最好的办法，就是限制自己每天把专注力投注其中的次数。比方说，我会关掉电子邮件通知提醒，并且只在几个特定的时段查看邮件：早上、午餐前，以及一天结束时。另外我还发现，对于查看社交媒体、打电话，以及发送和回复即时消息等任务，类似的限制也同样有效。
话说回来，有些电子邮件值得你花费更多的时间处理。强迫自己在回复之前先缓一缓，给大脑多一些时间整理出一封深思熟虑的回复函。如此一来，你可以为自己省下日后多次往返信件的麻烦。
以下我列举几个一年计划里设定限制的例子：
* 每天只安排三次完整的三十分钟时间，集中处理电子邮件。
* 限制自己每天只能查看五次社交媒体。
* 把类似的工作集中在一起，如此便不需花费太多注意力在其上（例如：一次打完所有要讲的电话）。
* 限制自己每天只能开启五个新的实时对话。
* 唯有当我有时间、专注力和精力应付任何临时出现的事情时，才会查看新邮件。
事先决定你处理电子邮件等任务的时间（而不是随时来了就处理，也不是当你想做就去做），可能同时带来许多好处，例如：帮你腾出更多的专注力；使你更加用心工作；一整天都不必惦记着支持任务，因为你已经事先决定处理的时间。
我花了好几个星期，才终于养成不再频繁检查邮件的新习惯，但在我养成这项习惯、减少关注低影响力任务的次数之后，又加上我工作时不再那么常连接上网，我的头脑变得更加清楚，能够投入实际工作的时间比过去多出许多。
霸占时间的黑名单
许多支持任务占用你时间的比例，则远比占用你注意力的比例还要高。以开会为例，虽然有些会议的确很重要，但一般人浪费在其上的时间却多到难以置信：一般上班族竟有百分之三十七的工作时间在会议中度过。在一项针对一百五十名高阶主管所做的调查里，他们认为百分之二十八的会议不必要开，纯粹只是浪费时间。（我敢说，对大多数上班族而言，这个比例应该高过百分之五十，因为高阶主管不会应邀出席毫无意义可言的会议。）不具生产力的会议与电子邮件之类的支持任务刚好相反：它们占用你大量时间，但几乎用不到你的专注力或精力。
以下是我在一年计划期间，针对会议而设定时间限制的几个例子（当然，相较于大多数的上班族和高阶主管，我对自己的时间有更大的掌控权）：
* 我限制自己每周最多参加四小时的会议（超过这个时间的任何会议，我一定推掉或取消）。
* 「休个假」远离支持任务（例如，针对电子邮件放假一、两天，或是设置一个临时的邮件自动回复，让我可以专心应付高影响力的任务）。
这些限制不但促使我事情完成得更快，也促使我想出更聪明工作的点子，因为我的时间就只有这么多。针对那些同时占用大量时间和注意力的支持任务，我认为替它们同时设置时间和专注力限制非常有效。在我的生产力计划里，当我发现电子邮件霸占大量时间后，我不但规定一天只有三个时段能把注意力放在清空收件匣上，我还设定了一个规则：每封寄出的电子邮件里，我最多只能写五个句子；而且为了避免误会，我还清楚注记在自己的电子邮件签名文件里：「为了你我的利益着想，我寄出的每封电子邮件里，最多不超过五个句子。」我的电子邮件收件人似乎都能理解，而我自己也立刻发现，搞定收件箱从未如此简单过。当我发现自己难以用短短五句话写出回信时，这等于是提醒我：或许这件事用打电话来处理会更有效率。
至于某些名列「霸占时间黑名单」的事情（例如：毫无意义的办公室闲聊），本质上更难驯服。虽说建立更深的办公室情谊，有助于大幅提高你的生产力（第26章），但值得深思的是，这些无意义的办公室闲聊是否会耗费你宝贵的时间。如果是的话，不妨制定一个计划远离闲聊，例如：在处理重要任务时戴上耳机、远离瘟疫般的流言、找办公室以外的地方休息、请打扰你的人帮忙你处理工作，或是在「生理黄金时段」里关上你办公室的门等等。总之，上述方法能够帮助你空出更多时间，留给对你影响最大的任务。
你还可以安装一个「晚点发送邮件」的插件，以减少邮件造成的干扰。写作此时我的最爱是：针对Gmail信箱的Boomerang（BoomerangGmail.com）和Right Inbox（RightInbox.com）；针对Apple信箱的SendLater（ChungwaSoft.com/sendlater）；针对Outlook信箱的SendLater（SendLaterEmail.com），以及针对Android的Boomerang（Boomerang Gmail.com）。
