努力的“姿势”再好看，没有成果也白搭
汇报工作说结果
业务经理小周急急忙忙地来到办公室汇报工作，说道：“老板，我找王总签合同回来了。”我说：“结果怎么样？”小周上气不接下气地说：“这一趟可真折腾，路上堵车没办法，我又拐两条街去坐地铁，好不容易赶到客户公司，又碰上王总和一群人在开会……”我打断他：“说结果！”小周垂下了脑袋说：“合同没签成。”时间已过去两分钟。
我们经常遇到这种情况，有些员工在汇报工作时先说过程、原因这些细枝末节的东西，到最后再告诉上司事情办得怎么样。但不论是阶段性还是成果性的工作汇报，对方要听取的无一例外都是最终的结果。作为上司，他们听你汇报时最关注的就是结果，其次才是过程和原因。如果没有必要，他们也不想听你啰唆一句。
为什么有些员工在汇报工作时总喜欢先讲过程，再讲结果？原因是多方面的，但不外乎都有以下两种动机：
第一，给自己推卸责任。事情没做好，所以先重点强调过程有多难（工作不好干，我没做好是有原因的）。
第二，为自己邀功。事情做好了，展示下过程有多曲折（这么难的工作我都能做好，让老板看到自己的能力）。
无论出于什么动机，汇报工作时不先说结果，都会耽误对方的宝贵时间，特别是听取汇报的人大部分是上级，这就会出现一个奇特的现象：老板放下自己的工作听你讲故事。也就是管理学中常说的“反授权现象”：上级在做下级的事！
把最核心的信息用30秒说完
全球最大的日用消费品公司宝洁的前总裁理查德·德普雷对下属提出过一项要求，所有形式的备忘录都不得超过一页小A4纸，团队讨论、工作汇报、数据报告等统统如此。德普雷极度厌恶那些偏离重点长篇大论的人，他说：“我不理解复杂的，只理解简单的，把它们精简成我想要的东西。”
假设现在到了为一个大项目做总结的时候，为了这份汇报你奋笔疾书忙到凌晨3点。上午，公司的高管们准时齐聚会议室，正襟危坐，对你的精彩发言翘首以待。这时老板突然进来，把你叫出去。他因为有事要出去，所以要求你在电梯里向他做这个项目的汇报，而你只有30秒的时间。你能用这30秒说出他最关心的内容吗？
这是著名的电梯法则所提出的问题——这么短的时间内，很显然你必须尽快地讲明项目的完成进度、预期和产际收益以及至关重要的问题，而不是向老板介绍自己的团队工作有多辛苦，客户有多难搞，同事有多刁难你。简而言之，汇报工作既要让老板的疑问得到解决，又要保证他的时间得以高效利用。想做到这一点，就得在最短的时间内说完最核心的信息。30秒，是他能承受的时间极限。
简单明了，先从结果谈起
如何才能在汇报工作时避免小周那样辛苦一遭还被老板训的尴尬呢？最基本的原则是先说结果，最节省时间的步骤是用三句话结束汇报：第一句讲结果，第二句讲问题，第三句请指示（提方案）。这样简单明了，环环相扣，直奔主题，不仅让老板第一时间听到了核心信息，也展示了干练的思维习惯。即便工作没做好，也不至于“坏上加坏”。
假如老板想知道工作的过程和原因、较为详细的前因后果，他自己就会提问并留给你充裕的时间。那时你再表达自己的观点，透露更多的信息，并提出你自己的建议。你可以在对方的允许下谈论自己从未讲过的想法，或者给他提供新鲜而重要的数据，对之前的汇报做补充说明。不过这一切要建立在老板主动给你时间的基础上。
工作该谁干？
每当有管理者向我请教怎么提高团队沟通效率的问题时，我都向他们推荐一个原则：招聘理解力强的员工，而不是表演型员工。理解力强的员工明白自己的工作是什么，他们重结果，不问问题，重效率，不耍花架子。表演型员工恰恰相反，喜欢问问题，做起事来却缺乏效率，甚至会形成一种他看起来很忙，实则工作都是老板或其他人干的现象。这既是分工的错位，也是管理的失败。
