如何规划与实施微学习
微学习思考
* 有哪些项目因素会影响到微学习的规划与实施？
* 为什么微学习的实施计划对项目成功至关重要？
* 在微学习开发过程中，有哪些制作步骤？
* 风险与变革管理是如何影响项目规划的？
* 预估微学习开发时间的同时，应当考虑哪些变量？
作为经验丰富的从业人员，我们非常清楚计划不周的培训方案会带来哪些问题。我们还知道，并非所有学习发展领域的专业人士都会用相同的方式履行工作职责。这也是规划和实施微学习项目如此重要的原因。教学设计者有两类极端：一类完全没有接触过微学习，但他们可能在管理、规划或参与培训项目方面有一定的经验；另一类尝试过微学习，但他们仍然摸不着门道，感到心力交瘁。
教学设计者通常会力求低风险、项目预期尽可能不变、团队敬业、时间表安排合理，还希望在原有不错的预算基础上再增加一些。然而，在得到“完美梦幻”微学习组合礼包之前，你应当把现有知识和本章提及的注意事项都考虑在内。
尽管可能多此一举，但我们仍想重申，我们的观点是基于：
* 行业内的最佳实践案例；
* 我们在该领域多年研究的经验；
* 我们认为微学习的某些特性会影响微学习的规划与实施。
微学习实践
Failco公司失败的微学习实施计划
人们会从失败中吸取很多教训。现在，让我们来看一个并不是那么成功的微学习实施计划案例。涉及的公司名称、地点和其他细节已做化名处理，但管理层的错误和失败的根本原因都是真实的。
Failco公司是一家位于美国西北部的制造业公司，拥有几十年的家具制造历史，产品质量上乘。但是，公司销售额逐渐下降，公司内部很多人将此归咎于新组建的销售团队没有“与产品共同成长”。因此，销售团队需要接受更多的培训。
Failco公司的销售副总裁助理为了找到提高销售额的好方法，参加了一场介绍微学习优势的简短网络研讨会。在会上，他听到一则实例，对应用微学习之后销售额显著增长一事印象深刻，随即决定将微学习作为销售部门当前问题的解决方案。接下来，第一步就是命令培训部门将现有的在线销售培训课程分割成小块内容，他称之为微学习。
但问题是微学习的课程不能如此简单地被切分。只有一名员工的培训部门需要将一些教学设计投入实践，否则培训就没有意义。此外，由于这个培训项目是在公司陷入绝望且没有任何计划的情况下开展的，所以没有人知道项目预算是多少。随着管理层对微学习的关注越来越多，只有一名员工的培训部门将此视为一个良机，即可以招聘更多的员工来解决日益增长的教学设计需求。在一个月之内，培训部门就新招了3名员工。
质量部负责人听闻微学习计划的好处后，决定购买一门现成的微学习课程——精益六西格玛管理课程。她一直都想实施精益六西格玛管理模式，但这个建议始终没有得到采纳。她希望这些模块能够改善组织现状，并使组织朝她所希望的方向前进。但她并没有让信息技术部门审核微学习课程，导致课程只能在移动设备上学习，而不适用于台式机。事实上，在台式机上呈现的效果非常差。可问题是，公司并不会给一线员工配备移动设备，而且员工十分不乐意用私人手机下载课程软件。所以，员工只能在轮班前后的几分钟内分批使用台式机学习精益六西格玛培训课程。可以想象，员工的士气是多么低落，因为整个培训看起来很糟糕，而且组织并没有实施精益六西格玛的计划。这在大多数员工看来，就是浪费时间。
与此同时，销售副总裁助理在向所有56名专业销售人员推送与销售相关的微学习内容之前，并没有进行试运行。这导致了技术问题再一次出现——这款培训程序在iOS系统上运行良好，但无法在安卓系统上运行。这导致约一半的销售人员无法进行微学习。尽管公司允许销售人员购买他们想买的任何手机，但这种做法很容易引发争议。4个月之后，销售副总裁助理手下的销售人员和整个培训团队都被解雇了。理由是他们的“预算失控”，“没有培训结果”，以及对整个项目的时长预估不足。这是一次彻头彻尾的失败。
