开会前的准备工作是十分重要的。譬如，开会前先列出问题及两三种解 决方案，作份简单的报告，分发给与会人员。如果所有的人在会议前都很快地看过报告，则会议必然能够很有效率地进行。 也就是说，提案者先列出问题所在，并针对问题拟定几项方案，然后征询众人的意见，以此为基础，进行会议讨论。 如果采用这个方法，会议大概只要 1 个小时就能结束。节省下来的两三个小时，还可以用来处理其它重要的事情。当然，会议的主角免不了要用两 三个小时作报告，但所耽误的，毕竟只是一个人的时间，不会影响其他人，就公司整体而言，时间成本可以大幅度地节约下来。这个方法用最简单的话 解释，就是会议一开始，所有的人对问题核心都有相当的了解。当然，要达到这种效果的前提是，提案者确实掌握住问题核心，并做出具体的方案才有 可能。
站着开会，节省时间如某项企划案经费不足，有必要增加预算。于是，负责的人把上司找来 走廊讨论：“由于某些因素，预算恐怕要再增加。”
上司也很明快地回答：“OK，就照你的意思。”或者“没办法增加啦！ 只能看看在当初预算范围内有没有什么方法啦！”是与不是，很快就有结论，处理事情干净利落，实在令人佩服。
其实，会议不见得一定要坐下来讨论。和上司在走廊三言两语就把问题 解决，不也是一种会议的方式吗？何不采用这种方式试试？更何况站着讨论，由于潜意识里想赶快把话说完，精神集中，自然可以很快得到结论。 这种方式在重视群体意见的企业界，可能不太容易被采用，近年来逐渐有被接受的趋势。站着开会能使头脑更灵活，在提高效率的前提下，是值得一试的。
电话应对的好方法每天电话相当多。往好处想，这代表生意兴隆，并不是件坏事。但相对 的，有很多人会因此没办法打进来，那就很麻烦了。虽然，只要秘书一句“对不起，老板正在讲电话”就可以打发了，但万一对方有急事，那就伤脑筋了。 而且，如果对方是重要客户，还得赶快挂掉手边电话，拨过去问个明白。如果对方是在公司打的，那倒还无所谓，拨过去就知道是怎么事。万一是在公 共电话亭打的，一错过就头大了。“究竟是什么回事呢？会不会是急事呢？”
整天为了一通电话搞得心神不宁，无法专心工作，有时甚至为了一通电话， 延误了一天的工作进度。如何处理这类事情呢？不妨先作一些暗号，并且交 代秘书。
譬如，如果在秘书传来的纸条上写“W”（Wait 的简写），表示“请他 等一下，我马上好”。如果是“T（Telephone 的简写）7”，表示 7分钟后 我回他电话“。至于”A（Again）五“，则表示”请他 5 分钟后再打来“。
此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。 有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人 认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了其他的事情。
把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公 司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。 同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电 话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才 教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为 例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从 10 万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话， 也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”
马上挂断电话，不必为这个浪费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多 人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话， 一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我 们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。
