清空脑袋
重点带着走：把你心中想做的任务转化出来写成文字，可以有效清除你脑袋的空间，让你更加有条不紊。来一趟「脑内大扫除」，不仅可以减缓你的压力、帮助你集中注意力，还能促使你采取行动。
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滚雪球般的思绪
别人怎么想我不清楚，至少我很难想象以前没有书籍、报纸等传播工具的日子。没有这些管道的话，不就无法捕捉你内心想法，传播给其他人吗？
随着印刷机于一四四○年左右问世，书本成为文明史上第一个大规模将知识和信息外显的工具，让普天下的人类得以变得更有生产力。我们不用像从前一样，成天只能靠头脑承载大量知识过日子。相反地，我们可以把这些知识转化出来变成大量藏书，并以它们为基础，继续创造出更新、更好的想法。
当然，也有些人认为，这是一件可怕的事（至少在刚开始时）。早在印刷机发明以前，苏格拉底就对写作这件事非常反感；他认为写作会破坏我们的记忆、削弱我们的心智，甚至还斥称写作「毫无人性」。无独有偶的是，今日也有人这么评论维基百科和Google。然而，虽然人类的头脑很厉害，但最新的神经学研究指出，我们的大脑无法有意识地同时处理多个想法。大脑顶多只能有意识地同时记住多个念头，像是：想着必须完成的事情、惦记着要寄送的电子邮件，或者期待某件事情发生。若用一句话总结数十年来的复杂神经系统研究，那就是：我们的大脑是设计来解决问题、串连各个零星点，以及形成新的想法；但它不是设计来记住那些我们可以轻易转化出来的信息。
举几个例子来说：
* 我们可以将心中想做的事情转化出来，记在待办事项列表上，这样它们就不会占用我们短期记忆的空间，不至于让我们感到头昏脑涨。
* 我们可以把约会和会议记在行事历上，这样我们就不用时时惦记；等约定的时间到了，行事历自然会提醒我们。
* 我们可以把想买的东西转化出来写在购物清单上，这样下次到商店采买时，才不会忘了一大半要买的东西，或是满脑子想着某件重要的事，却忘了买哈密瓜。
诚如首批问世的书籍并未削弱人类的心智一样，把脑中的任务、约会和信息提取出来也不会让你脑袋空空。事实正好相反：这么做反而会加大你的心智带宽。此举为你的大脑腾出了空间，使它发挥原本应有的功能：形成新的思维、观念，以及连接零星点；一旦你捕捉到它们，它们便如滚雪球般愈滚愈大。
你的大脑是一台极为强大的思考机器，但它并非储存你所有待办事项的理想场所，因为它根本就不是为了那个目的而设计的。
总之，你从大脑里取出愈多东西，你的思绪便会愈清楚。
我的第一次脑内大扫除
我的第一本生产力书籍是戴维．艾伦的《搞定！2分钟轻松管理工作与生活》，大约在十年前买的。该书不断强调的就是同样的原则：你的头脑并非储存你所有待办事项的理想场所。艾伦设计了一套前所未有的方法，让你将脑中所有的任务和计划提取出来，放置到一个外部系统（他的先知灼见令人佩服，因为在他之后的十年间才陆续出现大量研究，证实大脑里悬而未决的信息一旦提取出来，对我们的帮助非常大）。诚如戴维．艾伦跟我说的：「你的头脑不是用来记住想法，而是制造想法。」
我几乎想不起今天早餐吃了什么，更别说我高中时期读过哪些生产力书籍了。所幸，有些事情到现在我还记得清清楚楚，比方说我的第一次脑内大扫除。
如果你曾列过待办清单，你应该会很熟悉那种把所有待办事情从脑袋里提取出来的愉悦感受。当我第一次翻阅《搞定！》这本经典生产力著作时，艾伦设计了一些练习提供给读者，其中我最先做的一个，就是列出待办清单（只不过我改良成更进阶的版本）。当时我还在念高中，不像现在有那么多的责任和承诺，不过我还是按照书中的指示：准备好一支笔和笔记本坐下来，把飘浮在脑海中所有想做的事情，逐一全数写出。我至今仍然记得当时看到自己写出的东西后的惊讶感受。在这第一次的脑内大扫除里，我大概捕捉到一百个待办事项、进行到一半的计划、一度忘记又再次想起等等一堆事情。一直以来它们全都深藏在我的脑海里，在此之前我从未给它们时间或空间浮出表面。此时，每一件积压在我脑海里的事情，哪怕只是轻轻压着，我全都清楚写到笔记本上。
