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重要原则

当你运用这些技巧时，请紧记下列各点：

▲要针对问题，而非针对人。

▲不要迫使对方承认犯错。

▲以开明的态度去聆听。

▲强调你需要员工的协助。

▲采用员工提出的适当建议。

请紧记要准备妥当，才与员工讨论。请使用本课程提供的讨论计划表，事先决定谈话的内容及如何处理讨论。

学以致用

现在你要做的就是习惯使用本课程学到的技巧，这只有靠多练习。你运用这些技巧的次数愈多，就愈驾轻就熟，愈有效果。

如何改善员工的工作习惯

课程目的

完成这个课程后，你就学会

■掌握机会，善用所学的技巧来改善员工的工作习惯。

■按照“重要步骤”及“基本原则”，策划及主持讨论，从而改善员工的工作习惯。

适当时候

员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用

■对员工自己或他人的工作造成不良影响。

■违反任职机构的政策或工作程序。

■惹人反感，再不能置之不理。

学习原因

学习应用这些技巧，可以让你

■提高工作小组的生产力。

■取得其他组员的尊重和信赖。

■在你的支持下，更能协助员工解决不良工作习惯所引起的问题。

■提高工作士气和加强团队精神。

专注于行为方面

如果要成为一位成功的领导者、主管、经理或组长，你需要员工通力合作，群策群力，以求达到共同的目标。每位员工都要各尽本份，紧守自己的岗位，才可以使工作顺利进行。就算只是一位员工的不良工作习惯，也会引起同事之间的摩擦；如果你不采取相应的行动，纠正这些不良的工作习惯，就很可能会损害整体的士气。

不良的工作习惯种类很多，其中包括工作中间休息时间过长、违反安全规则、凌乱的工作场所、不适当的衣着、私人电话太多、办公时间闲谈、喜欢与其他员工争执、工作态度散漫、经常请假等等。这些情况都会妨碍工作顺利进行，甚至使其他员工也以为可以违反工作规则，以致不良的风气蔓延，影响整体的工作表现。

为了减低个别员工不良工作习惯的影响，你需要一些技巧。去察觉及找出这些不良的工作习惯问题，则所需技巧更高。

在与员工讨论他的工作时，一般都会专注在质或量方面的表现，但是在讨论改善员工的工作习惯时，则需要专注在行为方面，即员工怎样做他的工作。我们要面对这个事实：我们一般都不喜欢别人指责我们工作态度散漫，或者私人电话太多。由于这些情况好像是一些个人的私事，因此在讨论改善工作习惯时，就要特别小心处理。

判断问题

在纠正不良工作习惯之前，你需要先指出问题所在。假如员工的不良工作习惯导致以下四重情况，你就须予纠正：

*影响员工自己的工作表现：这是最常见的情况，而且也是最容易察觉出来的工作习惯问题。例如员工工作中的休息时间过长，以致大量工作，或者工作环境凌乱，以致延误工作进度。

*影响其他员工的工作表现：一些工作习惯会使人分心，阻碍其他员工工作。这些不良的工作习惯是比较容易察觉得到的，因为当这些情况出现的时候，受影响的员工便会向你投诉。一些经常找同事闲聊的员工，会阻碍其他员工工作。员工下班前没有清理工作场所，也会为下一班在同一地点工作的员工带来不便。

*违反任职机构的政策或工作程序：你任职的机构已经订下一些规则，为员工确立工作的依据和办事的原则，或者午饭休息时间过长，都是不良的工作习惯，违反工作程序。如果你不采取适当的行动，其他员工很快也会沾上这些不良习惯。

*惹人反感，再不能置之不理：在这种情况下，你需要运用个人的判断力和洞悉力，这大概是最难以处理的一重不良工作习惯。由于所造成的问题并不明确，又没有明确违反公司政策，员工便会觉得这些不良工作习惯纯属“个人”的事。有些员工常常喜欢讲一些，都会使其他员工感到厌烦。这时侯你便要作出判断，决定是否应该向员工指出问题所在。

改善习惯带来好处

改正不良的工作习惯，可以为你自己、其他员工、你的工作小组及整个机构带来好处。最重要的就是可以提高工作小组的士气，其他员工不因个别员工的不良工作习惯，而加重自己工作负担。在改正不良的工作习惯后，工作小组便更加精神振奋，工作环境更合意、更舒适、而且更安全。