做一份“行动记录表” 订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。 有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不 是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一 点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出 了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行 动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时 间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚， 从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不可，与其熬夜倒不如早起。
在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记 帐，而是了解收支情形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为 一样，了解的方式自然也是一样。
这个行动记录如果能以“分”为单位，每分每分地记录，当然是最好。 不过，这样记录可是很吃力的。可以“6 分钟”为单位。为什么以“6 分钟”
为计算单位呢？主要是 6 分钟刚好是 1 小时的十分之一，计算起来比较方便。 如果以 6 分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有 5、6厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千 万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。
三、提高效率，永恒而常新的课题
当今企业不论规模大小，欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握 经营契机，效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑， 如每一员工心念中常怀“效率”二字，则企业必永立于不败而至巍然。
值得借鉴的“一句话”
写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段 给自己准备一份达成奖励，是提起干劲的秘诀。
女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。 想要避免时间浪费，可以计算一下自己的时间成本。
利用等车时间办事情时，使用有开铃装置的手表，就可以不必担心时间，而能专心做事。 想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。 订定开会时间时，如果像“一点五分”之类的加个零头，可以使散漫的人也知道守时。 列张表注明“零碎时间可作之事”，一有空闲，就不至于浪费。 使用马表记录自己行动所需时间，就能发现平常不曾注意而浪费的时间。 与其花一大堆心思作一份工作预定表，倒不如简单地作份工作记录表，较能掌握工作的进度。 可以提醒自己注意目标的标语，如果一成不变，效果就会越来越差。 将该作的事情列一张表，完成的话就用红笔划掉，如此一来，除了能掌握进度，还能刺激工作欲望。 遇到问题，不要只在脑中空想，试着把问题写在纸上，往往可以意外发现一些解决的办法。 将常用的文字、数字刻成橡胶章，节省手写所浪费的时间。 将报章杂志的资料，剪下来复印。
复印的资料如果不管原来的纸张大小，一律统一规格，则保管方便，查阅也容易。 不要把复印的资料贴在剪贴簿上，应该用可以抽换的活页式档案夹保管。 复印机最好附有放大缩小及自动送纸的功能。