艾伦解释道：「你首先要做的，是捕捉所有你注意到的事情，接着再来决定可不可行；可行的话，再决定下一步的行动，然后马上付诸实行。」
做完这项练习后，我感觉到解脱（这么说还太含蓄了），觉得压在自己肩膀上的重担不见了。
而且，我的思绪终于变得清晰。
据艾伦在他书中所描述的，「任何只储存在心里『将要、可能、应该』的承诺，会产生非理性、且摆脱不了的压力，二十四小时如影随形跟着你。」
他说：「你需要做的，就是把这所有事情全都提取出来，并且有耐心地一件一件问你自己：这真的是我想做的事情吗？如果是的话，那么下一步需要怎么做才能逐步实现呢？答案不会自己跑出来；你必须自己思索出答案，决定下一步要做什么：可能是上网查数据、打一通电话，或是在你的计算机里草拟一份文件。巨细靡遗地描述下一个具体可行的步骤，效果会非常大。」
这跟一九二○年代末期德国心理学家布尔玛．蔡格尼（Bluma Zeigarnik）提出的「蔡格尼效应」（Zeigarnik effect）是一样的：不完整或中断的任务对我们心灵造成的压力，远比已经完成的任务还要大的多。当我清空重压心头的所有事情后，我才明白这句话有多么真实；我体会到前所未有的空灵与清晰，而且压力也变少了。我的心灵因此感到解放！（但值得一提的是，我当时还没接触到女孩子、威士忌和宇宙学。）
叮咚，您收到一则新想法！
艾伦的书不仅引导我在第一次的「脑内大扫除」把脑海里的任务提取出来，它还教会我必须随时捕捉脑中新浮现的任务，尤其在我想要保持头脑清醒时，这么做更是重要。但值得一提的是：把脑中所有未解决的承诺提取出来写在待办清单上是一回事，若你想要保持清晰头脑的话，还是得避开低回报的任务。
从第一次「脑内大扫除」之后，每当我想到某个未完成的想法或点子，我就会把它写在随身携带的笔记本上（有了智能型手机之后就改记到手机里）。每当我想到有什么东西要采买，我一定赶紧写下来，免得忘记。而且，只要我发现心里有事情悬在那里，即便只是芝麻绿豆小事，我一定会把它提取出来，以创造更多的空间去关注更重要、更好的事情。
如果这听起来像是强迫症，没错，它就是！然而，除了冥想，没有什么比这个更能帮助我清楚思考了。
十年过去了，如今我脑中的每个想法几乎都是新的，因为我把脑中所有重要的事情全都记了下来，稍后再来处理，或是继续延伸下去。每个人都可以（而且应该）这么做！做了以后，你会惊讶发现，原来你脑袋里存放了那么多的事情、计划和承诺；原来把它们收集起来放在一个地方后，你的头脑会感到多么清明呀！当你思绪清明时，你的大脑就能更专注在手边的工作上。
我喜爱的一套方法
当然，光是把你的任务和计划摊在台面上还不够。如果你针对捕捉到的东西没有任何后续的动作，你的头脑还是无法清出任何空间，因为它们依旧重回你脑海中，继续给你压力。
在过去的十年左右（尤其在我的一年计划期间），为了处理我捕捉到的任务和计划，我试过数十种待办列表和任务管理APP。它们大多数都很好用，但我并不认为有哪一个特别好、值得推荐。就我的经验来说，你要用什么工具管理你的任务和计划都可以，只要你觉得它好用、操作起来顺手就行了。
目前，我用来捕捉、并管理所有待办事项的方法满简单的。工作时每当有什么任务、点子，或是其他未决想法闪过脑海时，我会随手拿起身边一个设备，打开记事APP把它们记下来（我所有设备里的记事APP都是同步的）。然后等每个星期一、星期三和星期五检查完电子邮件后，再来逐一检视我记下的事情，并把它们添加到待办事项列表或行事历上。
此外，我的待办清单再简单不过了：它就是另一则记事，只是我会把它置顶在记事本里。清单最上面会列出我每日以及每周必做的三件事，下面则列出其他待办事项。我也有使用行事历的习惯，不过我尽可能少排事情进去。