观察情况采取行动

要讨论不良工作习惯，对你和下属都不是一件愉快的事情。差不多每个人都有自己特殊习惯或独特工作方式，也会使你或其他员工感到不满。所以你要预先决定是否值得提出来讨论。一个原则就是问问自己：“如果员工不改善那工作习惯，我是否会采取纪律处分，而这处分又符合公司的政策和程序呢？”如果你的答案是“否定”的话，那就最好不要提出来讨论，尽力去适应员工的这种工作方式好了？

维持明确的目的

在讨论如何改善员工的工作习惯时，其中一个主要目的，就是要员工明白他必须改正不良的工作习惯。研究报告显示，大部分员工都想把工作做好，而且也希望旁人觉得他能够胜任，尤其是在上司的眼中是这样。当你知道他想把工作做好的。要保持友好的讨论气氛，这对于讨论的成败十分重要。

假如员工是在被迫的情况下去改变工作习惯，他捎候也会把不满的情绪宣出来，这就会更加难以收拾。

要清楚明确

要使到员工改正不良工作习惯的最佳方法，就是要明确说出为什么引起你关注的原因。例如：

“你用这么长的时间吃午饭，对其他组员是很不公平的，这样会影响小组的工作进度，造成其他员工不满。”

另一个使员工改正不良工作习惯的方法，就是指出改善工作习惯候所带来的好处。例如：

“志明，我知道你对货运组长的职位十分有兴趣，就是因为这样，我才特别留意你午饭的时间过长的问题。”

采纳员工的意见

要员工改善自己的工作习惯，其中一个最佳的方法，就是请员工提出意见。就算员工提出的方法并非是你所希望的办法，也不妨试一试，看看是否可行。问题是发生在员工身上，解决方法也应该由员工自己想出来。尽可能采纳员工的提议，因为这显示出你重视他的意见。这样可以加强员工的自信，使他更投入解决问题。

你也应协力员工把提议付诸实行。这表现出你的确是支持员工去改善工作习惯而加强员工的自信心。

重要步骤

领导有方的管理人员可以察觉出有关工作习惯的问题所在，而且及早解决。以下的重要步骤可以帮助你有效的与员工讨论他们的工作习惯问题：

1、清楚说出你所观察到的不良工作习惯。

2、指出引起你关注的原因。

3、询问原因，并以开放的态度聆听解释。

4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法。

5、讨论每个提议，并向员工提供协力。

6、协定采取具体行动及订下跟进日期。

采取重要步骤的原则

1、要清楚说出你所观察到的不良的工作习惯

■要清楚明确

■对事不对人

与员工讨论不良的工作习惯时，很容易会犯下两个错误：

（1）仅根据听来的，或者是一些别人看见，而你自己没有调查清楚的事情，便向员工提出（例如这样说：“我觉得你近来每天上班都迟到”）；

（2）以一般性的措辞叙述问题（例如“最近你似乎上班不太准时”）。这类字眼很含糊，不同的员工可以有不同的理解，甚至可能被误认为人身攻击。因此，最重要的是针对有问题的行为，而不是个别员工的性格或态度。要维护员工的自尊，不要对他们苛责或严厉批评。你希望员工清楚知道你在说什么，所以要明确清楚地描述你所看见或已证实地具体行为，例如：

“我接到会计部的一些投诉，说你地采购定单字迹潦草。这个星期我亲自看过，发现有五份定单地订货数量和规格看不清楚。”

2、指出引起你关注的原因

■列出对工作小组及员工的影响

不良的工作习惯会为你自己、员工、工作小组或机构内的其他带来工作上的问题。心平气和地向员工明确解释为什么这类工作习惯会带来问题，不要使用恐赫的语气，并且避免情绪激动或愤怒。这样做可以维护员工的自尊。要尽量明确清楚地指出，不良的工作习惯会对员工本身或其他员工造成影响（如损害小组士气、减少产量、危及安全等等）。

“如果你在工作上不戴保护眼镜，不单违反公司的安全规则，还会危害你自己的眼睛。”

3、询问原因，并以开放的态度聆听解释

■避免妄下判断

■了解事实

通常这是你首次与员工讨论问题，他可能有合理的理由，解释为什么会有不良的工作习惯。要给与员工机会，让他解释出现不良工作习惯的原因。理由可能很多，例如个人问题、交通问题、生病等等。无论是什么原因，都要专心聆听，表示了解对方的感受。如果妄下结论，只会引致更多的问题。你的目的是要了解一切与不良工作习惯有关的事实。

