用教人心态写笔记，吸收力更上一层楼
接下来我要介绍相当有用的笔记做法。
根据我长年写笔记的经验，最有效的是“方法笔记”。上班族在学习工作技能或提高生产力时，最好把方法和诀窍写进笔记里。
曾经有一段时间，我很喜欢发声和活动身体的课程，经常参加相关的座谈会。当时我一直在记录那些讲师的“方法”，虽然只是受教的一方，但我却制作讲师的课程笔记。我把所有的授课方法都记下来，好让自己也能当一个合格的讲师。
例如：有二十位听讲学生，讲师会请大家两两一组，花二十分钟的时间互相练习，像这种方法必须立刻写下来，否则很快就会忘记。做为学生，大多习惯在脑海中回顾自己的体验与上课时的印象，不过光凭印象，并没办法成为讲师教导别人。
讲师的行动、指示与下指示时的补充说明也很重要。例如：讲师请学生坐在椅子上的时候，还会追加一些比喻或情绪上的提示，像是四肢要放轻松，头部往下垂，彷佛全身柔软无骨等。若没有把这些补充说明一并记下来，等到自己当讲师就没东西可教。
这些方法的核心与指示的附加说明，如果不利用课余时间抄下来，很快就会忘记。因为一般可以边上课边抄笔记，但随堂练习则没空抄写，所以需要趁下课休息的时候，赶紧把刚才上过的内容记下来。如果是自己的感想，通常到了隔天也不会遗忘，但实际体验则很容易忘记。
大多数参加座谈会的人都是抱着“学习”的心态听课，而我则是抱着“教学”的心态。我相当清楚，成为教人的一方学习成效最好，其吸收效率与单纯学习有天壤之别。
每个人都知道去教导人能深化学习的效果，但实际上我们很难一下子就站上讲台教人，就算本身有心当讲师，也很难立刻就得到其他人的认可。所以在受教的时候，请先站在讲师的立场去了解课程上的各种知识，并且记录教学的方法。
如何把乱乱的谈话内容整理得有架构？
可能有些读者会好奇，在聆听别人谈话的时候，有没有什么可以加深理解的诀窍？
当你试着记下谈话内容的时候，不要把对方的谈话当成倒入自己脑海里的骨牌，而是该想成一间正在兴建的五层建筑：底层有什么基础内容？二楼又有什么内容？楼层之间相连的楼梯又是什么？你可以试着怀抱这种印象去聆听谈话。
这就好像拿着建筑的工程图，可以帮助我们去了解整座建筑的骨架或设计概念。
举例来说，假设我们在听某行业的个中老手讲话，他的谈话内容未必井井有条，搞不好一点系统都没有。但我们还是要想办法看穿核心架构，并写下方法与诀窍。如此一来，我们可以把那些方法整理得比老手更好，用起来也会更加巧妙。
如果是在大学课堂上抄笔记，在下笔之前不妨先思考，该如何拆解这一堂课的讲义，或是怎么拆解一整年的课程内容。东大学生很擅长写“方法笔记”，写出来的笔记几乎都可以拿来授课了。
东大学生之所以擅长写笔记，主要是因为会思考“万一自己站上讲台该怎么做”，而与头脑好坏没有太大的关系。不光是东大学生这样做，擅长考试的人也都会去揣摩出题者的想法。
擅长考试的人解题能力之所以高超，是因为了解出题者的意图，能站在教师的立场去思考出题的倾向，有了这种思考习惯，自然就写得出考卷所要求的答案了。
把知识笔记化，需要“去芜存菁”
“去芜存菁”是一种聆听和系统化并重的行为。我们在聆听谈话的整个过程中，不只要写下当中的诀窍和方法，还要能够筛选出没有文字可循的系统性方法。
把没有文字可循的东西整理出一个架构并去芜存菁，这本身需要高度的技术。以下就用校外教学来说明好了。
一般小学或中学都有所谓的校外教学，记得我以前读中学时也曾去过罐头工厂，主要是看橘子怎么加工做成罐头，看完之后还要写成笔记交出去；此外还有去过铁工厂、制茶厂。即使到了现在，我对当时的参观内容都还记得一清二楚。
既然这是学校教育的一环，自然不是参观完就没事了。我们必须带着笔记去做记录，了解产品是怎么制造的，写下来以后回到学校发表。如果只是像外行人一样看热闹，并没办法说明完整的制造过程，用图标或文章记下制造过程，才可能说出大致的生产经过。