在我试过全天下的任务管理APP后，我的工作流程变得简单多了。因为我所有设备里的记事APP都做到同步，一旦脑中浮现什么任务、想法和点子，我随时随地都可以轻松地收集。当我手边没有电子设备时（例如：晚上八点后的关机仪式），我还是会在口袋里带一支小笔和笔记本。我不但经常更换不同的APP和设备，也经常会使用纸张记事。
姑且不论我是如何管理身边所有事物；总之，我捕捉、并管理任务的基本工作流程，多年来都维持不变，整个过程早已变得非常流畅。
如何统整所有事情
每个人的做事方法都不一样，所以我不打算推荐某个特定的组织工具。重点不在于哪个方法最能有效管理任务，而在于哪个对你最合适。我所认识最有生产力的人当中，大多数都用纸笔来管理任务，你千万别小看这个方法。然而，如果你还没找到一套合适的方法，不妨找个跟我目前所用方法类似的工具。你几乎感觉不到它的存在，因为它能完全融入你既有的工作方式。它应该还能方便你查看、管理、并优先排序所有的待办事项；如此一来，你便能轻轻松松将想法、事件、任务和计划整合在一起。
当我尝试把脑中未决的事情像赶牛羊般引导出来后，我发现除了待办事项和日历事件外，还有别的东西值得捕捉。其中有两个是我从《搞定！》一书里学来的：「等待列表」和「计划笔记」；其余则是我自己尝试多次、证实有效的点子。
以下是我认为最好的组织工具，它们能够有效帮助你组织和处理所有的任务和计划。
「等待清单」
《搞定！》一书里，让我受益良多且最喜欢的经典部分，除了提取脑中思维的绝妙方法外，就属「等待清单」了。我喜欢把「等待清单」想成是待办清单的性感地下情人；它的特点的确跟性感地下情人很像：两者都具备你期待发生的一切。它跟待办清单一样需要你定期查看，确保没有漏网之鱼。
如今，我几乎可以确定地说：你肯定在等待一些事情发生，但只是放在心里，如果你不跟进的话，它们有可能像漏网之鱼一样溜走。以我某个星期的「等待清单」为例，里头有大大小小的事情，包括我在等候亚马逊网络书店寄来的包裹、几封重要电子邮件的回信、某某人欠我待还的钱、重要的来电和来信。总之，我差不多把所有等待的事情全写在这个清单上。
由于我固定每周三次查看我的清单（在一年计划期间，每当我检查完新邮件，也会接着检查我的「等待清单」），并已养成捕捉自己心中等待事情的习惯。几年下来，我没有遗漏掉任何一件事情，而且不再那么担心自己做不好事情。一旦你捕捉到某件事情，便能立刻停止担心。我在自己的记事APP里也规划了「等待清单」，让全部事情都记在同一个地方。此外，我还会将列表项目依照不同属性分类，如：家庭、欠款、电子邮件、电话等。
要捕捉你心中等待的事情还有另一个很棒的方法：每当你寄出一封需要回复的重要电子邮件后，把信件拖曳至「等待」档案夹；这么做也可以防止你的重要邮件回信被丢进垃圾信件匣。
独立的计划笔记
将「计划」笔记独立出来，是我从《搞定！》书中学到的另一个非常喜欢的经典做法。假如有某个简单且独立的事件（比如下班后去商店买几样东西），或者是个只需几个简单步骤就能完成、有结束或截止期限的计划，我就会把它归类在「计划笔记」里。在我的记事APP，我也会为各个正在进行的计划独立记事。
如今，我的独立计划笔记包括：我正在规划的旅行、正在准备的演讲，甚至还有一个是写这本书的计划。每一个计划记事里，都包括了让计划顺利进行而需要牢记的各种信息，以及最重要的是：清楚列出我下一步必须采取的行动。为每个计划独立记事，不仅让我把未完成的任务从脑海中提取出来，也让我得以制定合理可行的计划，一步一步推动、进而顺利完成。我会在所有计划记事的标题前面加上PRO，这样让我在查阅按字母排序的记事时，方便集中管理。
每逢「维修日」，我会逐一审视自己的计划清单，以决定下一步要做些什么，然后再把这些待办事项复制到我下一周必须达成的任务列表上。这么做之后，即使我手边经常有几十个计划同时进行，我也几乎不太会想到它们；因为我知道「过去的我」已经把事情安排妥当，并且在新的一周开始之初，就已经捕捉好「现在的我」（和「未来的我」）必须处理的所有事情。