北京某公司的李总曾跟我分享过一个自己的故事，他的一名下属小周向他汇报，说客户的合同没签下来，原因是方案做得不够完善，需要调整产品报价，加快进度，还要保持细节的沟通，因此客户暂时没签。李总耐着性子听了大半天，反问了一句：“你是让我完善方案，调整报价，保持沟通，还是加快进度？”小周满头大汗地走了。老板的质问戳中了他的命门。
这个案例体现出来的是员工在工作中经常出现的两方面的问题。
第一，小周的工作效率很低。员工接到了上司的任务去跟客户谈合同，这是一个闭环的发起，上司作为任务的发起者，涉及的所有问题都是需要员工自己解决的，他要倾听客户的意见，拿出处理方案，把合同签好了再找上司报告（反馈）。但小周带着任务出去，拿着问题回来，什么都没干成。
第二，小周的工作定位发生了错位。工作定位就是我们对自己工作角色的认知。我是发起人，是执行人，还是考核人？每个人对此要一清二楚。小周是工作的执行者，最后却变成了问题的反馈者，侵入了发起人的范围，没有解决问题反而带着问题而归，那么问题是谁解决呢？总不能由上司亲自替他开路。所以，员工要充分理解自己的位置，是上司给你布置任务、发布命令，而不是你充当客户和老板之间的沟通桥梁，让他们去左右互搏。如果你总是担当后者的角色，离下课也就不远了。
相比努力，高效更重要
结果是闭环思维的骨架，高效则是闭环思维的拳头。没有效率，努力就是一无是处的表演。公司会容纳高效率但有点懒的员工，却从不会给努力但毫无产出的员工一点机会。当我的员工因为加班而迟到并且又没拿出成果时，我从他们的眼中能看到乞求理解的意图，不过我从不给他们面子。相比努力，我更需要的是员工处理任务和完成项目的效率。
你的工作早早做完了，作为员工是可以早下班的，老板不会真生气。但工作加班都做不完，次日又迟到，公司却是真会予以惩罚的。
要聪明而不是忙乱地去工作
美国有一个叫蒂莫西·费里斯的年轻人，29岁便经营着一家销售营养品的跨国公司，同时他也是一所大学管理课程的客座讲师，甚至也是精通汉语、日语、德语、西班牙语、韩语应用语言学家，还是散打冠军、摩托车赛手、一项探戈舞的吉尼斯世界纪录保持者。而这样一个才华横溢到让所有人眼红和嫉妒的人，他每周的工作时间竟然只有4小时！听到他的故事，人们以为他一定累得要死，可实际上他十分悠闲。
人们很奇怪，为什么我勤奋耕耘一辈子也得不到他的一半成就，而他轻轻松松一周几个小时就这么杰出？答案其实很简单，因为他可以比别人更加聪明地工作！聪明地工作比辛苦地工作更能得到快乐。他是一个拥有出色的闭环思维的人。
费里斯向人们举了一个自己的亲身经历。他在更年轻一点的时候打工做促销，做了几天之后，他就发现了一个可以每天偷懒7个小时的秘密，只需要每天工作1个小时就能把自己的销售业绩保持在公司的前列。这个秘密很简单，在一天中的9：00—9:30、4:30—5:00这两个时段，更容易与顾客达成交易。他就是用这样的方法，让自己既减轻了工作负担，又获得了出色的成果，这个聪明的做法让他取得了比许多整天辛苦打电话的同事高出数倍的成绩。
人们会羡慕这种人，把他们称为难得的天才，各行各业的天才到处都是，却从来不是自己。最根本的原因是，人们不是不懂聪明的方法，而是常常觉得自己做不到，认为自己只能用勤奋弥补才智的不足。就像今天的大部分人都觉得马云是一个传说，自己只是普通人一样，所以宁可忙碌而低效地工作，也不愿尝试聪明而高效地做出令人惊讶的成果。
在这种思维的影响下，勤奋成了一种最易获得、最受认同的成功路径。即使勤奋过后依旧平庸，人们也能获得心理平衡，接受结果并安慰自己。
要有信心提高自己的效率