实施微学习计划的影响因素
Failco公司微学习项目失败的根本原因是缺乏计划性，没有考虑到影响微学习成果的诸多因素，并且没有充分预算成本。然而，此类微学习实施计划在实践上的失败比理论上更为常见。
导致微学习计划失败的原因之一就是忽略了在实施计划时需要考虑到的许多变量，如组织的工作环境、文化理念、配备的技术设备等。微学习项目的组织者还需要参考实施学习计划的经验。的确，Failco公司看到了微学习的潜力，但当它只是被简单地用作快速开展培训和增加销售额的工具时，培训部门就应当敲响警钟：学习内容是完全缺乏规划或协作的。
现在，你的处境可能并不像Failco公司一般，而且我们也知道，不同的人所担负的职责也不同。你可能正在更新一门现有培训课程、发布一个新产品，或教授大四学生游戏设计。每个人的情况都不相同，但实施微学习计划的基本流程是一致的。遵循这个流程可以帮助你免犯许多错误。
比如，开展一项新活动需要更长的周期来实施。并不仅仅是因为会有一些不可预见的事情发生，其他因素也会给实施带来困难，如利益相关者抵制变革。这反过来又会产生另一种需求。在准备实施的过程中，需要计划额外的活动，如营销活动或信息沟通会。
相比之下，对一家多年来已将微学习作为企业文化的公司来说，如采用游戏或增加视频等新的微学习形式不会给组织带来太大的冲击。
当然，不同的微学习类型、模式和应用也会影响实施的进程。我们在此总结了一个实施流程，虽然在实际应用时可能需要些许修改，但基础框架是固定的，能够适用于几乎任何类型的微学习实施计划。你的任务则是提取本书中各章节的内容，结合此处所介绍的框架，制订高效的微学习计划。
套用一种通俗的说法来表达：“没有任何计划能经得起在现实情况下实施微学习所遇到的考验。”
计划与实施微学习的3个阶段
有了计划与实施微学习的想法之后，应当从哪里开始呢？这是个好问题。我们会在培训发展过程的基础上计划和实施微学习，并立足于3个阶段：前期开发、内容制作、后期推广。
在进一步说明这3个阶段之前，我们需要定义一下培训发展过程。在我们看来，培训发展过程包括在制作学习产品时开展的活动和各种方法，从初始计划到项目启动会，再到实施计划或者发布产品给学习者使用，并在整个过程中同步执行项目评估计划。
前期开发
前期开发是开发和应用学习产品的计划阶段。在这里，“学习产品”就是微学习。这个阶段所开展的活动，应当包括但不限于：
* 与用户（组织内部或外部的用户皆可）商定项目范围，比如项目期望、预算、时间表、资源和所承担的风险；
* 分析学习者、学习环境、技术规格、教学任务和教学目标；
* 评估之前开发的所有学习数据；
* 收集课程内容和与主题相关的其他材料；
* 明确创新的方向；
* 落实资源（如设备和人才）以及获取资源的方法。
根据你的理性判断来决定哪些活动最有价值，能够在组织中引起共鸣。但是，也不要在前期开发阶段花费太多的时间，导致无法进入内容制作阶段。你需要了解分析、计划工作的深度和程度，明确要执行的任务。你需要做一些前期工作，但并不需要像写一本着作那般进行筹备。
内容制作
内容制作是所有学习数据中实际创建和发展阶段。此阶段的主要目标是遵守约定的时间表，获得（组织内部或外部）用户的许可并降低风险。与创建微学习产品并行的一个隐藏任务就是跟进微学习活动的实施进度。
必要时，可以在前期开发阶段实施微学习活动。例如，在公司内网上测试新的微学习产品，因为IT部门需要设置、搭建合适的环境来进行准备。IT部门可能会通过一件简单的事情来开展测试，比如创建一个新活页夹的架构，也可能会着手更复杂的事情，比如升级公司内网平台，调节服务器上的设置参数以演示不同的文件类型，或者确认配件是否到位。