多数的计划需要更多的专注力甚于所需要的时间。打个比方：如果你有个三十分钟的演讲要发表，即使只有半个小时，但你可能会跟我一样，在演讲之前会花上好几个小时思考和担忧。把你的计划从脑中移转出来，这样你才可以每周逐步加以推动；做完计划之后，你只需专心处理好眼前事情就行了。
忧虑清单
在我大学毕业后、还没开始一年生产力计划前的某天下午，我心里有一大堆烦恼：烦恼自己到底该接受全职工作机会，还是开始「最有生产力的一年计划」；烦恼毕业后的健保该怎么处理；担心未来的生活状况等等。虽然我为所有这些无法决定的烦恼分别建立了一个计划记事（包含明确的下一步行动），但我还是无法停止担心。于是，我特别把「担心」这个情绪给转化出来。
为了拿回更多的专注力空间，我做了一张表格，上头罗列出所有我担心的事情（当然其中大多数都是我自己吓自己），并且每天安排一个小时思索清单上的所有事情。如果一天当中，我发现到自己正在担心某件事情，我会提醒自己晚一点再去想，因为我已经排定时间专门留给担心。一旦出现新的事情让我开始担心，我会把它捕捉出来放进清单里，如此我就可以稍后再为此事操心了。
多数时候我并不需要这份清单，但如果我觉得事情开始超出掌控范围，而我又想要清出部分脑内空间的话，我才会建立这样一张清单来整理思绪。
重新审视收件匣
稍加留意一下，你会发现到自己居然有好多个「收件匣」。
我对「收件匣」的定义是：任何一个你用来储存别人对自己期望的地方，形式不拘（例如：回复电子邮件、推文、脸书留言、语音消息、LinkedIn好友邀请、实体邮件），或是储存你对自己期望的地方（例如：听「播客」、整理办公桌上的文件，或是精读你所收藏的书签网页）。我骨子里就是个完成主义者──有着事情非完成不可的强迫倾向，所以别人寄来的讯息我非读不可。然而，就像大部分的人一样，我的「收件匣」愈开愈多，多到不可收拾的地步。
这就是为什么我在「维修日」时，会重新审视所有的收件匣，进而清空过去一周积存的内容。此外，周末时我也一定会把记事APP里累积的想法和任务清空。
大杂烩
如果你想进一步把深埋脑海里悬而未决的事情提取出来的话，这里列出几个我最喜爱的方式，你不妨试试：
* 到处都放个笔记本：我喜欢在想法一浮现时就捕捉下来，但由于我的手机从晚上八点到隔天早上八点是关机状态，我不可能每次都把它们记到手机里。因此我会到处放置实体的笔记本──真的是名副其实的「到处」！我在浴室里放了一本AquaNotes防水记事本，用以记下淋浴时浮现的想法。我在床头柜上放一本笔记本和一支专门设计给飞行员用的发光笔，记下我睡眠当中或醒来后想到的事情。我出门若没带手机的话，口袋里一定随身携带记事本，一有想法就记下来。唯有将你脑中的想法、任务和见解捕捉下来、并采取行动后，它们的价值才得以发挥。唯有到处都放个笔记本，我才有办法捕捉到一大堆的想法。
* 改用简单好记的密码：要记住密码真的很辛苦。不过，我已经找到两个解决办法：首先，我利用密码管理器的软件储存我所有的密码，并且能自动输入密码（我推荐1Password和LastPass这二款APP）。此外，需要设置新密码时，我也有一套简单的方法：我的密码就是该网站或该服务的名称，只不过在输入网站名称时，我会选择各个字母在键盘上左边的字母（例如：Google会变成fiifkw），并在后面加上一组独特的字母、数字与符号组合，每一组密码用的都是同样的组合（例如全都加上8s5x8，那么Google的密码就成了fiifkw8s5x8）。这使得每一组密码都独一无二，别人不可能会猜到；而且最棒的是，你也不可能会忘记。