4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法

■表示谅解，保持立场坚定

要让员工明白他必须纠正不良的工作习惯，这是势在必行的。最重要的是要员工想出办法，在适当的时机把问题解决。当你解释这一点时，要表示了解对方感受，但也要保持立场坚定。请员工提出改善工作习惯的建议，你会发觉这样会较容易员工纠正问题。例如可以这样说：

“我们怎样才能确保这个问题在下季度检查之前得到改善呢？我希望听听你的意见，你比我更了解这个情况。”

专心聆听每个提议，在有需要的时候向员工提问，但要避免结论？

5、讨论每个提议，并向员工提供协助

■讨论各提议的优点和缺点

■表示愿意提供协助

详细讨论每个提议，衡量各提议的优劣之处，并紧记维护员工的自尊。例如可以用这个表达方法：

“你提出的意见很好。让我们逐一谈谈吧。”

习惯并不容易改变，向员工表明你知道改变是很困难的，并且给与支持。员工了解到你真的想帮助他，他就会更加努力去改正不良的工作习惯。

6、协力采取具体行动及订下跟进日期

■尽可能采纳员工的提议

让员工自己选择最佳方法，纠正不良的工作习惯。这是员工自己的切身问题，应由他自己选择处理的方式。这显示出你对员工充满信心，加强他的自信。

主管要尽量让员工用自己提出其他方法，倘若员工在实行时遇到困难，主管可再跟员工进行讨论，决定采取别的方法，改善工作习惯。

在讨论结束前，订下具体的跟进日期，这样可使员工明白你对于改正不良的工作习惯是十分认真的，让他知道你会留意改善工作的进展情况。如有需要，会有进一步的行动。

总结

采用积极的方法

在工作中，我们每个成员必须同心协力，一起达到共同的目标，这是十分重要的。不良的工作习惯会损害你苦心经营的团队精神；如果让问题继续恶化下去，不良的风气蔓延，甚至会影响整个工作小组的士气。在这个课程所学到的技巧，可以帮助你成功地与员工讨论如何改正不良的工作习惯。

员工也希望改正自己不良的工作习惯，但是如果你用恐赫或威迫的方法来达到目的，只会使员工更加不满，日候产生的问题就更解决。在这个课程中，你学会了应该以积极的态度，跟员工讨论为什么不良的工作习惯会引起你关注。

现在，你以学会专心聆听员工的解释，并表示了解他的感受。工作习惯问题背后都可能有它的原因，例如亲人健康欠佳或生病。但是，切记要强调必须改正不良的工作习惯，并鼓励员工想出解决办法。

重要原则

在实际应用这些技巧时，请紧记

★针对事而不针对人。

★要衡量明确清楚，同时要维护员工的自尊。

★以开放谅解的态度聆听对方。

★鼓励员工想出解决方法。

★尽可能采纳员工的提议。

★订立具体的跟进日期。

如何采取有效的督促行动

课程目的

完成这个课程后，你就学会

■掌握时机，善用所学的技巧，采取有效的督促行动。

■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的督促行动。

适当时候

员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用

■经过一两次讨论后，员工不理想的工作表现或工作习惯仍然没有改善。

■员工严重的违反工作规则或纪律。

学习原因

学习应用这些技巧，可以让你

■协助员工解决工作表现或工作习惯的问题。

■减少或避免采取纪律。

■把跟进讨论的内容记录下来，以便日后执行纪律处分时参考。

有没有人问过你：“喂，阿祖在哪儿呢？”

而你又这样回答：“不知道，看来今天他又要迟到了。我上个月跟他谈上班的问题，他答应以后会准时上班的，起初他还能遵守诺言，后来就故态复萌了。”

当时你心里是否这样想：“最近两个星期，阿祖已经三次迟到20至30分钟了。为什么会这样呢？还以为上次和他讨论后，问题已经解决了。”

当你曾经一次或甚至两次与员工讨论他不理想的工作习惯，而他没有任何改善时，你会如何处置？你不能让它继续下去，因为这样肯定会影响工作小组的士气和生产力。

你必须采取行动，让员工知道他必须改善，以及他不改善会带来什么后果。简而言之，你需要事后跟进，“督促”员工改善。这个课程可以协助你掌握一些技巧，有效的与员工进行讨论，督促他继续改善。

第二次机会

事后跟进事很重要的，原因如下：

■让员工明白你知道他没有改善，并且仍然关注着这个问题。

■坦诚告诉员工不作改善，会带来什么后果。但请记着，这仍然是解决问题的讨论。

■在采取纪律处分之前，再给员工一次解决问题的机会。

“我们讨论过两次了，你并没有任何改善，如果你继续这样，我会发出警告信。我不希望这样做，你有什么改善的建议......”