试运行甚至可能在微学习实际培训开发阶段（内容制作阶段）之前的几个月就已经开始了。如果你正准备尝试一个复杂的学习解决方案，如移动设备的应用程序，或协调其他学习类事件的时间安排，就可能遇到上述情况。例如，如果不先创建一些优先级设置以确定发送的流程，就将52封说教式的邮件发送出去，简直难以想象这会带来怎样的后果。你绝不会希望一次性将这些内容发送出去！你还需要和IT部门合作，将这些内容发送给合适的受众，并管理好收件人列表信息。而且，根据不同的内容，以及你所在公司的不同情况，发送的信息可能需要由法务部门审批。
在实施后期发生的种种情况，也可能需要比内容制作阶段更长的时间解决。例如，实施的一部分内容是需要从52封邮件中抓取使用数据（例如邮件已读率和点击次数）。如果当前的电子邮件软件系统无法提供这类数据分析，那么组织可能需要进行进一步的研究，对数据分析软件进行招标、购买和测试。
后期推广
当你计划好要推广的微学习对象（如果有多个）时，微学习的后期推广阶段就已经开始了。整个项目实施结束时，这个阶段才算结束。后期推广的工作内容包括但不限于：
* 测试或试运行微学习培训项目；
* 根据微学习对象的需要，推广新的培训项目（如合规培训）；
* 在情境适用的情况下，培训前台和技术人员；
* 将最终的产品推送给目标受众；
* 评估培训的部署。
关于评估方面，微学习围绕着项目有效性做出了许多努力。我们在第4章提到的一项研究分享了一个令人信服的左证，那就是，当有效地设计和部署微学习时，微学习对绩效结果就能产生积极影响。鉴于此，我们相信那些在微学习项目上投入时间的人，不仅会评估产品的有效性，还会考虑创建微学习产品的过程。关于这两方面的评估，我们将在第8章进行深入探讨。
风险与变革管理
为什么在风险来临之前，我们总认为变化是罪魁祸首呢？什么是变化？什么是风险？举例来说，你并不想邀请某位熟人参加派对，但对方却不可避免地发现了你要举办派对的事实，于是你不得不邀请他参加。这就是变化。如果那位熟人还要带一位不速之客一起参加，这就是风险。
在一份新计划中，变化通常先于问题而行。关键原因是：
* 不可预见的问题：不知道自己还不知道哪些事情；
* 预算：低估了每个阶段或所有阶段的预计工时；
* 实施：没有足够的时间去完善基础架构或技术手段；
* 缺乏项目利益相关者的支持。
诚然，风险是随着变化一起发生的。例如，你的高级管理专员刚刚升职并准备离开一个月，开始一项强度很高的管理培训计划。这势必会带来变化，但与其说这是预期的变化，不如说是一般项目风险中的常见因素。同样，公司文化也可能是一种潜在风险。如果公司文化对员工担任其他职务有很大的影响，并能让员工得到内部晋升，那么这就是一种可接受且可以预期的变化。这种情况很普遍，风险很低。
我们之前在微学习计划的实施方面讨论的要点也是如此，经过深思熟虑的实施方案可以降低风险，但随着为了项目成功所进行的改变增多，风险也会增加。微学习常见的实施挑战总是围绕着资源管理问题和提供解决方案的能力而展开，特别是当微学习活动已经排上日程时。你需要根据总体学习计划的流程和时间安排，规划好所有的微学习计划并分发给相关人员（见图6-1）。
图6-1 高风险和低风险之间的平衡
让我们来看一份已经被评估过的新员工计划，它在最初的3个月中降低了离职率，提高了工作绩效。在扩充微学习计划的那一部分中，它结合了已安排好的电子邮件、视频、播客和在线网络课程的方式。鉴于新员工的角色、岗位不同，一些视频和网课模块略有不同，但邮件和播客内容对每个人来说都是一样的。
