一、信息处理有规可循
信息收集的意义和原则把散在各地的现象或事实收集起来，似乎是一种很简单的说法，但在一 日数变、都市化、国际化咄咄逼人的时代，运用资料的工程绝不比经营一个企业、建造一栋摩天大楼容易，现在来看看下面几个例子：（1）以汉堡包这种几乎世界通行的食物来说，就有德国汉堡包、美式汉堡 包、意大利汉堡包？？不同口味，你能从它们的组合材料中判断这几种“饮食文化”的差异吗？再假设，当这些食品同时出现在一个城市、一家速食店 时，又代表什么意义呢？
（2）再想想人们每天吃的食物，你能在澳洲草场和亚马逊森林被破坏的现 象之间做联想吗？
（3）如果继续研究饮食文化的演变，你能根据现代生活的步调，发现“微 波炉饮食文化”的出处和根源吗？
（4）再思考一个比较复杂的问题，如果有一个结论认为，都市化社会、汽 车文明的诞生，都和女性进出社会的过程有关，你能找出前因后果吗？
也许你花了些时间想这些问题，然后忘掉；也许你觉得有趣，然后拿这 些问题去询问若干人；或许你果然很认真地去寻找任何可以解答这些问题的资料，不得到答案不罢休？？。
不管你采用哪种态度，人们都会发现，要确实而完整找到这些问题的答 案，恐怕不是三言两语可以交代的，也不是单纯依靠个人灵感可以解决的。
做为一个现代人，人们需要收集许多资料，并做恰当的整理、分析，然后从 中找出有助于自身工作的部分，加以运用。
以上只是笼统的叙述，现在介绍信息收集的基本原则。 信息或资料这两个词因应用领域不同，而有不同的定义。在人们大量使用这些字的同时，也搞混了它们的概念。综合一般说法和英文解释，信息应 包含下列内容：（1）事实、真实（FACT）：指还未经“加工”的事件所拥有的原始面貌。
（2）消息、通知（INFORMATION）：指由传达而来，已经过某种程度整理 的事实。
（3）知性、智慧（INTELLIGENCE）：指由经验或理性推理而创造的事实或 思考方法。
（4）知识（KNOWLEDGE）：指由发现及思考而产生的系统化概念。
（5）报告（REPORT）：指经过事实调查后，所做出的记录结果和结论。
（6）资料、记录（DATA）：指汇集事实后记录下来的所有文字。
（7）报道、传闻（NEWS）：指最新、有新闻价值的事实，和对这事实的传 达。
收集资料的目的
请看下列资料活用关系图中的收集部分：？“人”的资料？？平面媒体？资料库？
工作开始→资料收集？────？目的和动机？？计划和原则？？？焦点和定位在收集信息前，管理者要确定为什么自己要收集这些资料呢？对商人来 说，收集资料是为了以最有效的方法获得有用商机，以便加工后产生商业利益。以现代社会来说，具有“新时代感觉”的商品或服务最被看好；再加上 利用信息来购买、消费和决定休闲方式的年轻人愈来愈多，商界如何把握这两个趋势来制造利益，是决定胜败的关键。而这两个趋势是经过过滤和综合 无数资料，经过比较、分析后预测出来的。
管理者收集资料的目的是最关键的因素，而决定这个目的的方法有下列 四种：1.决定资料的质与量 以日本来说，一份全国发行的早报，大约相当于一本文库丛书的字数（约6 万字）；如果加上附送的晚报，那么订一年报的读者，等于一年内读完 400 本书！假设有人一天要看三份报，那么这个人一年就收集了 1000 本以上的文字信息。再以日本电视台来说，国营的 NHK 一天约播出 19 小时节目，民营电 视台也大都超过 20 小时，甚至 24小时。东京居民一共有七个电视频道的选 择余地，也就是一天内至少有 130 小时的节目可看；如果把这些节目用每卷6 小时的录像带都录下来，一年之后，可制成 7900 卷。 在茫茫信息大海中，要找出符合管理者需要的资料实在不容易。但事实上，如果进一步深究，就会发现信息无限量出现的原因不是泛滥，而是重复；大量重复的信息才是泛滥的主因，不同媒体其实登载了大量相同的信息，只 是调味料不同而形式各异罢了。在追求高品质的时代，“量”的比重有时候是很小的，收集资料时要注意这个要求。
2.判断资料的原始面貌 寻找源头是收集资料最重要的原则。既然资料大量重复，管理者就得设法找到最原始的资料，这样才能切实号准时代脉搏，把握机遇。 现存的资料，几乎都经过一个人收集、加工，才传到另一个人手上，不管是有意还是无意，渲染与夸张绝对是不可避免的。因此，请切实检查你要 收藏的资料，仔细阅读它的内容，并和其它资料比较，再决定有无必要保留。