指出后果

如果员工不纠正他的缺点，你会怎么做呢？哪种惩罚会合适呢？在进行督促讨论之前，首先要找出这个问题的答案，研究具体的情况，考虑各种可以采取的行动后，再决定如何处理，务求你准备采取的行动公正合理。例如你与员工讨论他迟到的问题，他仍然每星期迟到一、两次，你就把他撤职，这处分可能太严厉了；向他发出警告信，在他的档案内留下纪录，会较为恰当。请注意：除非你打算执行警告信所列的惩罚，否则不要发出警告信。

由于你要向员工指出他不改善工作表现的后果，因此，这次讨论与改善员工工作表现或工作习惯的讨论有所不同，而且也比较困难。在讨论中，你要向员工指出，如果他仍不改正，你会采取什么行动；这并不是一件容易的事。当你与员工讨论到后果时，他们会觉得心理受到威胁，可能会产生抗拒，甚至开始发怒，还可能认为你正在惩罚或企图开除他们。你需要让员工安心，向他们强调，如果他们有所改善，你是不会采取纪律处分的，因为主动权在员工一方。

“我已经指出如果你不改善工作表现，我会采取什么行动。当然，如果你有改善，我就不用考虑这些行动了。”

支持员工

你固然希望员工真正明白不改善工作表现时你会采取行动，但是，对他表示有信心，也同样重要。在讨论中，你应该让员工知道你支持他，而且你不希望采取所指出的纪律处分，让他清楚知道问题是可以解决的。

当员工知道你认为他们能够解决问题时，他们的心理压力会减少。这可以帮助他们更积极投入解决问题，双方也比较容易订下解决问题的计划。员工会认为：“主管认为我能解决这个问题，那我就认真的试一试吧。”

解决问题

在讨论过程中，应该着重研究任何解决问题。你与员工必须合作，针对事实，避免威吓或责骂员工，否则只会令员工不满和产生抗拒。如果上次讨论的解决方法没有效用，试寻找另一个可行的方法。要让员工解释以前的方法不可行的原因，因为你们上次讨论后，情况可能已经改变。请以开明的态度去讨论，你可能会从中得到一些新的资料。

“我想知道为什么我们上次的计划会失败。上次讨论后，是不是还没有什么因素我没有注意到呢？”

初次讨论？

有时候，虽然问题只是第一次出现，但你也要运用本课程的技巧。如果问题十分严重，例如员工违反重要的安全守则，你要让员工清楚知道事情的严重性及再犯的后果。你要尽快提出讨论，督促员工改善。在执行纪律处分之前，要给员工“第二次机会”去解决问题。

不论这是第一次讨论还是跟进讨论，你的目的都是一样：指出如果员工不改正问题会产生的后果，并订下可行的计划，协助员工解决问题。

重要步骤

采取下列的重要步骤，与基本原则配合运用，可以有效的进行讨论，督促员工改善：

1、简略复述以前讨论的事项

2、指出改善不足之处，要求解释

3、商讨可行的解决办法

4、指出员工不改善的后果

5、协定应采取的行动及跟进日期

6、表示对员工有信心

采取重要步骤的原则

1、简略复述以前讨论的事项

■要清楚明确

■如果是第一次讨论，指出事情的严重性略述以前你与员工对问题的讨论，包括任何大家同意采取的行动；简述时要清楚明确，只提出以往讨论的重点。针对问题，可以维护员工的自尊（基本原则1）

“两星期前我们讨论的时候，你同意每天早上8时正回到公司，但你上星期二8时15分才回来，这个星期一8时25分才到。”

如果这是你初次与员工讨论问题，请明确指出时间、地点、情况等资料，并强调事件的严重性，针对事实，不要责骂员工，这有助于维护员工的自尊（基本原则1）。

“今天下午2时30分，我看见你在货仓内吸烟。货仓的进出口和其他地方都清楚的贴上不准吸烟的告示，你吸烟是严重违反了安全规则，因为货仓内存放了易燃液体。”