作为计划的一部分，你应该意识到你将需要市场营销部更多的参与，来帮助你制作电子邮件和播客内容。你也需要IT部门的更多支持，帮你定义用户组并将内容与这些用户对应，以保证在最佳时间向他们推送最佳的内容。IT部门还需要考虑视频播放问题，需要进行负载和带宽测试，因为之前的培训课程中并没有视频和播客的形式。
接下来，你就会意识到在跟踪和监管培训计划发布方面，需要调整和投入更多的精力。此外，由于内部培训部门的带宽被占用，与供货商的签约却尚未完成，所以你还要设计一张开发进度表，尽可能快速地完成新内容部分的创建。选择承包商也需要时间，因为你需要找到合适的采购渠道。
我们可以将这个过程继续下去，但希望你明白：小小的（即使是微小的）改变也会对资源产生影响。
微学习的可持续性与维护
即使考虑到微学习前期开发、内容制作和后期推广阶段所涉及的因素，你的微学习规划过程也应当考虑到其他的因素。其中一个特别需要纳入考虑的因素就是，如何计划维护培训内容。通常情况下，微学习都是以简要的形式呈现内容，经过一段时间后，你就需要对培训内容进行维护，从而避免内容重复和过时，确保它能够紧跟变化。至少，你应当提前知道何时将微学习内容推陈出新。
如果我们没有强调微学习计划中的维护方面，那就太失职了。我们的研究与客户的经验表明，虽然项目计划中提及了实施问题，但这仅仅是新数字化培训的切入点，只是帮助学习者打开学习的大门。这些计划往往会遗漏有关培训方案的可持续性和维护方面的说明。
回到新入职计划那个案例：这个计划显然有维护环节，并不仅仅是“即插即用”型的。公司的政策可能会变，公司的徽标可能会变，你想传达给员工的信息也可能会发生变化。你需要有一份如何更新内容，甚至是技术迭代的计划。实际上，当你计划随着时间的推移对微学习模块进行维护时，也恰好是评估微学习课程的好时机。我们会在第8章详细讨论这个问题，但这并不意味着不能早点考虑评估问题。
此时，你可能会问：如何知道评估计划是否适合微学习内容的维护或实施？如果你在实施阶段不考虑评估微学习项目，或者不确定将如何交付和更新微学习内容，那在此之后才设置评估环节可能为时已晚。你可能没有设置合适的章程或建立链接来收集你想要的数据，以确保微学习的效果达到预期目标。
评估措施需要尽早明确，从而可以确定输入信息的时机。这将会提醒你何时何地实施评估方案。然而，一旦方案开始执行，评估的手段也需要维护更新。以入职培训为例，你的团队将向学习者推送电子邮件和其他的微学习数据。所以，从培训方面来看，在确定的时间推送给你的数据可以作为评估手段的一部分。如果系统或应用编程接口发生了变化，那么推送数据的程序进程也需要进行更改。
4种方法估算开发微学习的时间
一旦确定了制作、风险和维护等计划因素，就该考虑如何开发微学习项目了。接下来要解决的重要问题是：开发微学习项目需要多长时间？规划与实施微学习计划需要多长时间？标准答案可能不尽如人意，那就是：看情况。
这个答案是基于我们自2003年以来每隔几年所发布的研究报告总结得出的。研究的重点是开发1小时的微学习培训需要多长时间。我们于2017年更新了这项研究。如今，我们不再认为估算微学习或任何学习项目的开发时间是我们最喜欢的工作任务，但我们对影响开发时间的要素有了更多的领悟。
你首先要考虑的是自己在培训开发方面的经验水平。如果你有合作资源或部门内部资源，则可以运用ADDIE模型(5)，并且考虑是否引用模板或样式的指导。如果这些还不够，那你应该检查有其他哪些因素会影响开发时间。其中一些因素也是风险和变革管理方面的影响因素。我们的研究表明，对估算开发时间有重要影响的是：
* 所有项目利益相关者都能理解的一份清晰计划；
* 来自所有项目利益相关者的支持；
* 项目利益相关者与支持人员对预期结果、职责和任务的理解；
* 已明确的开发进程，包括开发的标准、审核周期、模板和样式标准；