3.动脑的方法 当管理者寻找资料的源头时，可以发现多少包装华丽的大部头书籍，只是几把剪刀、胶水和纸张的组合而已。管理者唯一要动脑的是在重复、散乱 的事实中，找出共同的道理；管理者探讨的是产品畅销背后的社会性、组织性因素，而不是迷惑于广告词本身所推演的逻辑。收集资料是将符合原理、 法则的片断事实集中起来，然后加以整理和应用。
4.考虑收集资料的成本 因为资料无限制地膨胀，所以帮助使用者迅速获取资料的服务也愈来愈多，这个倾向将持续到下一个世纪。不过，花钱取得信息未必划算，如果花1000 万美元拿到的资料，只能创造 100 万美元的收益，这种收集资料是无意 义的。
收集资料的成本其实和任何生产活动相同，它包括：（1）动员最少的人 力；（2）利用最短的时间；（3）花费最低的金额。执行这些原则时，要注意其中的互补性。比如动员许多人力时，能保证节省时间并提高资料质量；花用 漫长时间却能保证长远利益的做法也是可行的。使用经费的办法也相同。
充满自信，把握原则，精心测算，也是收集资料的必要条件之一。
明确收集动机
在管理者开始收集资料前，要先回答以下几个问题：（1）你想得到哪些具体资料？
（2）哪种资料一定要有？
（3）哪些意想不到的地方可能藏有目标资料？ 不分主次、漫无目的永远是收集资料的人最易犯的毛病。就像你曾经不知道需要哪些信息，却连续收集一个月结果仍似懂非懂一样，总以为只要坚 持收集，就能分清目标；事实上这种好运气出现的机会微乎其微。最后的结果是，你面对一堆“都有用”的资料，却不知该用什么。下面这个例子是说 明从假设需要到调整焦距、到收集资料的过程，这是许多成功企划案的步骤。
1986 年春天，卡文和同事在东京原宿的竹下路做了一次“新人类形象” 调查。这条长仅 400 米的商业街，一到了假日，总挤满了无数青少年。他们想了解青少年为何对这条街这么感兴趣，以找到青少年的行动模式、文化倾 向和新一代的消费模式。
1.“竹下路”模型 行动前，他们开了一次动员会；一群人正儿八经地坐在桌边“发呆”。
这是咖啡、香芋加闲聊的会议。他们把酝酿出来的想法逐一记在纸上，利用 文字再产生新想法，帮助他们理清思路，然后进行大分类，最后罗列出问题。
“竹下路行动”实施准备范例： 卡文等在这次行动中想了解什么？ 为什么年轻人会聚集到竹下路去？ 年轻人的理由是什么？ 竹下路商店的理由又是什么？
什么样的年轻人到竹下路去？ 他们为什么选择竹下路？ 他们产生了什么样的影响力？ 他们共同接触的传播媒体是什么？ 他们接触哪一类的文字和电波信息？
受这些信息影响的人，生活背景如何？ 他们住在哪里？ 来自哪种家庭？组织成员如何？ 商店提供哪些商品和服务？ 这些商店在何处，制造方法如何？
商店经营的背景如何？ 他们的价值观和想法如何？
这些经营者有哪些共同点？ 大企业有没有参与其中？ 商店街用哪些特别方法吸引青少年聚集？ 他们的消费能力如何？ 有多少自由支配的时间？如何支配？
理论上他们有故意诱导年轻人走向的可能，他们是如何做到的？ 他们对同一事物产生兴趣，并采取实际行动，是不是受传播媒体影响？
2.系统整理的步骤 上述例子可能并不适用于每位管理者，不过如果仔细推敲进行的步骤，其实可以归纳出五个原则：（1）发现不寻常的事物 不用心观察、见怪不怪是许多人丧失机会的原因。以日本人来说，在 80年代前期，常有许多情侣在传统咖啡店里相对而坐，他们既不交谈，更不“眉 目传情”，根本就是漠然冷对。为什么浓情蜜意的人进了咖啡店就变样了？
如果有人能进一步了解，极可能发现另一个消费市场。
（2）亲身体验1988 年，日本推出高级国产车 SIMA，每部卖价高达 500 万日元，却离奇 地畅销，成为当年最热门车种。许多人都在思索其中的原因，而各媒体的从业人员却拚命地绕着车子的名字、配件、性能打转，起码有一半的记者连车 子是什么样子都不知道，就编出了各式各样的理由来说服读者。其实这部车最大的优点是它有略似女性身体轮廓的“性感曲线”，吻合强调 Body Concious的时代潮流，证明“女性化”的机械产品有市场。自诩“秀才不出门，能知 天下事”的你，有时也该活动筋骨出门看看，免得被二手资料所蒙蔽。
（3）追溯既往 任何事物都有它的时间流程，就像每个小孩都有父母、祖父母、曾祖父母？？一样，没有人会凭空冒出来的，管理者要追究他的生活背景、亲人， 才能了解儿童的行为模式。其它事理亦然。
