移除不重要事物
重点带着走：「不」这个字是你的生产力工具组合里一项非常厉害的工具。在知识经济时代里，时间不再是金钱，但若是你能够善用时间，金钱反而可以为你买回时间。当你对每个低影响力任务、计划和约定说「不」的同时，你等于在对你最重要的任务说「是」。
预计阅读时间：13分22秒
在我尽可能消除并删减自己的任务后（包括：指导别人和企业提高生产力、收发电子邮件、参加会议、关注社交媒体，以及接受演讲邀约），我得以腾出大量时间和专注力投入更重要的事情上。然而，一如往常地，我还是感到不满足。
我仍旧有一些讨厌的低回报任务需要执行，而且看来似乎摆脱不了。包括：
* 管理我的行事历。
* 安排多方的电话会议。
* 上传部落格文章和电子报。
* 为旅行规划并做功课。
* 进行网站维护。
上述任务都得花上我大量的时间和专注力，但我认为这些时间应该拿来用在更重要、更有意义的任务上面。
所幸，由于我们透过低影响力任务所产生的价值有限，它们往往也就不一定非要由我们亲自处理。因此，将这些任务委派给其他人来做，最适合不过了；而这正是你处理低回报任务的第三个（也是最后一个）方法。
委派任务的确不是每个人都有办法做到，但它其实比你想象得更容易。
你的时间值多少钱？
计算你的时间对你有多少价值，是一项极具启发性的计算。（我指的不是笼统的价值，而是精确用金钱衡量出来的数字。）
过去几年来，每隔一阵子当我的生活型态改变时，我总会做这样的计算。这需要花一点心思计算，但过程很简单。这时候我会自问：我愿意支付多少钱买回自己一小时的人生？
当我还是学生、几乎没赚什么钱时，我愿意支付的金额很小。由于我几乎没有钱买回自己的时间，我也就没有财务的自由聘请别人为我做事情。当时，我发现自己的时间大约值每小时125元。因为这个原因，我只能自己报税；而且我愿意以最低工资工作，因为我的时间价值跟最低工资差不多。后来到了我一年生产力计划刚开始时，我则愿意支付大约每小时250元买回自己一小时的人生。
然而，到我的计划结束时，我的时间价值大幅提高：约莫每小时1,250元。那时我已经创立了一间小公司，开始赚进稳定的收入，并且认真考虑成立一个团队，好将我那些最低影响力的任务委派出去。
此外，你也可以依据自己重视时间的程度，将家中事务委派他人处理。像是修剪草坪、铲雪，或是打扫房子等任务，都很容易委托别人帮忙做，并且为你买回时间（或只需教导你的孩子做这些事情）。
诚如本书里大多数的策略一样，买回时间并不代表你就可以少做一点，而是让你能够更聪明工作、做更多你觉得有意义的事情。
我发现，我的时间价值总是围绕在以下四件事情：
* 我赚多少钱。
* 我的时间对我而言有多重要。
* 金钱对我而言有多重要。
* 我力不从心的感觉有多强烈。
我认为，如果你目前有意聘请一位助理、虚拟助理（远距替你工作的兼职助理）、实习生，或是一个团队，首先你有必要计算出你的时间价值。完成计算之后，你或许会发现并不那么重视自己的时间，那么你就应该亲自处理低影响力任务。又或者你觉得交由别人做低回报任务，可以为你创造价值，那就将低影响力任务委任出去。无论你目前处于哪种情况，你都应该费点心思计算你的时间价值。
如果你已经完成计算，并发现委请他人做事超出你的预算，不妨直接跳到本章最后一节「你字典里最具生产力的一个字」；别担心，你并不会错过什么。之后，当你的生产力大到需要聘请人帮忙时，你还是可以重回本章阅读下面三个小节的。
我的第一位助理
在一年计划接近尾声时，我聘请了一位虚拟助理当作实验。表面上看来，这个实验非常完美：将我剩下的低影响力任务委任出去，我就可以一石数鸟。
同一时间内，我就可以：
* 藉由委派他人而摆脱掉剩下的低回报任务，并且，
* 腾出宝贵的时间和专注力给更重要的事情。
并非每个人都有能力聘请助理。不过，当我看了虚拟助理的价格后，我开始变得非常兴奋。我可以任意挑选我中意的人选，并且将我的低影响力任务（连同一周当中临时出现的低影响力任务）交由他处理。我当时愿意支付助理的时薪大约是125到250元，远低于我给自己估算的时间价值1,250元。当然，有些人索价更高，但我完全不会予以考虑。