另外，我们还得聆听工厂人员解说，记下说明的重点。
商务人士在写笔记的时候，不妨可以直接套用校外教学的笔记做法。
任何商品都是经过标准化制程，才制造成商品贩卖。单纯的制造流程不论谁都晓得，但背后隐含的诀窍并无法只靠参观就学到，例如：商品要在什么时机上市才有赚头、成品率该如何提高……这些没有文字可循的信息，必须向现场人员打听才能略知一二。
所谓的“方法和诀窍”，是这些程序和隐藏知识的集合体。如果没有很了解这门工作，就不太可能把方法和诀窍写在笔记上。换言之，想要把知识笔记化，需要高度的技巧。
整理工作方法和诀窍，锻炼领导力
校外教学培养出来的笔记法，在职场上也十分受用。我建议大家刚进入一间公司就职时，不妨先写一本“类似校外教学的笔记”。
笔记不要只是记下上司的指示或指导内容，还要把工作的流程归纳、统整出来。这是小学生都办得到的事，上班族没道理做不到。
重点是把工作上的问题做成一看就懂的笔记，例如：某项作业有什么样的意义、需要什么样的能力、处理的流程又是如何……。
另外，不要只写下密密麻麻的文字，加入一些图标会更好。用文章和图示互补不足之处，读起来会非常简单易懂。
练习用文章和图标表达本无文字可循的知识，可以训练我们管理上的必要能力。因为了解每个人的职掌，将工作内容分析后表达出来，这种能力与管理息息相关。
管理阶级并不是年资到了就能胜任，而是要有管理能力才当得起。就好像业务人员要有跑业务的能力一样，管理阶级也必须有管理能力才行。其实管理纯粹只是一种职能，地位也不见得比其他职务更高，不过薪水通常比较高，这表示人们都认同管理是需要高度能力的职务。
而管理所需的能力，就是可以看穿工作方法和诀窍，并进行统整、归纳，而做笔记可以锻炼这样的能力，就职后先写一本“类似校外教学的笔记”，就是通往管理阶级的快捷方式，因此要说它是“出人头地的笔记”也行。一个人若是擅长写笔记，就算本身没想过要担任管理职务，其高超能力也绝不会被埋没，这种笔记也可说是“不想出人头地都不行的笔记”。
领导者必须要有综观全局的能力，因此不能只看与自己有关的部分，而是要从更宏观的角度来看整体情况。将工作的方法和诀窍写在笔记上，可以帮助我们锻炼这种能力。
我建议新鲜人刚进公司时，最好把一半的心力用来工作，另一半的心力则放在管理层面。在第一线工作的经验固然重要，但也不要忘了综观全局的视野。但也请别把所有心力都放在管理上，因为这样做可能会让人认为你在耍大牌，务必要多加小心。
工作架构图，流程有问题马上找出
东京的地下铁结构非常复杂，如果有一张路线图在手会方便许多，我都会随身携带车站发送的路线卡。我想应该很多人都有画过类似的图卡来使用吧！用久之后绘制方法会变得更加洗练，最后留下来的就是最好用的图卡。
如果有人画得出工作架构图，这对整个职场的同事都是一大福音。架构图就跟水道管线配置图一样，一但工作流程滞碍，马上就能找出问题所在。当我们发现出问题的地方在哪，就能改变工作的编排方式来改善流程。不光是流程，有时就连空间上的配置也很重要，例如：员工之间的座位太遥远，沟通起来就有困难。
假设某单位六人为一组，我们试着把他们的工作化为图标，结果发现工作程序上有些不顺畅的地方，并非每个人都有同样的线条相连。好比Ａ与Ｂ之间缺乏沟通，所以导致工作进展不顺，这时只要拉近两人的座位就好了。
谈到座位，容我说个题外话。一般新进员工的座位，通常都离单位长官最遥远，其实这是错误的安排。由于新进人员最需要知道企业的运作方式与工作的明确流程，所以应该让有能力综观全局的人在新进人员旁边。
当然，新进人员本身也要努力掌握工作的架构。真正有能力的新人，会自己画出工作架构图；但一般的基层员工很难综观全局，大多很需要主管给予的建议。因此，主管要带领新进员工画出工作流程图，从旁进行纠正和补充说明。
一般来说，菜鸟刚进公司所画的工作架构图，通常都缺乏扎实的内容。主管可以问他们每个流程之间有哪些要素？其他同事的工作内容又是什么？藉此提醒他们该留意的重点。