2、指出改善不足之处，要求解释

■说明员工现时的表现和你要求的表现

■要明确

■采用开放式的问题

指出问题仍然存在。如果可以，请引用明确的资料，显示员工仍然需要解决问题，并清楚的指出你对员工的要求，说明他未达水准的地方。你应该保持客观，针对事实，这可以维护员工的自尊（基本原则1）。

“我们处理这个问题已经三个月了。我们曾经订下计划，并解决了机器方面的问题。但你看看这份资料，你的不良率仍然在4%至6%之间。标准应该是2%。”

要听取员工的解释、找出员工工作没有改善的原因，最佳的方法，就是采用开放式的问题（即运用“怎样”、“为什么”、“谁”、“什么时候”等发问的问题）。发问时如果避免使员工有受到威吓的感觉，员工一定会乐意回答。请专心聆听，不要妄下判断，并以谅解的态度回应员工（基本原则2），员工没纠正错误，或许有合理的原因。可能你们上次讨论时，大家同意的解决方法不可行，又或者情况有变。无论如何，你应该搜集所有的资料，确保双方明白应采取的行动。

3、商讨可行的解决办法

■征询员工的意见

尽量找出可行的解决方法，订下具体的行动。在讨论后果之前，你的目的时让员工知道问题是可以解决的。请员工协助（基本原则3），不但能增强他的自信（基本原则1），还可以使他更积极的解决问题。

“你有没有其他可行的解决方法？”

如果员工参与提出解决问题的方法，他们会更努力解决问题。这时候你要避免评论员工的意见，应该集中找出各种不同的解决方法。当员工提出所有意见后，再补充你的看法，然后简要复述一次，确保双方明白所讨论的内容。

4、指出员工不改善的后果

■要明确

■不要采取威吓的语调

这可能是讨论中最敏感的部分。你当然不希望员工产生抗拒，而希望员工了解如果他不改善，你要采取什么行动。请保持平实的语气细数他不改善的后果，不要让他有受到威吓的感觉。

“如果你下个月再迟到，又没有合理的解释，我就向你发警告信，记录在你的档案内。”

请强调你站在员工的一方，并指出这次讨论的目的是要解决问题。专心聆听，以凉解的态度回应员工（基本原则2），用词要明确，并针对事实，这有助于维护员工的自尊（基本原则1）和减少他对你的抗拒。

5、协定应采取的行动及跟进日期

■要明确

■在适当的情况下采用员工的意见

计划要有效的实行，就需要有员工的积极参与和你的支持。要得到员工的积极参与，你可以征求他的意见（基本原则3），并尽可能采用这些意见。这样可以维护员工的自尊（基本原则1）。你应该支持最好的计划，然后订下跟进的日期，这显示你态度认真，希望员工能解决问题。

6、表示对员工有信心

■态度要诚恳

结束讨论时，你应该显示对员工有信心。当员工知道你希望他们成功时，他们的自信心就会增强（基本原则1），这样等于为员工提供了所需要的信心和鼓励，使解决问题的计划得以顺利进行。

总结

重要技巧

任何采取有效的督促行动，是十分重要的领导技巧。这技巧可以让员工在你采取纪律处分之前，有“多一次机会”解决问题。

在某些情况下，你要运用这类讨论去让员工知道他不改善工作表现会带来什么后果。在第一次提出问题后再作有效的跟进讨论，可以减少采取纪律处分的需要，这对员工、对你和对组织都有好处。

态度要坚决但要支持员工

这类讨论感并不容易处理。你要确保员工明白你对他工作表现的要求和他不改善会有什么后果。你坚持要员工作出改善及说明他不改善的后果时，态度要坚决，但同时又要支持和协助他找出可行的解决方法。

你的目标

再作讨论的目标是要解决问题，防止问题再次发生。你希望员工以正确的方法做事，达到既定的标准，或者工作时注意安全，以理智的态度处事。

如何采取有效的纪律处分

课程目的

完成本课程后，你就学会

■掌握机会，善用所学的技巧，采取有效的纪律处分。

■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的纪律处分。

适当时候

在下列情况下，课程所介绍的技巧相当有用：

■与员工讨论数次后，他的工作表现或工作习惯仍没有改善。

■员工严重违反公司政策或工作程序，必须立即纠正。

学习原因

学习及运用这些技巧，可以帮助你

■及时执行公平和合乎公司政策及规则的纪律处分。

■把纪律处分记录在案。

■协助员工改善工作表现或工作习惯。

如何采取有效的纪律处分

“书面警告？这对我并不公平！”