在工作前，先决定工作优先顺序，就不会把时间浪费在无聊的事情上。 决定工作的优先顺序时，不要只着眼于眼前的 100 块钱，应该针对 1 年后的 100 万元来考虑。 工作繁重时，不要每件事情都想做，先集中精神处理大约占有两成的重要部分再说。 弄清楚自己的作息习惯，如果可以在脑筋最清楚的时候，处理最重要的事情，不但做得快，又做得好。 工作想要有效率，就不要搞乱自己的作息习惯。 把握工作的“惯性定律”，也就是一旦习惯，再麻烦的工作也不觉得苦。
如果工作前热身运动和工作没有直接关系，则往往会得到相反的效果。
让自己喜欢的音乐叫你起床，可以很快进入状况。 遇有重大问题，如果“大事化小”，分别考虑，解决就容易多了。
将目标分为近期、中期、远期，是达成目标的要诀。 遇有复杂的事情，先整理成“系统树”，自然就会知道该从何处着手。
同时进行好几件单调工作，无论哪一件的工作效率都会提高。 不要一拿起书就想精读，先浏览一遍，找出值得一读的地方。 如果知道一本 300 页的书，大概只有10 页对自己有用的道理，读 书效率就会提高。 如果把书放在好几个地方，并且在同一段时间内读好几本书，则读书气氛可以时时更新，提高效率。 如果在床上看书，最好要有读书专用灯。
如果把上厕所时间也当作读书时间，必须注意照明是否足够？同时也得 准备文具。
比别人早到 1 小时，可以多做 2 小时的事。 把午餐时间挪后一小时，就可以加倍利用午休时间。 读书别忘了准备划线，记重点的文具。
多准备一些文具之类的消耗品，可以减少买东西所耽误的时间。时时带着随身听，在做一些单纯的工作时，就可以用“耳朵”吸收知识。 就整体效率而言，牺牲睡眠工作会产生负面效果。 太饱或太饿都做不了事。
无论工作多么忙碌，千万别搞乱饮食习惯。 需要动脑筋的时候，最好别沾一滴酒。 为提高工作效率，应该要“积极的休息”。
坐久了，起来运动一下；写累了，听听音乐休息一下。是为了走更长的 路。
休息不要超过 3 分钟。 不要硬性规定休息时间，以免影响工作进行。 别把工作带回家，让自己有个可以放松心情的地方。
10 分钟解决不了的问题，不妨先记下来，搁在一边，以便处理其他事情。 思考陷入僵局时，不妨先休息一下，然后换一个角度想想，问题往往会因此迎刃而解。 勉强提出来的凑数的方案，往往不能真正解决问题。
速读的窍门是，通过目录和前言，掌握整篇文章的大意。训练速读的方 法是，先找本自己的兴趣的书，学会如何略过不重要的部分。
只要可以提高效率，别怕花钱。 将档案夹以颜色分类，可以缩短查阅的时间。 活页式记事本是工作繁忙人士的好帮手。
使用活页纸应采用“一张一项”的原则，只写单面。 读书划重点，如果用颜色标示重点程度，日后再读就会轻松许多。 常用的书籍，最好把目录缩印贴在封面。
书一买回来就把书套丢掉。 把目录前或索引后面的空白页做上记号，以便查阅。 百科字典上架时，应该把书背朝下放，以便抽出后立即翻阅。
同时阅读好几本书时，可用书签标示阅读情形。
书桌上的摆置以实用为原则。 常用的文具、资料，最好放在书桌左侧的抽屉。 加强电话应对术，可以不错过任何一通电话。 利用午餐时间扩展情报网。
利用耳机可以将噪音化为雅音。 交代部下做事，必须把目的交代清楚。
按照既定目标决定工作顺序在我们准备进行一件工作的时候，往往会碰到一些需要解决的杂务。即 使下定决心开始工作，还是免不了要复印，或是接一下电话。谁都有过这样的经验，在开始工作之前，时间已被一些杂务给占据了。在上班族的社会中， 职位高的人当然可以把这些杂务交给部下去做，而职位中等的人可以派的部下就不多了，至于新进职员或是一人老板，这种复印之类的杂事，就非自己 动手不可了。
然而，如果把时间花在这些杂务上面，重要的工作就没办法做了。常看 人忙进忙出，忙得不得了，但究竟是为杂务忙？还是为工作忙？这差别很大的。即使看起来时间都是一样过，但一分一秒的价值是完全不同的。
譬如，买考试要用的参考书。买书，就是前面所讲的杂务，和考试本身 没有什么关系。也许有很多考生认为买参考书，也是准备考试所必须的。
假定买参考书来回需要 2 小时。如果我们托要上街的家人顺便买，而把 这 2 小时用来读书，是不是比较有价值？买书的 2 小时和读书的 2 小时，其内容完全不同，这是大家都知道的。