诚如「维修日」为你生活中的支持任务设定限制一样，当你将工作中的支持任务设定限制后，它们就更难像原本那样不断扩张，进而占用你更多的时间和专注力。
回归禅定
自从我的计划上轨道之后，我不再像一开始收到大量电子邮件而每天检查信箱无数次。慢慢地，我减少了查看新邮件的次数。直到今天，我每周三次查看电子邮件。
每个星期一、三、五下午三点（每天下午三点正值我精力变少之际，也是我从「创作者」行程转换到「管理者」行程的时候），我会开启收件匣，逐一处理邮件。如今，我已经养成这个习惯很长一段时间。我珍惜我的时间，希望把时间花在让我成就最多的任务上。我有另外一个优先收件匣，我每天会检查好几次，但大约只有十个人知道。这让我最心爱的人，以及合作最密切的工作伙伴可以更快联系到我。和多数人一样，我至今仍会收到许多电子邮件，但藉由改变处理它们的方式，让我得以腾出更多的时间和专注力在每天真正重要的事情上面。
虽然你可能无法像我一样有弹性，每周只查看电子邮件三次，但至少你应该善待自己的专注力，并从即日起开始减少查看信箱的次数。如果你想完成更多事情，拥有更充裕的专注力十分重要。如果你每次都在收到信件几分钟内就回复的话，显然你并未明智善用你的专注力。
在一年生产力计划结束前，我为了捍卫自己时间而不参加会议的态度变得愈来愈强硬。虽然做出这样的变化并非易事，但若是一个会议没有明确的目的或议程，或者不一定需要我出席，我就会推掉，免得平白浪费时间。只不过，要做到这样并不容易。然而，每当我说出自己不出席的理由，人们通常都能谅解。当我非不得已一定要出席某个会议时，我通常会建议稍微缩短开会的时间，这么做能促使与会的每个人在较短的时间内，投入更多精力和专注力在议程上，使会议进行得更快更顺畅。由于Outlook日历中，会议行程的预设结束时间是每小时的15分、30分、45分或整点，人们也就跟着默认这样的限制。但为何不提前十分钟结束呢？再者，如果一场会议可以用一分钟总结的话，那么它或许不值得你花时间参加。如果你拒绝的态度良好，而且有正当的不出席理由，人们通常可以理解的。
据某个发人深省的研究指出，「人们在检查电子邮箱时，大多数只是查看（邮件），却未进一步处理。」因此，除非你有足够的时间、专注力和精力来应付需要处理的新信件，否则不要查看邮件。
虽然要完全消除电子邮件和会议是不可能的，但你却可以妥善控制花在它们上面的时间和专注力；我发现，最好的方法就是删减你的低回报支持任务。
（嗯，正确的说法应该是「两个最好方法之一」，容我稍后进一步说明。）
挑战：静心禅定
所需时间：15分钟
所需精力／专注力：7/10，不过这要视你的大脑边缘系统有多强大。
价值：8/10
乐趣：4.5/10
你会从中得到什么：每周你会花更多时间在对你影响最大，以及最有意义的任务上，不再老是忙着处理支持任务而停滞不前。
本章的挑战依旧如之前一样，非常简单：从你的工作里挑选一、两个低影响力、但棘手不好处理的支持任务，藉由限制你花在它们上面的时间，以及关注它们的次数（或双管齐下），进而加以删减。
但容我稍微提醒一下！当你删减低影响力的维修任务时，会发生一些状况（相信你现在对此应该不再陌生）：你的边缘系统会全力反抗。当你简化一周工作，把焦点改放到更大、更富挑战的事情上，你的边缘系统势必会搞破坏；于是你会感到内疚，担心自己是否错过重要的邮件、后悔推掉不重要的会议，或是必须不断克制住再一次查看社交媒体的冲动。但你务必要克制住呀！就像刚开始戒断上网一样，这种不当的内疚感会随着时间消退，届时你就能更容易专注在真正重要的事情上面。
在你成功删减低回报任务后，犒赏一下自己无伤大雅！一年计划期间，我跟查尔斯．杜希格（Charles Duhigg，其畅销著作《为什么我们这样生活，那样工作？》广受好评）聊天时他曾强调，形成新习惯的过程里，奖励至关重要。查尔斯表示：「当某个习惯和奖励在神经方面紧密交织后，在我们的脑中便形成一条神经通路，把它们联结在一起。」因此，在你成功删减低回报维护任务后，不妨好好犒赏一下自己，为这个挑战增添更多乐趣。长远来看，这么做对你有百利而无一害。