* 归档电子邮件：有些事情不值得留在你的脑海里，这也跟你储存封存电子邮件的位置有关系。最近一份由IBM所做的研究里，针对将电子邮件储存在档案夹的用户，以及直接将电子邮件封存的用户做比较，看哪种方式在日后搜寻信件时会比较方便。整体来说，研究对象平均花费66.07秒搜索一封电子邮件，但从档案夹里搜寻一封电子邮件则平均要花费72.87秒，这还不包括用户之前将电子邮件逐一归档所花费的时间呀！所以说，你犯不着花时间或专注力在归档和查找电子邮件上，你只需搜索就行了。
纸上谈兵的生产力
打从十年前我受到《搞定！》一书的启发后，我发现自己一不小心就会越过某条界限：你会花太多时间管理和规划你所需要做的事情，却没有真正去执行。虽然生产力的关键在于多放点心思在工作上，但有时候心思会飘得太远。我发现，许多对生产力深感兴趣的人都很容易落入这样的陷阱，我自己也不例外。
据我发现，最富生产力的人懂得在两个极端之间取得平衡，他们清楚捕捉和组织待办事项的重要性，但不会为了「让生产力更具生产力」而牺牲掉真正的工作。
一些研究指出，光是制作待办清单的简单行为，就会降低你完成工作的可能性。因为建立一份任务列表，就等于模拟实际工作的完成──虽然什么事都还没完成，只是纸上谈兵而已。尽管我强烈建议你来一场「脑内大扫除」、把所有未决的事情从脑中倒出来，并随时捕捉你注意到的事情，以腾出更多的注意力空间；然而，同样重要的是：你必须保持高度觉察，别做得太过头了。若只是因为你感觉自己很有生产力，并不意味你真的很有生产力。当你忙着组织从脑中提取出来的事情时，这一点你必须谨记在心。
《搞定！》一书至今仍放在我书架上的醒目处，封面朝外，不像架上其他的书只露出书背。我认为这本书名充分说明了我过去十年来的写照，书中传授的方法完全融入我的工作和生活，让我感觉不到自己其实一直在身体力行。
但话说回来，我从来没有百分之百采纳书中的方法。那套方法非常复杂，很容易就会做过头。令人佩服的是，艾伦曾多次表示，《搞定！》一书方法论的关键，并非要你照着它制定出完美的计划；而是将你想做的所有事情具象化、进而组织起来。你可以从中挑选适合自己的部分，剩下的都别管。
他对我说：「给你自己几个小时的时间，捕捉你注意到的每一样事情；你不必想太多，只要开始注意那些浮现你脑海的东西。」
把你脑海中的每件事情倾倒出来并摊在眼前，其好处远大于坏处；但值得注意的是：当你采用这种方法（或本书其他任何一个方法）时，一定要保持高度觉察，千万别太过极端。生产力的技巧，是用来帮助你更聪明地工作；但前提是，你得真正工作，不然再好的技巧也没用。
挑战：捕捉
所需时间：20到30分钟
所需精力／专注力：9/10
价值：9/10
乐趣：9.5/10
你会从中得到什么：虽然表面上可能看不出来，但这或许是本书当中最有趣、最解放的一个挑战。你会清理出大量的注意力空间，一整天专注在重要的事情上，并且能够全心全意投入工作。此外，你会感觉更加平静；况且，由于你的工作都在掌控之中，没有任何漏网之鱼，你的内心会十分踏实。
在一年计划期间，我学到一件非常宝贵的经验（尤其当我要改变生活和工作方式时更是适用）：我想要做的改变愈小，我愈有可能成功做到。要做的改变愈小，也就愈不那么让人畏惧，在实践过程中也更容易坚持下去。这就是为什么书中大多数挑战的规模都比较小，如此不仅让你更有可能实践，也让你更有可能坚持下来，变得更具生产力。譬如说你想要培养一个健身习惯，但每天只允许自己运动五分钟，想必一周过去后，你肯定迫不及待要延长运动时间。
将你脑中的任务、计划等所有悬而未决的事情提取出来，也是一样的道理。把脑海中所有事情全捕捉出来，能为你创造极大的价值，但你也很容易潜得过深而感到沮丧，或是潜得太深而做过头。
总之，我给你的挑战是进行一场「脑内大扫除」，当初就是这个仪式让我开始对生产力着迷。进行之前，先将你所有的电子设备关掉，准备一本笔记本和笔坐下来，捕捉浮现你脑海、吸引你注意力的所有事情，无论是待完成的任务和计划、你一直在担心的烦恼、一度忘记的事情，还是你在等待的事情。
一旦你写下所有引起你注意的事情，我猜你应该会想利用外部的工具开始进行管理（但愿能够延续你的美好感觉）。