大约等两、三个月后再请他们画一次，会发现原本空洞的图示变得比较充实。架构图画得愈充实的人，在工作时愈懂得顾虑其他同事的状况。
挑人才，如何看穿对方能力？
前面说过，从一个人的笔记可以看出他的能力如何。笔记能帮我们判断对方是真材实料或虚有其表，因此在遴选新进人员时，不妨活用笔记。
“人才”是企业不可或缺的一大关键，想采用新进人员通常需要很大的勇气。人才优劣和企业的利害息息相关，必须谨慎挑选才行。
那么应该如何选择才好呢？首先透过面试挑选出一批人，然后把他们当成“实习生”放到公司内部干活。请不要事先告诉这些人之后会考工作流程，否则几乎每个人都写得出来。让他们在不知情的状况下工作，再临时要求他们画出工作流程图。谁画得出来谁画不出来，保证一目了然，只要用这一点去判断他们的能力就好。
能自行发掘没有文字可循的诀窍，并且可以用文章和图示表达出来，这种能力与工作本领是有关系的。让实习生画出流程图，看他们写的内容怎么样，大概就能判断他们录取后的工作能力高低了。这会比透过面试判断一个人的特性和能力来得更加精确。
平日多用“方法笔记”训练自己，是最有效率的笔记使用方式。
工作交接还必须包含员工领悟的纪录
在刚到职的时候，如果有拿到工作手册，做起事来绝对会更容易上手。有问题就参照手册内容来整理工作方法，逐步处理问题即可。
我认为工作手册是应该要有的东西，不过很多企业都付之阙如。就连经常有人事异动的企业，对于交接工作也都只是用口头传授，这种做法实在令人难以置信。
会认真做交接工作的，多半是容易引发事故的行业，例如：医疗、铁路相关……由于护理师要轮流照顾病人，万一轮班者之间认知有差异，将会导致非常严重的后果。所以，护理师每天都很认真交接。
我常跟出版编辑一起工作，有些出版社的编辑流动率很高，许多事情换了新编辑就必须再重新说明一次，这实在是很痛苦的过程。有些作家很讨厌把同样的事一提再提，所以干脆不跟人员流动率高的出版社合作。“经验共有”这价值极为重要，遗憾的是很多人都不了解这一点。
工作手册必须包含归纳、统整过的文件，以及前任员工记录的领悟。除了口头交接给下一任以外，还要确实把手册转交给对方，这才称得上是真正的交接。下一任在读完工作手册后，如果提出任何疑问，前任员工也必须负责回答。
工作是“诀窍”与“问题意识”的累积
没有确实做好交接的公司与企业，不明白工作其实是“诀窍”与“问题意识”的累积。
就算企业本身有准备工作手册，若只是直接交给新上任的职员，这也称不上是有效的交接。手册上固然有记载一些方法和诀窍，但没有写到的部分也相当重要。
“方法是这样没错，但如果有注意这一点，做起来会更顺利。”
“失误的原因主要就是这些，事先确认比较好。”
“在工作现场主动发现问题”是相当有价值的事，这种观念是否有交接给下一任，对整体工作的影响很大。
我建议现场的负责人最好要养成习惯，在统一的工作手册中写下值得留意的问题。
例如：给同一批新进员工一样的工作手册，让他们写下自己的领悟和注意事项。假如手册本身已经有详细的行动指南，那么他们该记录的则是“工作上的问题”。如此一来，每一本工作手册会变成他们独创的内容，无法被其他人的手册给取代。
这种制作工作手册的能力，几乎包含了职场所需大部分的必备技能。
同样，三色笔记录法也能应用在工作手册上。
非做不可的事情用红笔记下。
必须执行的程序则用蓝笔。
自己发现的问题或工作诀窍，就用绿笔记下。
请各位在处理工作时制作这样的手册。大部分的人都不会这样做，而有做的人通常很快就会鹤立鸡群。
促进个人成长，提高外在评价的“方法笔记”
写下工作诀窍的笔记不仅能促进个人的成长，同时可以提高别人对我们的评价。
例如：你把写好的工作方法与问题拿给上司看，请上司确认你写的内容对不对。真正了解工作内容的上司会告诉你有哪些地方应该改进，而你就改正缺失或错误的部分，在工作时特别留意那些要点。