时间如果被杂务所占用，则原先可以完成的工作势必会受到影响。而且， 值得注意的是，这些杂务往往不是什么大不了的事。
同时，在进行一项工作之前，就要先分清楚事情轻重缓急，决定工作的 优先顺序。如果没有决定工作的优先顺序，则在工作时常常会被其它事情所 耽误。
在决定工作优先顺序时，先把一些该作的事情逐条列在表上。然后调整 先后次序，最后按照这顺序工作。这个程序说起来蛮简单的，但只要能够依照这个程序进行，工作效率必定会有显著的不同。
唯一的问题是，根据什么标准，决定优先顺序？一般工作优先顺序的标 准是根据工作的重要程度。依照现在目标，认为最重要的事情，列为最优先。
如果说什么是决定工作重要程度的标准？自然是自己的终极目标，一生 的目标。如果平时就很清楚自己追求的目标，则判断工作的重要程度，自然就容易了。 清楚地订定优先顺序，是进行工作时不可欠缺的。如果决定好工作优先顺序，日后办事就方便多了。因为只要不变动顺序，按步就班地做就可以了。 这也是决定优先顺序最大的好处。
80∶20不晓得您有没有听过“巴列德定律”？巴列德是发现这条定律的意大利 人类学家。这条定律又称作“犹太定律”，或“八十比二十定律”。其内容是“一个团体比较重要的项目，大多由团体中的少数所构成”。譬如，占全 部人口 20%以下的人，所犯的罪，约占全部犯罪案件的 80%.占全公司人数20%以下的业务员所达成的业绩，约占全公司业绩的 80%.或是，占开会人数20%以下的人员所提的建议，约占全部发言的 80%. 也就是说，重要的东西大都集中在较小的部分。其比例为八十比二十，如果在工作的时候，能够集中精神在这重要的 20%，等于达成了 80%.也就是 说，工作量不见得一定要做到 80%，只要能掌握住重要的 20%，就一切OK 了。 无论工作或是读书，想要把该做的全部做完，总是不太可能的，一个人做事 免不了会受到时间、空间的限制。因此，如果不先把重要的部分掌握住，到最后可能就没时间，也没机会了。如果抱着凡事尽力的完全主义，到头来往 往是事事落空。
如果能把握这条八十比二十定律，就不用担心事情太多了。事先尽量分 出事情的轻重缓急，然后全力达成重要的部分就可以了。没有必要一个也不放过，即使留下一些事情没做，会有一点小麻烦，但总不会是要命的问题吧！ 做事应该着眼于大处。所以，这条定律不只适用于学生、上班族，对于所有的人都是很有用的。
虽然生意兴隆是件好事，但如果电话太多，光是接电话就受不了，因为 接电话的时候，什么事也不能做，时间就白白浪费了。不过，幸好这种电话问题，也能用巴列德定律解决。
假设一天接到 100 通电话。然而，这 100 通电话不可能是 100 个人分别 打的，根据巴列德定律，有 20%的人打了好几次，约占全部电话的80%.所以， 只要处理这较常打来的 20%的电话就可以了。而事实的确如此，所以我的电 话问题也解决了。
定好目标后切实去做想要决定工作的优先顺序，最重要的是目标要明确。目标如果不明确， 就没有判断工作轻重缓急的标准了。譬如，如果以通过司法官考试为当前的目标，则一切工作顺序都可以以此目标为判断基准。然而，如果一下子想考 取司法官，一下子又想当个成功的上班族，目标不明确，根本无法判断事情 的轻重缓急。
决定了这个目标，就得做这件事情。决定了那个目标，就得做那件事情。 如果目标摇摆不定，就不知道该先做哪件事情了。
因此，分析自己现在想做什么？是很重要的。决定了当前的目标，就全 力冲刺。目标如果能够常保明确，无论工作或是读书的效率，都能提升。
目标“三步曲”
1.目标分为远期、中期、近期据说现代马拉松比赛，每隔 5 公里就有一个标识牌。也就是说，一开始 以 5 公里外的标识牌为目标，按照自己的配速跑，到了之后，再以下一个 5公里外的标识牌为目标？？像这样子的，将 42.195 公里的长距离区分为许多 个小段，而不是一口气跑完全程。
这个方法也可以用到工作或是读书方面。人既然活在世上，就应该有活 下去，值得努力的目标。然而，如果目标过于远大，令人觉得不太可能实现，无论是谁都不会有努力的欲望。即使好不容易勉强自己去做，我想终究还是 会半途而废，因为一直无法感受到成功的滋味。
目标如果设定在可见的距离，就会使人怀抱希望，持续努力。名著《夜与雾》的作者法兰克，曾以精神分析医生的眼光，冷静观察囚禁在纳粹犹太 人集中营同胞的心理。其中，有件很有意思的事。
