和平的降临,让这个非洲国家重新回到了经济建设的轨道上,这些年来,很多外国资本进入安哥拉,单在 2003 年,该国就吸引了 14 亿美元的资金,位居非洲第二。在安哥拉境内,到处可以看到壳牌等跨国石油公司的牌子。非洲是世界上重要的资源输出地,目前中国有将近 8 %的石油是来自这个区域的。当然,在这些国家中,腐败和贪污已经成了新的社会问题,一位在非洲工作的大使曾向我抱怨说,这里办事,什么都要收钱。因此,世界银行的一些做法还是值得倡导的,它将经济援助的提供与政策环境的改善结合在一起,以此推动那些国家法制的建立与完善,这可能是迄今为止最为有效的方式之一。然而,治理腐败将是一个长期的过程。
效率第一:
同时处理多种事务
在任何人的一生中,时间永远是不够的。主要在于你怎样设立先后顺序。虽然我事务繁忙,但努力做到井然有序。
在世行工作的后期,沃尔芬森行长经常出差 , 我因而需承担代理行长的工作。每天还要处理大量的事务,从内部管理事项到对特定国家的决策,从考虑问题到接待来宾或代表团 , 同时我还必须时不时地出现在不同的分支机构里,因为他们有时会聚餐或因为一个特别的事情需要总部领导的参加或出席。
因此,在那些我不得不解决的事情和特定一天里可用的时间之间,难免会产生矛盾。而且很多事情偏又会挤在同一天里。我该怎样分身呢?这可能是所有机构的决策者都会面临的难题。
通常我早上 7 点半开始办公,晚上 7 点半下班。回家后 , 我会在晚饭后散会步。 9 点,我又会回到工作台前。首先扫一眼白天到的需要处理的电子邮件,然后处理需要我签署的文件,或阅读第二天的文件,不仅是关于董事会议的还有其他方面的。从我出任秘书长到成为常务副行长,平均每天的工作时间都在 15 ~ 16 个小时左右。
事实上,时间并不能保证工作的效率。为了保质保量,长期以来,我采用了以下的综合性策略:
第一个策略是,在我的办公室有能干高效的助手。这是很关键的。他们不仅自身要有能力,还要有团队精神。还需要有较强的处理上下左右人际关系的能力。
相对银行的标准而言,我个人办公室的人员并不多。从工作强度比,我的队伍比其他的要小得多。因为我担心如果我的办公室庞大,其他人就可能效仿。人们似乎都乐意跟我们在一起工作。十年来,除非晋升和正常的工种调动,没有人因不高兴而离开。我的办公室一直都被评为团队精神最强,工作最有效率的办公室。具体地说,我的办公室有如下人员组成:
一个业务顾问,处理所有银行的营业事务,覆盖 14 个单位。业务顾问一般跟我工作三年左右,然后正常调动到其他位置,包括晋升在内。我最后的一位顾问玛丽撒拉·蒙托努是委内瑞拉人,来自业务政策和国别服务部。在她之前的叫安托娜拉·巴托尼,意大利人,来自拉美部。都很精干 , 业务娴熟,工作极度敬业,并且非常谨慎和忠诚。
一个业务助手玛格丽特·贝林格,负责除业务部门之外的其他部门。共有 10 个单位,包括人力资源( HR ),信息管理 (IT) 和后勤服务 (GSD) 等。她原籍古巴,自从我掌管人事部门后就一直与我一起工作。多亏了她,我能从没完没了的人事问题上脱出身来。在她之前是玛尔乐·威廉姆斯,美国人。
此外还有 3 个秘书:一个是来自菲律宾的奥菲·法尔太科。她是我的大秘书,处理我所有的会务及日程安排,包括接听电话等。她在银行工作的时间有我的两倍长,对这个机构非常熟悉。她很有耐心,几乎从没发过脾气。这点对我们部门的形象和声誉非常重要。另一个秘书来自印度尼西亚的拉维他·哈姆坦。她处理所有的文件和信件,还负责全银行的组织机构和有关数据的更新。这是很琐碎的工作,需要特别仔细和专注。她似乎天生就是做细致工作的人 , 做得非常好,以至于老有人找她帮忙。最后一个是来自海地的埃沃琳·喀斯特罗。她是从拉美地区调来的。负责办公室内部事务的管理,包括办公用品的采购,出差费用的报销等。她还兼任我的顾问和助理的秘书,并帮助接听电话和安排日程。
第二个策略是,充分发挥互联网和银行信息系统的效能。在日常的工作中,我更习惯用电子邮件 , 它是我主要的联系工具。我的助手和秘书都能进入我的信箱。这样他们可以协助我在各自的分工范围内,及时帮助消化处理日以百计的邮件。
我们根据紧急程度和长度,把邮件分为三类:
甲类:又紧急又短的。直接打出来,我在会议间处理,甚至有时在会上处理。
乙类:常规的正式文件。助手会处理好,让我签阅或者签字。一段时间后,我熟悉了并了解它们的内容,对没有争议内容的文件,直接就可以签字,不必左顾右盼。关键是要确保判断准确无误。这种感觉是需要时间和经验来培养的。