“停职三天？这算是什么意思？你怎能这样对付我？”

你听过这些话吗？也许没有，因为只有少数员工会牵涉纪律问题。大多数人都希望把工作做好，并且愿意遵守工作规则。但是，无论你是客户服务经理、生产线的主任、银行出纳员的组长、还是医院的放射治疗督促员，你在工作上总有机会遇上员工纪律处分的问题。

什么时候需要采取纪律处分

一般主管都会尽量避免采取纪律处分，但是有时候，仅管你已经多次与员工讨论他的工作表现或习惯，但他仍然没有改善；总使你已给与支持，并与员工重视讨论问题，以期待他有所改善，但他只有少许改善，甚至毫无进展。这时，我们没有其他选择，只好采取纪律处分，以解决问题。

在某些情况下，主管必须立即采取纪律处分。最常见的情况是员工严重违反公司的政策或工作程序，例如：严重违反安全规则、在公司藏有违禁物品、偷窃等。

假如不改善员工的工作表现或工作习惯，可能会有深远的影响。工作小组内的每位成员你的职责都是公司的一份子，如果有员工的工作表现不如理想，或违反了既定的工作规则，对于其他员工来说并不公平，因为其他员工要为他承担工作上的后果，同时会理所当然地要求公司内人人都遵守规则。你有责任维持工作小组内的公正及秩序。你采取纪律处分，目的是协助员工改善，使他的工作表现符合既定的标准，并且注意安全，以理智的态度处事。

让我们研究一下“纪律”的含义。你听到这两个字的时候有什么联想？许多人都会想到惩罚。但对于你喜爱的球队来说，纪律又是指什么呢？你希望球员纪律良好，合作精练纯熟。纪律处分帮助球队取胜的因素就是纪律，所以“纪律”也有积极的意义。

事实上，调查显示采用积极的态度去执行纪律处分是会最有效的。积极的态度是指与员工合作，一起解决问题或提高工作水平，你应该以改善为主要目标，而不是惩罚员工，或把员工解雇。

坚决与积极的纪律处分是坚决和公正的，只有在必要时采取适当的纪律处分。这些行动也是公正支持员工的方法，因为你籍此与员工合作，并表示你有信心他能够解决问题。

态度坚决就是表示有需要采取纪律处分时，你不会为了方便工作或偏视员工而避免采取纪律处分是你的决定，并清楚解释对员工的处分，也要说明如果问题不解决，你将会采取什么行动。你当然不希望因为沟通有问而引致任何误解。

采取纪律处分时，怎样才可以保持公正呢？你应一视同仁，对每个人都引用同样的规则采取同样的行动在；所给与的处分要适当，不应该太严厉或宽容。

准备要在采取行动之前，你必须做妥准备工夫，翻阅已有的档案、政策守则、已往与员工讨论的纪律、或其他手头上的资料；此外，你要给与员工解释的机会。请记着，你这次讨论充分是针对员工的行为，而并非员工本人。只有收集各项有关的资料，才可以集中讨论事实。

主持有关纪律处分的讨论并不容易。没有人喜欢受惩罚，尽管他有错，情形也是一样。员工可能生气或变得激动，甚至用言语攻击你。很多时候你会听到这样的原因，不要让员工有受到恐赫的感觉。保持态度坚决、公正，在必须采取适当的纪律处分时，也应该对员工表示信心及支持。

渐进式的今天，愈来愈多机构采用渐进的纪律处分方式。就是说，如果员工的工作水平仍然未符合标准、工作习惯仍然不理想、或者继续违犯规则，他所受的惩罚会愈来愈厉害。渐进纪律处分式的纪律处分让员工有足够的机会改进，也让员工有自由选择如何反应。处分最终的目的是协助员工积极改进，但也清楚指出员工如果再不改善的可能后果，并确保所采取的纪律处分是公正的。

沟通管理学为渐进式纪律处分提供了一套有系统的方法。你大概已经学会了如何处理各种讨论，以求改善员工的工作表现和习惯及采取有效的督促行动；在本课程里，你将会学到如何进行有效的纪律处分讨论。请记着，公式的处分讨论应该是最后才使用，目的是要解决问题，而非处罚或开除员工。