有个犹太人一心想要从集中营活着出来。但是，这种希望怎么想都不太 可能实现。于是，他把目标设定在“几月几日联军将会来拯救我们，在此之前，我一定要忍耐”，而延续生存的希望。结果，在他预定的联军将会到来 的日子之间，无论环境多么恶劣，令人惊讶地，他都能坚强地活下去。然而，一过他预定联军会来的日期，他就急速地衰弱而死亡了。
也许我们所遭遇的没有这么极端，但同样的道理在我们日常生活中都能 发现。无论工作或是读书，只要我们觉得目标可能实现，自然就会充满干劲和希望。相反地，如果不知道工作什么时候才能完成，就提不起继续努力的 念头。
想要实现自己的目标，先把目标订为每天可以完成的目标。像马拉松的 标识牌一样，区分目标，订立计划。亦即，将目标分为大目标、中目标、小目标。或是称作终生目标、中期目标、近期目标。
譬如，一生的大目标是成为政治家，为人民服务。然而，这目标虽然远 大，却不是一朝一夕可以实现，必须先铺路作准备。因此，要设定中期目标。
譬如，通过高考，或是就读名牌大学等等。为了达成中期目标，每天所应作 的努力，就是近期目标。
2.近期目标应设定在比自己实力高一点点的水平 设定目标最重要的是近期目标。以眼前的事情为例，就是每天读书几小时？多久读完一科，如果把近期目标设定在不需要什么努力就能达成的目标，则成绩必定无法进步。
譬如，如果每天读书 2 小时，那么应该把标准定在二个半小时。把目标 设定在比自己实力高一点点的水平上，是很重要的。因为，目标就像是强劲的引力，可以将努力的人提高到高一点的层次。如果把目标定在低层次上， 则原先可以向上的也无法提高层次。
不过，虽说如此，目标如果高到不可能实现也是不行。每天读书 2 小时 的人，如果一下子要增为 10 小时，实际上是不太可能。人是现实的动物，如果努力的成果浮现在眼前，人类就会更加努力；如果一直没有成果，努力根 本无法持续。
3.如果心中怀有大志，再单调的工作也不觉得无聊 不过，目标如果太过于细分、简单，也是不行的。因为，有时会令人觉得无聊。 譬如，有时会怀疑，每天翻阅刑法，究竟是为了什么？
人类无法持续无意义的努力。据说以前有一种刑罚，就是命令囚犯挖洞， 然后埋起来。再在同一个地方挖洞，然后再埋起来。如此反复不停，就算意志再坚定的人也会受不了。
如果没有任何目的地重复着无聊的事情，则无论是谁，都无法持续努力 下去。工作也好、读书也好，自己应该知道目前所做的事情在自己的人生目标占有什么位置？具有什么意义？如果清楚每一件事情的意义，就算再无聊 的工作，一样是干劲十足，效率百倍。譬如，很普通的砌砖工作，从表面看起来，似乎又辛苦又无聊。然而，如果知道这项工作是为了建造一间不朽的 大教堂，不但干劲十足，同时充满了喜悦，工作效率也因此提高。
目标固然应该细分，但有时太过琐碎，反而会忽略了大目标。如此一来，自己会觉得为目标努力很不值得，忍耐更失去意义。所以，自己应该时时提 醒自己，自己的远大目标、一生目标是什么？
活页式笔记本与笔记法有一个广告词，“？？虽然只是薄薄的一片？？”的确，轻、薄、短、 小似乎是目前的流行。不过，如果是记事本，太过袖珍可不合需要。
使用大型活页式笔记本，一天记一页，记录当天没做完，或是明天一定 要完成的事情。至于什么时候写？倒也不一定。有时候在回家的车上，有时是就寝前。如果隔天上班途中又想到一些遗漏事项，还会顺便加注进去。像 这样把该做的事情一一列举出来，每天往往要写上满满的一页。至于纸张用完的时候，因为是活页式，补给容易。
如此一来，每天只要照着记事本做事就可以了。至于工作先后，倒不必 拘泥记事本上的顺序。一件事完成之后，就用红笔划掉。还没完成的，也注 明进行到什么程度。
一般人写企划案的时候，大概都是先搜集资料，在脑子里经过一番整理 之后才动笔。然而，这种方式是不是太花时间了？构思时间是不是太长了一点？更何况，人脑非电脑，不一定能够把所有资料都归纳整理得很完善，如 此一来，往往写到一半写不下去，又得重新构思，浪费了很多时间。
如果采用一套活页式笔记法。首先，把资料的重点及个人的想法，记在 单面活页纸上，然后归档。这时，不必考虑顺序的问题。等到搜集得差不多了，再逐页研究，标上对照式编号，更换调动。如此一来，渐渐就会有一个 雏形，再加以修饰，一份企划案就大功告成了。