提高效率，需要先提高自己的信心。这个世界上有99%的人认为自己不可能（无法）获得伟大的成就，所以他们给自己制定的目标也很古庸。既然是平庸地生活和工作，就必然依赖勤奋，忽视了开发头脑中的智慧。那么到最后，他们就真的平庸地过了一辈子。余下的1%的人则相信和坚持认为自己能够成功，可以取得很好的结果，从来不畏惧困难。他们总觉得别人能做到的自己也能够做到，别人不能做到的自己更能做到，因此工作中会创造性地思考对策，主动提高效率。这样的人最后都必有大的成就。信心是获取任何一种成功的基础，也是实现高效工作的前提。
心怀梦想，再去积极改变。要像费里斯一样心怀梦想，勇敢进取，并且积极地思考和采取行动。说得通俗一点，梦想不是挂在脑子里的，是灌输到腿脚上的。有梦想，就有足够的动力思考“当下我做错了什么”，解决“下一步我要怎么做”的问题，并付诸行动。就能提高自己的生活和工作效率了。
拖沓是个坑
小宋自从接受了一个任务后便消失了好几天，等我找到他时，看见他一脸愧色。问他要方案，他小声地回答：“老板，我下周给你。”这句话我听了三遍了，不过情况到这一步就变得有些严重，因为下周他还有两个方案要交，加上拖延的这一个，就是三个压力很大的工作，他不可能完成。因此我做出一个决断，让其他员工接手他的一部分工作，同时让小宋深刻反省，拿出解决方案。
员工的拖沓是个坑，一是坑了公司的项目进度，二是会坑了你自己。员工每天都有要做的工作，日积月累，源源不断，拖沓只会让你更加难以应付，甚至情绪崩溃。当发现自己有拖沓的现象时，别找借口，要立刻调整心态和工作方式，马上动手解决，才能改正这个坏习惯，保住自己在公司的位置。
在拖拖拉拉中，你的“包裹”会变成“包袱”
工作就像接力运包裹，每个人都负责将自己手中的包裹运到下一个人手中，循环往复，环环相扣。一旦有一个人的速度下降，他手中的包裹就从一个变成两个、三个直至更多。这时轻轻的包裹就成了沉重的包袱，让他不堪重负，还会严重影响下面其他人的进度。
某公司有一位高级经理，经常在办公室忙得焦头烂额，感觉每天的工作如山一般，很不快乐。于是她找到了心理医生，希望得到一些心理辅导，以找到解决这个问题的方案。心理医生说这个事我管不了，你不是心理的病，是思维的病，除了自己反省，别无他法。
经理郁闷地回到公司，开始对自己的工作进行全面分析，发现了一个严重的问题，就是大事小事都拖沓。她在处理每个单一项目时都缺乏闭环的思维，经常是开工之后就扔到了一边，不能善始善终，一直到要交结果时才突然发现，原来自己还没完成这件事！而且，每天她来到办公室，首先会去处理那些简单容易的事情，把困难的任务留到后面，总觉得能拖过一时算一时，谁知道这些事始终是她自己的工作，到了非做不可的时候，她就会感到非常痛苦，手忙脚乱，工作完不成，给不了老板交代，自然不快乐。
就像我公司的小宋和这位经理一样，许多人都有拖拖拉拉的坏习惯，事情总喜欢拖到“明天”再来做，甚至把“过两天”当作口头禅。原因无外乎下面几点：
第一，对自己的能力过度自信。有人认为自己的能力强，总能很快地完成这项工作，至于这项工作会不会在完成的期限内发生什么变故，他们是不去考虑的。所以往往一个小时、一天内能做完的事情，总要拖到几天后再开始，效率极低。
第二，没有完成工作的愉悦感。这类人在完成工作时感觉不到快乐，没有成就感，因此常厌倦工作，从心底滋生出一种根本不想工作的情绪，自然就会拖沓。这也是不具有闭环思维的表现。因为在闭环思维中，成就感是非常重要的驱动力。
第三，没有太多的对完成工作后的奖励的期望值。这一类人常常按部就班，认为这个工作早做晚做得到的回报都是一样的，没有必要早早做好。出现这种情况，公司和管理者就要反思考核、奖惩机制了。要建设一支有战斗力的高效团队，管理者就必须重视“驱动力”这个词，用实际举措培养员工的驱动力。