上司看到你这么认真，绝对会把这些事记在心里。只需一、两次的交流，就可以让你们之间产生信赖关系。
写笔记有个好处，就是别人会看到你的努力，因为努力的成果统统化为实际的笔记。就算你不刻意彰显自己很能干，上位者也会知道你与众不同，进而愿意把重要的工作交给你。
获得新的工作以后，继续把你发现的诀窍和问题写成笔记。等到有能力做出工作手册，交接起来会更加顺手，并且可以让你超越其他同事。
现在日本的正职员工变得愈来愈少，大家都认为就业市场面临寒冬。其实每位雇主都想要雇用能干的人才，只是真正的人才并不多，所以雇用的意愿也不太高。
这对企业结构来说是很严重的问题，因此我们应该写下工作笔记，以此来挽救自己的人生。若能养成做笔记的习惯，写下自己发现的工作方法和问题，保证会令你平步青云。
很多人都没有想过该做些什么才能出人头地。我认为想要出人头地，就必须获得上司好评，并做出值得上司认可的事。
如果你一直很留意工作上的诀窍或问题，同时也希望上司称赞你这种细心的特质，那么就先写好笔记吧！写笔记是一种鹤立鸡群的行为。
况且，制作工作手册对未来的交接与指导也有帮助。倘若有朝一日某人说你的指导非常清楚易懂，那就代表你的实力已有很高的水平了。
重视交接问题，更容易察觉工作问题
在写工作诀窍的笔记时，请务必要时时刻刻留意交接问题。抱着指导后进的心态写笔记，你会更清楚察觉到工作上有哪些问题。
我在大学课堂上，会请那些参加过教育实习的学生分组对谈。由于教育实习对学生来说是极具冲击性的经验，因此我的用意就是要透过讨论来深化他们的经验。
分组讨论的课题是“制作一份清单”，以此来提醒学弟妹应该注意的要点。学生们分成四人一组，彼此讨论自己的领悟，并将这些内容都整理出来。例如：写黑板时该注意哪些事情，有什么绝对不能做的事情……学生们在讨论中集思广益。当他们怀着指导后进的心态进行对谈，整个谈话内容就会变得更加明确、有条理。
假如不给学生们一个课题，他们通常只会讨论自己的实习经验，好比“跟高中生处得不错”之类的话题。虽然经验谈本身也具有一定的价值，不过若能抱着提携后进的心态对谈，谈话质量会更好。整场对谈下来，会列举出大量的经验知识。
接着比对每一组提出的项目，就能完成一份教学实习的手册了。手册中的建议跟我们教职员的指导角度不同，会比较接近教战手册的本质，使用起来也非常有效。
在职场上可能有官方发布的工作手册，但有一些细致的技巧和经验，就只有在现场工作过的人才知道。如果我们想要自己写出一些领悟，这样也不是不行，但找同事一起讨论的效果会比较好。
例如：大家一起讨论今天的工作为何能够如此顺利，抑或是为何会出现重大失误等。
一边写笔记一边对话，既可以保持客观性，又能冷静分析。面对失误也不会过于失落，具有平稳情绪的作用。
遇到不熟悉的工作，先用笔记仿真
做事时不必一直盯着工作手册，只要事先记到脑海里，有需要时再拿出来确认就好。先仿真一下做事的程序，有助于加深我们的记忆。
有部日本电视剧叫《白色巨塔》，其中的主角财前五郎会像指挥家一样挥舞双手，模拟自己进行外科手术的过程。他会先用双手模拟操刀状况，然后去帮病人动手术。
外科手术相当讲究方法，医生必须在时限内做完该做的治疗程序。只是，治疗程序也是有选择性的，并不能完全照本宣科。
举例来说，在实际剖开人体后，每个病患的状况可能都不一样，医生不应该等到那时才来烦恼该怎么办。
事先预测可能的选项，演练相应的处置办法，这样才能跟优秀的外科医生一样，冷静处理工作上的问题。请各位效法财前五郎，用自己的双手或身体进行事前演练。
例如：见到其他公司的董事长时，应该如何起身行礼，之后再怎么递出自己的名片等。
若能如此，我们的行动就会变得冷静、有条理。等到习惯一连串的方法后，行为自然会烙印在脑海里。但在成为习惯以前，建议先把模拟的内容写在方法笔记里。