不过，我的第一位虚拟助理实在很糟糕。
我无意拿她当代罪羔羊来掩饰自己的不对，毕竟我在雇用她之前并没有做足功课。不只是因为她人在印度（不同时区对于沟通会有些困难），还有她人也很不可靠，永远学不会新的任务；而且我有足够理由相信，她说的英语大多是靠「Google翻译」出来的。再说，我给她的任务大部分都是数字的，所以即使跨时区也不成多大的问题。但因为她的英文不好，就连最小的任务都得花上我好长的时间教她；换成我自己来做的话，搞不好可以省下更多的时间和专注力。
我的第二位助理
值得庆幸的是，历经数月换过几个虚拟助理之后，我遇到了路易丝。
当我在TED Talk平台谈论我的生产力计划后，远在丹麦的虚拟助理路易丝．约根森（Luise J·rgensen）偶然听到我的演说，并在她的部落格上发表相关的文章。当我偶然发现她所写的东西时，我没多想就直接问她是否有空帮忙。从某种意义来说，她的部落格文章开辟出一条「期望路线」，直接把她带进我的计划里。
我很快就发现，路易丝在各方面都与我其他低薪的虚拟助理截然不同。她超级聪明，几乎每件事都能很快学会；而且，无论是我交付她的任务还是生产力相关的事物，她都经验十足。如今，她仍为我工作，而此时的她正在泰国念书。
刚开始，我只请路易丝帮忙电话联系，以及上传部落格文章和电子报。但没多久，我就开始把其他的低回报任务也交付给她，像是管理我的行事历、预约会面、规划旅行并做功课，甚至网站维护（或是请她聘雇维护网站的承包商并管理他们）。
我支付她每小时625元的薪水，远高于我的第一位助理，但她非常值得。有她帮忙之后，我感觉超棒的：晚上，我把忙完一整天的计划交付给她，在我睡觉的时候她继续工作，到了第二天早上，我再接着做。约莫过了一个月左右，我愈来愈信任路易丝，并且交付她更多的低回报任务。就这样，我待办事项列表上的项目愈变愈少，进而让我能够腾出更多时间和专注力给更重要且更好的事情。
在她身上，我终于找到符合我心中聘请助理能带来的好处（这是第一位助理没能给我的）。聘雇虚拟助理的好处是什么呢？以下我原话转述路易丝的观点：
「聘雇虚拟助理能让你腾出时间，这样你就可以专心投入你公司的核心活动，进而继续拓展公司业务。一间公司成长得愈快，其待办列表上的任务就愈多；因此，将一些耗时的任务交由虚拟助理处理，对公司的帮助很大。」
请了虚拟助理后，我发现自己有更多的时间写作、做研究、看更多的书，并且采访有趣的人──这些全是我最高回报且最有意义的任务。此外，我也开始有更多的专注力深入思考我的最高回报任务，进而做得更好。
至于每个人都适合聘请虚拟助理吗？你要找什么样的帮助呢？路易丝再次给出一些明智的建议：
首先，你得知道自己要找哪方面的帮助。你主要是希望有人帮忙处理你的行政工作呢？还是你需要有人帮你处理好联系工作，例如处理客户或同事之间的通讯往来呢？一旦你了解哪些任务需要帮忙，你就能找到具备相关能力的人。我还认为，如果你能找到一个跟自己合得来的人（这就是为什么我总要先跟潜在客户谈过，看我们的工作风格是否雷同再决定），工作成效会变得更高，合作起来更轻松愉快。从长远来看，大家都能更开心。
不该犯的错误
虽然这一路上我自己也白走不少冤枉路，但我还是学到一些重要的教训值得分享。在你决定雇用助理、虚拟助理、实习生，或是一个团队之前，应该特别留意几件事：
* 别怕多付点钱给更有能力的人。能力愈不足的人，你就得成天花更多的时间和专注力来训练他、与他磨合；这是一笔不容小觑的成本。基于这个原因，我建议如果你负担得起，不妨多付点钱聘请更有能力的人。像是聘请一名好的虚拟助理，你大概需要支付375到750元的时薪。
* 聘请不同时区的人往往是件不错的事情。根据你的工作性质以及打算委派的任务类型，雇用不同时区的人实际上对你的工作或多或少有帮助。比如说，我会请路易丝上传许多部落格文章和电子报；由于她人在海外，所以我可以在晚上完成后，交给她处理一整夜，隔天早上第一时间回传给我审稿就行了。如果你聘请的人跟你位于不同时区，你首先得确保此人有足够的能力；如此一来，你才能放心全部交给他处理。