此外，如果设计一本“新方案”的档案夹，收集平常自己的一些灵感， 其他公司的情报，或是一些五花八门的马路消息等等，将来提企划案可能会更方便。或者，有空时候翻一翻，往往也会得到一些很好的构想。
收集情报其实并不难，也不必什么专门学问。应该平常就扩大自己的接 触面，留意周围事物，如此一来，就会有很好的结果。剩下的，只是敏感度的问题了。一些与目前工作没有直接关系的事物，只要觉得可能用得上，则 不论笔记或是复印，都应该把它纳入自己的档案。由“点”累积成“线”最后一个构想便能立体成形了。
曾听一位记者说过，有时在闲聊当中，会不经意听到一些消息，这种情 形多半发生在喝醉的时候，所谓酒后吐真言。问题是，如果不立刻记下来，隔天酒醒了，事情也忘却了。所以，往往借着上厕所，偷偷地把消息记录下 来。
选定合适的作息时间有些人习惯早睡早起，有些人适合晚上工作。有人认为，晚睡晚起最大 的好处是因为这样可以把上下班时间和尖峰时间错开，较不浪费时间。上下班时间如果不能把握，实在太可惜了。假设来回需要两小时，如果是一个一 星期上五天班的上班族，一年就要花 400 多个小时在交通车上面。如果能把 这400 多个小时运用在读书或是工作方面，效果将会是很惊人的。
早睡早起或是晚睡晚起，都是个人的习惯问题。如果撇开个人因素不谈， 则早起的鸟儿好？还是夜猫子好？很难断言。人都有最适合他的作息时间，重要的是找出自己最习惯的作息时间，拟定工作计划表，如此一来，工作效率才能提高。如果能够大清早上班，再加上自己习惯早起，则 6 点上班也是 不错。
事实上，有些人他每天早上 6 点到公司上班。而且他有点看不起同事加 班到深夜 1、2 点，每天下午 4 点多，他就下班了。因为只有在 4 点以前这段时间，才是他头脑最清楚、效率最高的时候。
把握脑筋最清楚的时候有人说，人脑筋最清楚的时间是早上 10 点到下午 3 点。如果工作时间能 够安排，最重要的工作应该留在这段时间处理。不过，有人怀疑，是不是所有的人都适用这个理论？也许有的人精神最好的时间是中午 12 点到晚上 6 点，也许有的是晚上 6 点到深夜 2 点也说不定。所谓“10 点到 3点”的说法， 可能是从学生、上班族的作息时间推演而来的吧！
的确，在一天之中，人有头脑最灵活的时段，也有不太灵活的时候。但 并不是所有人都固定几点到几点。重要的是，找出自己头脑最清楚的时候。
把握了这个，再订定生活作息表，才是正确的。
譬如，在头脑不太清晰的时段，可以打打电话，作点简单的工作，或是 看报纸打发过去。如果是精神最好的时段，就要全力处理重要的事情。同时，绝不让人打扰。谁都差不多，每天早上睁开双眼，即使迷迷糊糊的，过个几 十分钟，头脑就很清楚了。在头脑清楚之前，可以洗洗脸、看看报纸，等到头脑清醒了，就要好好珍惜自己效率最好的时间了。
不要打乱生活习惯常听人说，碰到大考的时候，如果想早一点起床，前一天早上就要早点 起来。因为前一天早点起床，到了晚上自然很早就会想睡觉，如此一来，自然可以早点起床参加大考，同时睡眠也不会不足。不过，虽说如此，还是觉 得这个方法不太好。
因为这样会搞乱一个人的作息习惯。当然，在作这种批评之前，也得考 虑考试是不是很重要？如果是很重要的考试，最好还是避免采用这个方法。
采用这个方法虽然可以早起，但由于作息习惯突然改变，结果可能会使脑筋 不太清楚。如果在考试前一个星期，就开始逐渐改变生活步调，逐渐早起，则由于变化不大，脑筋能够保持平常水准。
物理学上有所谓的“惯性定律”。一静止物体如果不加以外力，则永远 保持静止；作直线运动之物体如果不加以外力，则永远保持直线运动。
工作或是读书的步调就像是直线运动。譬如，如果下定决心每天早起、 读书一小时，在习惯之前，一定难免会有些不舒服。但是，如果持续努力到一个程度，养成读书一小时的习惯，自然就不会有什么不舒服了。
在此会觉得困难的是，由静止转为直线运动的这段时间。这时需要很强 的毅力，尤其成果是这么不可知。
然而，如果在这个时候灰心，就算是快要起飞的飞机，也没办法从跑道 上飞起来。
这时需要加一点油。一旦起飞，到达一万公尺的上空之后，就不必浪费 什么能量，也能持续飞行了。
可是，如果上了轨道的生活习惯，却因为“今天要特别一点”，而搞乱 了整个步调，就会像坠机一样摔落下来。而且，摔下来的飞机想要再回到原来的位置，不但要有高超的技术、坚强的意志，还得消耗好几倍的能量。