第四，容易走神。人有自控能力的高低、强弱区别，自控能力强的人会强制要求自己做完一些预期和计划内的事情，他们意志力强大；而自控能力低的人走神是常态，计划做好了就忘，三心二意，自然会更加拖沓。
解决拖沓，需要有实效性的计划
无论是站在管理者还是心理学家的角度，拖沓都不是一种无法治愈的心理和行为疾病，相反，你可以通过以下几点来解决这个问题。
第一，做一个阶段性的短期计划并坚决执行。将自己未来一周要完成的工作分为几个阶段，然后平摊到每一天，每天一上班就完成这部分的工作，这样既能做到心中有数，又能起到监督自己的作用，有助于将精力全身心地投放到工作上。
第二，将最难的工作放在上午。因为身体生理的因素，我们在上午处理问题时，精力往往更加集中，这样做完困难的工作再到下午处理其他较简单的问题，一天的效率平均下来就会高出很多。
第三，调整生理精力。工作效率也取决于身体的能量储备，人的生理精力是心理精力的基础。日常可多给自己摄入葡萄糖，弥补精力的不足，消除大脑的疲劳，有助于我们集中精力在规定的时间内完成工作。
工作要有明确时间节点
日常工作中如果有一堆琐事和一件大事，你是先做完那堆琐事再攻坚那件大事，还是做完那件大事再清扫那堆琐事呢？这个问题不难解答，因为两个选择在不同的情境中都是对的，也有一定相对的道理。我们在对时间的管理中，要注重时效性，主动去掉不重要又浪费时间的事项，先全力做好重要的工作。但是公司的小A却选择了第三个答案：哪件事找上门，他就先做哪一件！于是，他不断地放下这个去处理另一个，始终没做好一件事，浪费了时间，任务也全都耽误了。比如上周我让他中午发送报表，下午4点还没动静，叫过来一问才知道，他每件事都只是做了一半，正在一团乱麻中忙得不可开交。
为了完成“任务发起—执行—反馈”的完整闭环，上司要向下属交代一个任务明确的时间节点，下属也要主动问清楚：这件事什么时间做完，有没有特殊要求等。时间节点安排妥当，就要严格执行，在规定的时间内交付规定的结果，然后开始下一项任务。时间节点不明，就会对工作造成混乱：
清单上没有紧急事项——不知道最重要的是哪一个；
时间安排混乱——任务顺序不清楚；
缺乏危机意识——到了交结果的时间却意识不到。
做事有条理，才能提高工作效率
明确任务的时间节点，是为了让工作变得有条理。有条理地做事才能使工作变得有效率，就是应了一句话：磨刀不误砍柴工。在井井有条的时间安排下，先做什么后做什么，所有的任务清清楚楚。那么，如何让我们的工作变得富有条理？
第一，要清楚工作的具体要求和期限。
清楚自己的工作是做什么，什么时间交付，才知道如何去做，并且从容正确地给自己的工作进行归类和计划。
第二，建立资料库，为各项工作做好准备。
工作中把自己手上的资料和资源都整理起来，慢慢地积累，会形成丰富的资料库，工作更加轻松。平时每天花上一点时间去搜集和工作相关的资料，在需要的时候便能直接派上用场，做起事来也会事半功倍。
第三，合理地安排工作时间。
根据自己的工作内容做出一个计划，把每一个任务该什么时候做，做的时间有多长，剩下的时间做什么全都列出来，才能让工作更有条理，不至于手忙脚乱，又累又低效。
这是工作时间
前段时间公司内部考核时，田秘书又成了反面案例，她有一个月被扣了200块钱，自己也不知道原因，就跑过来“上访”，要弄清楚为什么。我翻了下考核日历，上面清清楚楚地写着她在工作时间看电影、打游戏。这还不该罚钱吗？田秘书一听有话要说，反问道：“我那天的工作都完成了，难道不能休息娱乐一下吗？”听起来理直气壮，可是还有问题，我告诉他：“公司有明确规定，上班时间不能看电影，也不可以打游戏，有了规定就要执行。而且你那天的事情并没干完，正好有一个客户来访，你就因为看电影耽误了，幸亏是同事帮你接待，否则错误可就大了。”