重要步骤

当你需要处分员工时，采用以下的重要步骤，与基本原则配合运用，可以帮助你有效地主持讨论：

1.说明当前的情况，简略复述以前讨论的要点

2.询问导致问题产生的原因

3.专心聆听，表示了解对方感受

4.说明你必须采取的处分和原因

5.协定具体行动及跟进日期

6.表示对员工有信心

采取重要步骤的原则

1、说明当前的情况，简略复述以前讨论的要点

■要明确

■简略复述要点

首先是澄清问题，你要指出（1）上次讨论后，员工已经做了什么，或有什么应做而未做；（2）事情已经严重到必须立即采取纪律处分了。如果你以前曾经和他讨论，就简略地复述有关的问题、双方同意了的计划及已经执行的行动。如果员工的表现有改进，即使做得不够好，你也应该表示注意到他的改进。

“在上两次的讨论中，你同意以后要准时上班，并订下具体的计划使自己准时。但上次讨论后，你在19号星期二仍迟了15分钟上班，25号星期一又迟了20分钟。虽然你已经有少许改善，但仍未能使人满意。”

要尽量明确，引用手头上的资料，说明问题的严重性。避免批评员工的工作态度，这只会引起员工的反感。针对事实可以维护员工的自尊（基本原则1），鼓励他们积极参与讨论。

2、询问导致问题产生的原因

■采用开放式的问题

让员工解释他的情况，请他帮忙找出问题的原因（基本原则3）。采用开放式的问题去搜集具体资料，但注意不要像盘问一样。

“我想听听你的意见，究竟是什么原因，令你的工作水平无法达到标准呢？”

你要显示你希望听到员工解释，这可以维护他的自尊心（基本原则1）。

3、专心聆听，表示了解对方感受

■留心聆听

■了解对方的感受

■总结原因

留心聆听，尝试了解员工的感受。员工在这次讨论中可能会激动起来，你要专心聆听，表示了解他的感受（基本原则2），让他发泄不满的情绪。尽管员工每次的解释都是一样，也请不要过早下判断或表示不信任；你不需同意所听到的解释，但你可以表示理解，同时保持坚定的立场。

在采用重要步骤四之前，总结员工提供的资料，确保双方都明白所讨论的问题。

4、说明你必须采取的处分和原因

■要明确

■不威赫

说明你要采取的纪律处分和原因（如果这是第一次讨论，则指出事件的严重性），解述员工不解决问题的后果，或甚至有可能被解雇。集中讨论事件本身，有助于维护员工的自尊（基本原则1）。

“我要把你停职三天。你所犯的错误非常严重：危险操作车及损坏公司财物，应受到这样的处分。如果再有同样的事情发生，我将会解雇你。”

让员工明白纪律处分是立即生效；一般情况下你还要向员工发出书面通知。

如果员工变得生气或不安，请专心聆听，保持谅解的态度（基本原则2）。你要表示了解他感受，但立场坚决，要强调是因为他未能解决问题，你才需要采取行动，并清楚指出只要他有所改善，就可以避免以后的处分。尽快采用第五项步骤，商讨解决问题的办法。

5、协定具体行动及跟进日期

■尽可能征求及采纳员工的意见

■订立具体行动计划

你的目标是解决问题，你要表示愿意提供协助。这可以维护员工的自尊（基本原则1）。清楚讲到员工必须达到的标准，并请他帮忙（基本原则3）找出可以帮他达到这些标准的方法，以他的意见为基础，协助他克服障碍。

如果员工变得生气或不安，请保持冷静，再次指出他必须达到的标准，并向他解释他必须想办法达到这些标准。

订下适当的日期与员工研究他的进展，这既表示你态度认真，希望解决问题，也表示你愿意支持他的努力。

6、表示对员工有信心

■态度要诚恳

以肯定的态度结束讨论。除了少数顽劣的员工不受辅导外，一般员工经过辅导后，都可以纳入正轨。你要再次向员工解释，这次讨论是解决问题的机会，向员工表示你对他有信心，可以增强他自信（基本原则1），使他更积极地解决问题。