不要只注重眼前效果人向来重视总合的成绩，所以对于只求眼前效果的作法，一直不太赞成。 无论做什么事，眼光放远都是最重要的。
譬如，熬夜加班处理事务，或许对隔天的工作有些帮助，但却会影响接 下来几天的效率，从长远的角度看来，仍不能算是效率良好。如果勉强这样做，必定会导致一些负面的效果。
上班族的生活就像是场马拉松比赛，如果在中途为了拉开距离而搞乱了 自己的配速，必定无法有好成绩出现的。抵达终点的成绩才是真正的成绩，一时领先不过只能满足个人虚荣而已。
而且，如果养成临时抱佛脚的习惯，工作步调必定无法掌握。因为心存“反正到×日做出来就行了”的念头，不到最后关头，做事就是不起劲，慢 吞吞地拖泥带水，效率低下。
有些人一有时间就想混，等到最后关头，才拼命赶上，然后抱怨“忙死 了！忙死了！”这种工作态度是不值得同情的，谁叫他平常要混呢！
真正有能力的人，即使面对一大堆工作，也不会受到影响。因为他们能 够依自己工作计划，作好妥善安排，把事情一一处理妥当。
当然，像记者之类工作有时限压力的人，距离时限愈近，愈得集中精神 赶工。不过，这是他们早就习以为常的工作步调，和前述临时抱佛脚不一样。
步调一乱，整体就无法得到平衡。所以，即使是时限宽裕的工作，为了 保持一致的工作步调，是不是也应该自己设定一个较紧凑的时限，有计划地调派工作进度呢？
太饱、太饿和口渴会影响工作想要提高工作效率，最重要的是集中精神。如果饥肠辘辘，必定无法集 中精神。所谓“皇帝不差饿兵”，因为饿兵根本无法集中精神，如何使唤呢？
虽然也有些人，事情一忙，连肚子饿都没感觉。但如果长久下去，宝贵 的身体就会弄坏。为了长期的工作效率，还是那句老话，健康是最大的财富。
身体不好，整个生活步调就会混乱。当然，工作也会受到影响。一时硬 撑，也许可以多做几件事，但长久下来，不出问题才奇怪。所以，为了保持一致的步调，千万别空着肚子做事。 空着肚子做事固然不好，吃得太饱，一样会使人无法集中精神。因为血液过度集中于腹部，会使脑筋变得迟钝。与此类似的还有一种情形——渴。 两者都会使血液循环异于平常，导致脑筋反应迟钝。
不要一味地钻牛角尖如果遇到比较棘手的难题时，就先把问题的内容记在脑子里，然后继续 下一个问题。等到晚上上床以后，在睡着之前，再重新思考一遍白天未解决的难题。结果，往往会忽然得到一些灵感，解决白天碰到的难题。当然，灵 感不是一直都有，不过，这也没什么关系。说来也真是不可思议，如果你把问题记在脑子里，有时在隔天早上换衣服的时候，就会不经意地想到答案； 或者在上学途中思考其它问题的时候，突然得到解决这个问题的灵感。
当你碰到难题的时候，即使想一两个晚上，还是找不到答案，这和没有想又有什么不同呢！ 每当百思而不得其解的时候，你应毫不犹豫地把问题发展的情形，记在笔记上面。如此一来，这些问题就进入你的潜意识里，常常可以从毫不相关 的事情，得到解决问题的灵感。
这种方法绝对不是靠运气！利用潜意识解决难题，在科学史上就有许多 先例可循。其中最有名的，应该是阿基米德原理及牛顿万有引力定律。
阿基米德在洗澡时，由于注意到从澡盆溢出来的洗澡水，而发现浮力的 原理。牛顿由于落在头上的苹果，发现了万有引力。这两个故事虽然多半经过后人润饰，但两人的潜意识和发现有很大关系，却是不容置疑的。一般说 来，只要存有潜意识，往往在某个时候，就会碰到解决问题的灵感。
利用“暂停时间” 对百思不解的题目穷伤脑筋，可以说是垂直式思考法的弊端。在此，举个实例说明。 有个债主向欠债的人要求：“把钱还来！不然，拿你女儿抵债也行！”
债务人当然两个都不肯。债主看见路上有许多黑色白色的石头，于是捡起两 颗，说了一个办法。
“我手上各有一颗黑石和白石。如果你能猜出白石头在哪一只手里，你 欠我的钱就一笔勾销。不然，我要带走你的女儿！”
事实上，债务人早就看见债主捡的是两颗黑石头。不管选哪一边，女儿 都是让人带走。不选，债主又不会罢休。债务人只好不情愿地伸出手，选了其中的一个。就在债主要把石头放在债务人手上，揭开谜底的时候，债务人 假装手发抖，没接到石头，于是石头就掉到路上。路上到处都是黑石头、白石头，到哪里找刚才掉的那一颗呢？债务人故作无辜状。
“对不起，是我没接好。不然，我们看剩下的是什么颜色的？这样就可 以知道，我刚才挑的是黑石头？还是白石头？”