* 一定要查看推荐评语。好的虚拟助理通常会有合作愉快的雇主乐于推荐。你不妨花点时间查看别人的推荐评语；长远来看，这么做可以节省你大量的时间。
如果你无法聘请别人帮忙处理工作，当你有机会或有预算时，不妨考虑以个案的方式外包出去。
以下是我在过去几年间发现的一些优质网站，也有些是朋友推荐的。无论你是要请人，还是外包个案，都可以参考看看（我跟这些网络毫无关联，只是曾经使用过而已）：
* Fancy Hands（FancyHands.com）：招聘虚拟助理。
* Zirtual（Zirtual.com）：招聘虚拟助理。
* eaHelp（eaHelp.com）：招聘虚拟助理。
* Freelancer（Freelancer.com）：个案外包。
* Upwork（Upwork.com）：个案外包。
* 在小区大学及大学里刊登招聘实习生的征才广告。
* 在Craigslist和推特上刊登招聘助理的「征人启事」。
如果你正在寻找合适的帮手（无论是外包个案，还是长期合作的对象），以上这些都是值得信赖的网站，可以提供你所需的帮助。
你字典里最具生产力的一个字
在你的字典里，最具生产力的一个字，是你年幼时最早学会的其中一个字；同时也是英文常见字排名第五十六的字，那就是：不（No）。
在我一年计划逐渐上轨道之际，我意识到自己揽下了太多事情、多到自己应接不暇，于是我刻意培养每天对低回报任务说「不」的习惯。对我来说，无论大事小事（例如听一个我不感兴趣的「播客」；回复一封恶言相向的电子邮件；或是阅读新闻网站上的社论），我都一视同仁。总之，我努力对那些没有价值的事情说「不」，不再是来者不拒，这么做省下我许多时间。
由于你可以消除、缩小，并且委任现有的任务和承诺，你手边的任务和承诺数量并非恒定不变，而是会随着时间变多或变少。如果你无法坚持捍卫你的时间和专注力，避免它们浪费在低回报的任务、计划和约定上面，那么你的生活很容易就会淹没在低回报的活动里。
葛瑞格．麦基昂（Greg McKeown）在其2014年出版的精彩著作《少，但是更好》（Essentialism）里，主张人们应该刻意少做，甫一出版便造成极大的回响。我问葛瑞格为何他的书会打动这么多人，他表示：「因为每个人都过得很辛苦。」
他接着说：「人们在职场和家庭里都感觉太紧绷了；人们感到忙碌却缺乏生产力；人们总为了鸡毛蒜皮的小事烦心分神。」人们不断努力做更多的事情，却不是做正确的事情，因此导致更大的压力、更糟的工作质量，以及更低的生产力。要解决这样的问题，你必须把焦点放在工作和生活里最重要的任务上面。
针对消除并拒绝那些他所谓的「非本质（nonessential）任务」，葛瑞格提出了一个我非常喜欢的原则：「九○法则」（90 percent rule）。他强调，我们不应该只消除或拒做毫无意义的任务，我们也应该要消除生活及工作中许多「还算不错」的任务，因为它们会占用我们处理最重要任务的宝贵时间。「九○法则」很简单：当你看到一个新的机会，先评估它具有多大的价值或意义，从一到一百分不等。假如它的得分不在九十分以上，就别做它。
葛瑞格表示：「你要做的不是塞满事情，也不是把你的精力分散在许多不错的事情上。你的精力最好只用在最棒的事情上面。」换句话说，你的精力只用来处理最重要的事情，也是最本质的事情。
当你对每个低影响力任务、计划和约定说「不」的同时，也等于在对你最重要的任务说「是」。
同样地，你所做的承诺和义务，也应该跟你最重要的任务和计划息息相关。
你在工作和家庭生活里所许下的每一项承诺，都需要花费你一定的时间和专注力。若是它们对你的影响或意义不大时，也会使你的生产力变低。就拿买房子来说好了，我有幸能在二十六岁就有能力买房，只要我想就能做到。然而，早在几年前我就已决定不买房子。倒不是我一辈子都不想要买房子──我超喜欢拥有自己家的想法：有个庭院可以烤肉，还有我自己的独立空间。然而，就像每天早上五点半起床的想法一样，在我目前的人生阶段里，这个想法根本不值得我花时间付诸实践。住在公寓或大厦里，我不用修剪草坪、倒垃圾、铲雪，甚至连电器坏掉我都不用修理。拥有自己的房子并非我现在想要的承诺，因为我不想为了它，牺牲掉可以用在其他更好事物上面的时间。