注意：如果这是你第三或第四次与员工进行纪律处分讨论，而你又认为极有可能需要解雇员工，则可以不必理会这个重要步骤。

总结

作为管理员工，你应有机会需要对员工采取纪律处分。你能够有效运用各项基本原则和重要步骤，就积极的与员工讨论。你的目的是解决问题，而非处罚员工。

详加策划

与员工讨论之前，应先详加策划。首先翻阅所得的资料，确保你掌握所有事实；然后，填妥讨论计划表；接着重温各项重要步骤，以采取有效的纪律处分。此外，你或许需要请教上司，为讨论做好充分的准备。

态度坚决处罚公正

在讨论时，要保持态度坚定。员工必须明你采取纪律处分的原因，以及如果他仍然不改善的后果。此外，你还应保持公正，在讨论时要专心聆听，表示了解员工的感受，维护员工的自尊，并提供你的支持，解释这次讨论是协助他改善工作水平或工作习惯的机会。

你的目的

这次讨论的目的，是协助员工达到既定的工作标准，帮助员工理智地处理自己的工作问题。只有在所有的方法失败后，才辞退员工。

三、佛教在商业中的反思

　　这是一个瞬息万变的时代，稍稍不慎就会被社会淘汰出局。由此而带来的危机感，使得人们比以往任何时期都更浮躁，甚至在未及思考之际，就被整个时代拽着往前跑了。究竟有多少人知道自己在奔向哪里呢？我们不能否认发展的意义，但如何发展却是个值得商榷的问题。

在世人的心目中，寺院乃红尘不到之地。事实上，在这个开放的时代，寺院要保持自身的神圣性和纯洁性并非易事。所以说，佛教也同样存在着何去何从的抉择：是与时并进，还是闭关自守？由此还衍生了更多的具体问题：从寺院经济的来源和使用，到僧人对待财富的正确态度等等。带着这些问题，《人世间》记者安隐采访了济群法师。

一、商品经济与寺院清净

本刊记者：在今天，发展经济几乎成了一个人人关心的话题。法师长期从事通俗弘法，对社会问题始终非常关注，您是如何看待这一现象的呢？

济群法师：今天的社会是一个商品社会，虽然民众生活因此得到了改善，但一味发展经济所带来的负面影响也是不容忽视的：包括生态环境的破坏，社会道德的下降，纯朴民风的失去。而所有这些，无论对于社会还是个体都非常重要，同时也是金钱无法取代的。所以，面对这样的社会现实，我更多的是感到忧虑。我并不否定发展经济的作用，但更关心整个社会的健康发展。我希望社会能够全面而和谐地发展，而不是单一的、片面的，甚至是以付出巨大的代价为前提。

本刊记者：在人们的心目中，寺院是神圣而清净的，它不仅是僧人的修道之地，也是民众的精神家园。那么，在商品经济的浪潮中，寺院这样的宗教场所是否也会受到相应的影响？

济群法师：寺院不是世外桃源，作为社会的组成部分，自然也会受到经济浪潮的影响。尤其是国内的寺院，多数已成为旅游点。而政府又将旅游业作为发展经济的重要举措，这也在客观上带动了寺院的经济发展。这些年来，寺院的生活条件普遍得到了改善，但宁静的环境和纯朴的道风也在逐渐失去。在一些地区甚至出现了商业化的倾向，这是让我最为担心的。

本刊记者：法师曾将佛教发展中存在的误区现象总结为鬼神化、来世化、哲理化和学术化，作为一种新的发展动向，商业化是否也会对佛教的健康发展构成同样的危害？

济群法师：北京有位居士读到《人生佛教在当代的弘扬》（发表于《人世间》创刊号）之后，对我在文中总结的这几点误区现象深表认同。他在来信中还提到：目前，教界原有的问题尚未解决，更出现了商业化的现象。可见这一问题已引起了越来越多的关注。

我认为，佛教走向商业化，其实就是走向世俗化的表现。在发展经济的大气候下，很多寺院从发展旅游到发展各项服务行业，甚至连经忏佛事也演变为明码标价的贸易活动，带有强烈的商业色彩。长此以往，佛教主体的神圣性将越来越淡化，最后可能就和世俗没什么区别了。如何避免佛教的商业化和世俗化？是当今教界应该探讨的首要问题。

本刊记者：如果寺院也走向商业化和世俗化，我们就将失去最后一片净土，这既是佛教的不幸，也是社会的不幸。在这个物欲横流的时代，寺院应如何保持自身的纯洁？而僧人又应如何自处？