* 及时且持续的沟通；
* 用于管理项目范围变更和调整的商定计划。
这些广泛的影响因素涵盖了导致项目进行中出现问题的大部分原因。然而，我们并没有声称它们是仅有的变量。你应该将这些影响因素作为指导原则，根据组织现有情况进行评估，在项目规划中计算这些因素的权重。
如果你想更精准地估算开发微学习项目所需的时间，则需要按小时进行预估。可以参照以下4种方法：根据类似项目估算、根据公式模板估算、自下而上将工作解构和根据行业标准估算。
有一件事需要牢记，那就是开发微学习项目的时间几乎总是会比你所预估的时间要长。不要被“微”这个字迷惑了。
方法1：根据类似项目估算
回想一下你做过的项目，其中是否有与你现在需要开发的微学习项目类似的？请思考下面的问题：你以前做过微学习项目吗？没有。你是否尝试制作过一段视频？是的。你是否为其他学习活动制作过视频？是的。那么，这些制作规则同样适用于微学习项目。不要因为是微学习项目，就认为制作一段视频的过程会有什么不同。尽可能用你已有的知识去估算开发时间。
还有一句忠告：不要陷入以下错误的估算逻辑之中。已知公司开发1小时在线学习课程需要100个小时。微学习模块只有6分钟，也就是1小时的1/10，所以你认为只需要10小时的开发时间。大错特错！学习时间短并不意味着开发时间短。例如，拍摄1小时的直播视频与拍摄6分钟的视频，耗时是一样的，即使录制时间不同，设备调试的时间也不会变。此外，创建一个简短、高强度的学习片段，比你在中小企业的废数据库里漫无目的地翻找1小时的数据更困难、更费时。实际上，在卡尔上大学期间，他的祖母给他寄了一封长信，信中引用了马克·吐温的话向他致歉：“我没有时间给你写一封简短的信件，所以我写了一封长信。”
这个方法的前提条件是这个（微学习）项目与那个项目是相似的。这种类型的估算方法适用于对当前项目缺乏足够信息，或两个项目看起来很相似的情况。当然，如果项目只是看起来相似，实际上并不相同，那么估算时间是不会准确的。这种方式往往更适合估算内容开发时间的大致范围，而不是实际的数值。
方法2：根据公式模板估算
微学习开发时间的另一种估算方法是，根据经验预估大概需要的小时数，然后针对不同的因素分配权重。此过程与娄·拉塞尔（Lou Russell）2015年出版的《写给培训师的项目管理指南》（Project Management for Trainers）一书中所描述的过程相似。加权因素可以用来弥补教学设计师在专业能力等方面的不足。显然，一位专业的教学设计师可能会比一名新手花费的时间更少一些，将这类因素统计到估算公式中是有意义的。
这样的估算类型有一个高级的术语，叫“参数化建模”（parametric modeling）。设计和开发的变量是基于许多因素分配权重的，这些因素包括：
* 专业知识：你与你的团队对教学设计和内容的熟悉程度；
* 与项目相关的工作：计入活动的总时长——可用以说明参与该项目的人数（项目涉及的人数越多，所需的时间就越多）；
* 微学习产品中的互动程度；
* 环境因素：与开发微学习项目没有直接联系的时间因素，例如查收电子邮件、参加客户会议等。
如果你对这种估算时间的方式感兴趣，我们强烈建议你去读一读拉塞尔的《写给培训师的项目管理指南》或卡尔的《在线学习平台的优胜方案》（Winning E-Learning Proposals），两者都包含有关估算时间主题的章节内容。
方法3：自下而上将工作解构