顺便一提，这正是为什么要用心严谨工作，而非更快、更辛苦工作的另一项重要原因。藉由放慢工作脚步，你处理事情的思虑也会更加周延、觉知力更强（第20章）；如此一来，当你眼前出现新的事情，你也更容易看清它能带给你多大的回报。
总之，审视你所做的承诺，并思索它们带给你的回报。这样可以简化你的工作和个人生活，进而释放出更多的时间和专注力，留给对你最为重要的承诺。你需要审视的承诺包括：
* 全职和兼职工作。
* 你所隶属的工会。
* 拥有并维持一栋房子、或第二栋房子。
* 教育的承诺（例如：上大学或学院，或是修几门学分）。
* 人际关系和友谊。
* 你所参加的俱乐部。
* 你花时间积极培养的技能或爱好。
要想确认你的承诺和义务，我知道一个特别有效的方法：你可以检视自己的低影响力任务，然后看看它们属于哪一项承诺。你手边的每一个任务或计划，都源于一个更大的承诺。你只需努力思索各个任务或计划隶属哪一个承诺，接下来要确认出你生活中最高与最低回报的承诺也就容易多了。虽然并不是每个低回报任务或计划一定会隶属于某个低回报承诺，但大部分都是。
我的生产力计划之所以会顺利上轨道，我相信其中一项最大原因，是因为我在那段时间里大幅减少了其他的承诺。在我开始一年计划时，我减少了做其他事的机会，并辞去我的兼职工作（也婉拒了其他工作机会）。我甚至永久删除了我的脸书账号，以腾出时间和专注力给我的计划──这么做为我带来更多好处，也更有意义。虽然没有了这些承诺之后，我的生活表面上听起来不再像以前丰富，但实际情况刚好相反。对我来说，我把时间花在一年计划的做法，远比其他事情都更具意义、影响更大；而且，减少我其他承诺的数量，让我得以更深入做好这项计划。
马友友之所以成为世上首屈一指的大提琴家，不是因为他同时还忙着练足球、学骚莎舞，以及兼一大堆差事。他会成为一流的大提琴家，是因为他投入尽可能多的时间和专注力在练习大提琴，才会有日后神乎其技的精湛表现。
同样地，苹果计算机可说是世上数一数二最富生产力且最成功的公司。当其他公司忙着拓展新产品阵容，就像在收集神奇宝贝卡一样时，苹果却心无旁骛地专注在少数几样产品上，这使得它成为地球上最有价值的公司。这家公司只有四条主要产品线：iPhone、iPad、Mac，以及Apple Watch，每条产品线也只有少数几样产品，而且大约一年才更新一次。在我写这段话的时候，苹果已是全球市值最大的公司，但它全部的产品光是一张小桌子就放得下了。因为懂得说「不」，苹果有了今日的成就。
你随处都能找到大量类似例子，足以印证简化承诺可以让你更加专注、更富生产力。这么做能让你更加善用时间、专注力和精力在你精心挑选、回报最大且最具意义的承诺上，并且能为那些重要承诺创造出更多的时间和专注力。
总之，最富生产力的人不仅花时间认清最重要的事情，而且还努力简化其他所有事情。
挑战：委任他人
所需时间：10分钟
所需精力／专注力：8.5/10
价值：7/10
乐趣：8.5/10
你会从中得到什么：你会更加厘清自己的时间价值有多少；有了这层认识后，便能得知自己愿意花多少钱在委任及外包任务上面。
本章我给你的挑战是，计算你时间的价值。深入思考你愿意花多少钱买回你一小时的人生：你得考虑自己的收入、繁忙程度，以及你看重金钱和时间的程度分别有多高。然后，查看雇用他人帮忙所需支付的费用──找个好的助理、虚拟助理、实习生，或是你不熟悉领域的专业协助。
这可能是你做过最具生产力的一个计算。
如果你想要挑战更高难度的话，你还可以这么做：
* 明天刻意对五件事情说「不」，无论大小，设法拒绝就是了；并且，
* 探索你最低回报任务是出自于哪些承诺和义务？问问自己，它们对你的人生带来多大价值？你是否该考虑删掉一些呢？
在三大生产力要素里，你的时间最为有限；你应该尽可能明智加以善用。
第五部
静下心来