田秘书还是不服，举报小李，说小李那天也看了电影，还是载着耳机大摇大摆看的，公司为什么不扣他的钱？她没想到的是，小李的职位是视频编辑，看相关视频是他的本职工作，对工作有帮助；她的职位是秘书，看电影就成了不务正业，对工作只能起到负面作用。
工作时间内做好本职工作，才能提升效率
认清自己的本职工作，然后在上班时间内兢兢业业地做好，就能保证工作效率的下限。这是一道门槛，是考核的及格线，这么做即便不能成为一个特别高效的人，也不会犯下过大的错误，耽误那些特别重要的事情。在工作时间内把本职工作做好，是从根本上提升效率的基础，如果这都做不到，便失去了被企业、被老板尊重的前提。另一方面，工作时间内不要偷懒也是企业制度的要求，违反了制度必受处理，否则别人可能有样学样，整个团队的效率都会大受影响。这是管理者不想看到的。
不要“时间倒置”，要顺从规律
效率不高，还有一个原因是我们“时间倒置”的问题。所谓的时间倒置，指的是在工作的时间娱乐，在该娱乐的时间又忙工作。就像一个作息习惯不健康的人一样，白天睡觉休息，晚上熬夜加班，生物钟混乱的同时，也让工作的效率直线下降。我是不推荐通宵加班的，哪怕任务再多，也要保证夜间休息，然后向白天要时间。所以一定要反省自身，安排好时间干该干的事，把我们的工作状态调整到最佳。
去粗取精，善始善终
小宋是个很细心也很努力的员工，公司有一个项目内部竞争，许多人交了计划书，小宋也交了一份，他的计划书做得非常详细，考察的市场、价格列表，还有费用、服务、宣传各个方面都比别人全面，但我却把项目交给了小郝去做。小宋想不通，非要讨个说法，于是我告诉他：“你的计划书是比小郝的多了十几页，销售渠道、同类竞品，你都写了20个以上，但是没结果，因为你没告诉我哪一个更好，没有建议，没有缩略版分析。难道你是让我花上3个小时把你做的所有工作都重新温习一遍？小郝只给了两个渠道建议，只列举了3个竞品，我看了一下，你的报告中都提及了这些，证明没有问题，所以我只需要做小郝的选择题，不想做你的问答应用题！”
小宋的问题很清楚，他想展示自己的全能，却忽视了上司对下属的要求是——把某一方面做精，解决某一方面的问题就可以，而不是把用不上的东西全都罗列出来，给上司出难题。所以我经常说，太能干也不是一件好事，这会让人陷入事事通却事事不精的境地。
这也是著名的贝尔纳效应向我们阐述的一种工作经验。英国人贝尔纳是一个富有才华的人，他的一生本可以获得很多诺贝尔奖，但是由于涉猎太广，他总是喜欢在论文中提出一个思想或者一个题目，涉足一番，然后留给别人去解答，就像小宋一样。当然，世界上聪明的人不止贝尔纳一个人，他提出的问题或者思想，很快就被别人解答出来而获得了诺贝尔奖，他自己一生中最高的荣誉也不过是英国皇家学会勋章和国外的院士之职。后来人们就把他失败的这种研究经历总结出了两项原则：
第一，在涉猎的宽度以及广度之间的协调，人们必须做出必要的选择；
第二，成功的关键在于善始善终，将一件事情做到极致，而不是在许多事情之间摇摆不定。
什么才是真正意义上的成功？成功所具有的意义，对于每一个因个体差异不同的人来说，有着不同的诠释。有的人一生执着于一件事，并最终取得了为人瞩目的成就，我们不得不承认这样的人是成功的；有的人一生涉及很多学科的知识，或者涉猎了不同领域的研究与事业，虽然在某些领域当中他们失败了，但是他们总能保持在一个领域中的领先地位，我们同样承认这是一个成功的人。但对失败者来说却有一个共性，那就是他们要么在自己专长的领域一事无成，要么就是虽有才华，却因涉猎的东西太多而件件平庸，没能在某一项具体的工作中做出较大的成就。