微学习开发时间还有一种自下而上的估算方式，有时被称为“工作分解结构”（work breakdown structure）。自下而上的估算是一个过程，在这个过程中，教学设计师需要将主要的交付任务分解为更小的任务，直至可以轻松地为每个任务分配一个时间值。这个想法的意图是，如果你能够把每一个微学习片段分解为一系列可定义的任务，并估算一个时间值，便可以把所有的任务汇总在一起，进而确定整个微学习项目所需的时间。这也许是估算创建微学习项目所需时间的最精确的方法之一，但整个估算过程本身非常耗时。
需要记住的是，虽然此方法有效，但它并不完美。如果你忘记了某项任务，没有估算团队成员之间需要交流的时间，严重高估或低估了某项任务，都会导致估算结果不准确。
方法4：根据行业标准估算
如果你之前从未开发过微学习项目，或者你想了解自己的项目开发时间是高于还是低于平均水平，那么运用行业标准估算开发时间的方法会对你很有帮助。例如，你已经知道大多数组织开发一项10分钟的微学习课程需要50小时，那么你就可以预估自己需要多长时间。由于尚无任何权威部门发布过通用标准，所以也就不存在所谓的行业标准。
“在线学习实验室”（E-Learning Laboratory）的创意总监菲尔·马约尔（Phil Mayor）认为，一般说来时长短于8分钟的学习课程需要3小时左右的时间来开发（包括收集信息，设计、创作脚本等）。如果某个微学习项目的时长超过了8分钟，那么每超出1分钟，就需要增加1小时的开发时间。举个例子，如果在线学习时间为9分钟，那么你就应当估计自己需要4小时的时间来开发这个项目。前3个小时里，你需要完成前8分钟内容的初步开发，另1小时的时间用于开发制作第9分钟的内容。
这个公式解释了设计与开发教学项目在初期的繁重工作以及调试工作，这与教学的最终时长无关。即使你只拍摄了2分钟的视频，调试工作的投入成本也是一样的，因为你需要的摄像机、脚本、照明设备是一样的。所有这些因素都有成本和时间要求，无论是拍摄8分钟还是8小时，这些因素都不会改变。授课的时长仅仅是排除了调试工作之后的额外时间和成本（调试工作的时间已计入前8分钟的预估制作时长中）。
还有人建议将内容输入由模板驱动的微学习工具中，这样可能只需要2分钟。这对输入内容来说很便捷，却无法提供任何关于各项工作需要投入多少精力的信息，包括收集内容、设计内容、选择正确的教学策略、编纂或创建内容等工作。在编写本书时，关于微学习项目的开发尚无明确清晰的行业指南。所以说，预估创建微学习项目所需的确切时间既是一门艺术，也是一门科学。
正确实施微学习项目是一个多步骤的过程，包括前期开发、内容制作、后期推广、风险评估和对微学习内容的长期维护。整个过程中最重要的一个部分是，确定团队开发微学习核心内容所需的时间。影响开发时间的因素有很多，尽管我们在本章中列举了一些，但实际过程中还会受到其他因素的干扰。重要的是，你需要选择一种估算的方法，并持之以恒地用这种方法进行统计，这样得出的结果才会为组织工作带来积极的作用。
遵循本章的实施步骤将有助于你的微学习项目进展顺利，减少意外情况。预估到越多可能对进度产生负面影响的因素，你就越有能力降低这种风险。即使你的预估不是百分之百准确（也不可能做到），但将这些因素考虑在内并了解到潜在的风险，能使你更好地为微学习的开发进程做准备。
微学习清单
1．实施微学习计划的影响因素：组织的工作环境与文化，现有的工作流程，现有的技术设备，开展学习计划的经验。
2．计划与实施微学习的3个阶段：前期开发，即规划阶段；内容制作，即创建和发展阶段；后期推广，即实施和评估阶段。
3．估算微学习项目开发时间的4种方法：根据类似项目估算；根据公式模板估算；自下而上将工作解构；根据行业标准估算。
4．一般说来，时长短于8分钟的学习课程，需要3小时左右的时间来开发，包括收集信息，设计、创作脚本等。如果某个微学习项目的时长超过了8分钟，那么每超出1分钟，就需要增加1小时的开发时间。