结果当然大家都猜得到。债主手上既然是黑石头，债务人猜的就是白石 头了。这时，如果你一再反复地伤脑筋，不能猜又不能不猜，结果，根本找不到解决的办法。如果能采用水平式思考法，从完全不同的角度去思考，往 往能找出渡过危机的方法。
解决工作上难题的道理也是一样。不要一味地采用垂直式思考法，改用 水平思考法试试，往往可以意外得到一些解决问题的灵感。不过，当你碰到难题的时候，不要穷伤脑筋，应该用笔把问题记下来，让头脑稍作休息。
最要不得的作法是，拼命地钻牛角尖，想些不可行的办法，然后半途而 废，过一阵子又从头再来一遍。关于这点，美国心理学家曾经做过一个有趣的心理实验。他找了两组人做 24 个演算问题。其中一组从头到尾不休息，另 一组则在中途休息一会儿。结果发现中途休息的这一组记下的问题，比不休息的组多两倍。
此外，关于不休息的组，还有一个有趣的发现。比较他们可以立刻回答 的问题和没有自信的问题，发现他们对于前者记得较清楚。再比较他们没有自信的问题和答不出来的问题，结果发现他们对于后者记得较清楚。
把解决不了的问题记录下来从上述的实验，我们可以知道一个事实：能够立即作答的情形姑且不论， 如果是没有自信作答的情形，则对于问题内容的印象会较模糊，甚至比回答不出问题的印象，还要不清楚。 因此，在事业上如果一遇到难题，就匆匆回答了事，实在是不太好。因为，一旦作出答案，以为可以交差了，在潜意识里就不会再留有印象。即使 日后碰到了可以解决这问题的灵感，也反应不出来了。
在此，我们可以得到三点结论：（1）遇到难题没有办法立即解决时，先把问题记录下来。
（2）如果在潜意识里有问题的存在，则往往会不经意地得到解决问题的灵 感。
（3）勉强作答，敷衍了事的作法并不好，因为这样往往会错失可以真正解 决问题的机会。
在第一点结论我们提到记笔记，这除了可以作为日后参考之外，还有一 个妙用。
如果把解决不了的问题记录下来，就可以暂时不去想它，而全心全力解 决其它问题。如果不是这样，脑子里尽是解决不了的难题，即使想作点别的事情，也因为无法集中精神，无法达成应有的效果。
据说即使是得道高僧，在坐禅时心中也免不了会浮现一些尘世俗念。于 是，有些高僧在坐禅时，就带本笔记本，一有杂念，就立刻记在笔记本上。
如此一来，就不会被杂念所扰，得以全心坐禅。
所以，不要因为遇到困难而终日烦恼，以致无法处理其他事情。当我们 遇到难题时，只要把它记录下来，我们的头脑就可以回复原先空白的状态，继续处理其他事情了。
积极地休息一般公司的上班时间，包含午休 1 小时，通常都是 8 小时。如果是 8 点 上班的公司，办公时间大概是上午 3 小时，下午 4 小时。
相信只要是上班族，都会有同样的经验：上午的 3 小时，还蛮有精神的， 到了下午，都觉得非常疲劳。觉得疲劳，工作效率自然大打折扣。这时最需要的是休息一下，然而，坐办公桌的人想堂堂地在办公时间休息，实在有点 困难。一般人的观念总以为，拼命做事才是认真。很多上司也是希望自己的部下都有这样的精神。至于部下，由于不晓得如何适当地休息，只好咬着牙 硬撑下去。
明知硬撑下去，效率不高，还咬着牙硬撑的人，实在很愚蠢。 不过，虽说休息，也不必太放纵。根据经验，一般坐办公桌的人，觉得累的时候，只要稍微活动一下筋骨就可以了。 在走道散散步，做些柔软体操等等，都是很好的方法。如果情况不允许，伸伸懒腰也可以。不过，有些工作的确不太方便在办公室里伸懒腰。这时， 不妨到洗手间，伸个懒腰，洗把脸，轻松一下，没有人会责怪你的。
说到这里，也许会有人失望：“什么？只要这样就可以恢复疲劳啊？” 的确，这没什么稀奇的，但只要这样，整个下午的工作效率就会有很大的不同。有很多被认为工作效率不错的人，往往就是无意识地做一些简单动作， 恢复精神。你不妨一试。
所谓“积极的休息”，是因为这种休息有别于单纯的歇息，是为了保持 工作效率而作的休息。既称为“积极的”，这种休息必须在短时间内达到最大的效果。事实上，在办公时间内也不可能做长时间的休息。
一般而言，办公室的工作会使人感到疲劳，大都是因为长时间保持同一 姿势，使得血液循环不良，导致筋肉疲惫。所以，如果你一直保持着前屈姿势，那么在休息的时候，可以做一些反方向的动作，使原本受压迫部位的血 液得以畅通，使用过度的筋肉得以舒展。这些动作实在很有效。