（4）扩大空间 在狭窄的环境里，许多思考被挤压的结果，造成其本质逐渐泯灭，思考的敏捷性荡然消失。与其在自己的部门里苦思，倒不如看看别的部门的流程？ 与其困在本行业，倒不如看看其它行业？看看其它的国家？闭门造车是会永 远失败的。
（5）用图解方式联想 当管理者感觉思维混乱时，最好拿出纸笔来，写下关键字或画些图形，借有形的图文思考，用自己的想法来启发自己。其实从现在个人电脑的普及 来看，很可能将个人的原始想法输入电脑，等累积一定程度时，再利用电脑的移动功能审视、分类这些构想。用电脑整理构想时，不妨在每一行的起头 订一个代号，英文字母、注音符号都可以，以方便检索和归类。？？ ？资料的类型？ ？资料的价值？
收集的目的？？ ？脑内和脑外的资料？ ？？？ ？可产生利益的资料？？ ？制定目标？ ？？收集的动机？整理构思？？ ？系统化处理？？ ？设定产品形式？ ？
资料收集的基础？收集的计划？时间。人。经费？？ ？工作管理？？ ？制定工作规则？ ？统一规格？ ？？？收集的原则？统一文具用纸？？ ？统一使用工具？ ？？ ？？用最原始的资料？？ ？发现不寻常事物？ ？用不同角度观察收集的焦点？？ ？追溯既往？ ？？？ ？用图解方式联想当然，如果觉得使用电脑不方便，用卡片处理也是一种方法，只是每一 张卡片只能写一件事情，才不会混淆。
收集资料时应制定合理的计划任何一种工作都有开头和结尾，尤其在专题式收集资料的情况下，更要 有“截稿”的意识，才能有效率地赶上工作进度。一般地，收集资料时应制定合理的计划，不管是专题式资料或长期的收集，都要有阶段性的处理，大 概分三个步骤：（1）设定“产品”类型 如果是长期的资料收集工作，管理者要确定未来资料建档的内容和形式；如果是专题式的资料收集，更要考虑将来要使用这些资料的方法，即要 先决定最终“产品”的面貌：（1）是以口头说明还是书面报告报出结果？（2）报告书用手写就可以；（3） 报告书必须打字处理吗？（4）是否要将报告书交付印刷厂印成册子？（5）有无附加照片、幻灯片、录像带等录像资料的必要？
提前设定“产品”的类型，会影响资料收集的方式、进度和经费；如果 没有事先的设定，可能会降低使用资料的速度和效果，更可能造成浪费。尤其是现在的许多提案会、企划案都是多人合力完成的。事先不设定录像资料 的使用状况、报告书的写作格式和版型，收集出的资料将会是毫无章法、风格不一的一堆文字。
（2）合理调配时间、人才和经费 最简单的资料收集方法，就是打电话向有关人士请教，而到图书馆带资料、到书店买书则是可以立刻行动的方式。也有人投入大笔财力和人力，在 海内外各地大量地收集信息。要采用什么方式，单凭个人或团体的需要和财力而定，没有任何硬性的规定。
如果时间充裕，一个人就能做很多事情。很多非文学类的作家对固定的 现象经过多年的观察和收集资料以后，下了很大的功夫终于写出惊世巨作。
而动员大量的人力，则有可能在短时间之内完成相应的工作。有人怀疑这种 速度的可能性，事实上，如果有三名记者，每天采访两个人，10 天就有了 60个答案；如果记者增为六人，则效率会成倍提高，截稿的时间肯定更快。时 间和人力的关系就是如此微妙。
现在广告公司或公关公司为客户代做的市场调查，收费动辄上百万，就 是明显用金钱换取人力或时间的方式。时间、人才和经费如果经过合理的调配，对收集资料有很大的帮助。
（3）进行“工作过程管理” 一个单位如何制定合适的时间表来进行进度管理是让管理者头痛的难题。根据工作经验，设定期限是进度管理的首要任务。如果没有设定完成工 作的阶段性时间，员工拖延懒惰的习性绝对会“尽情发挥”的。
有时候许多工作需要长时间进行，很可能是几个月、3 年甚至更久，这 时候不妨从小进度管理抓起，用每周、每月的进度做目标，最后累积成最终结果。卡文过去在从事一项专题研究时，6 个人花了两年时间才完成；工作 进度完全依据山根式工作进度管理表来控制。在设计这张表格时，要掌握工作进度，应该切实完成哪些项目？这就是制作进度表的目的。要在纸上写下 具体的要求：（1）要判断准备收集的资料是否充足；（2）要专人负责，明确分工；（3）要清楚显示每个人的工作进度，并考核其是否已经完成。把这张表输 入电脑，然后打印出来，利用各种符号注明不同的工作进度，有变化时，再用电脑修正进度情况。有了这张一览表，每个人的工作量就一目了然，可做 为核算工资的参考。
下面是一个四人小组调查消费者使用通讯器材情况的例子，管理者不妨 用“山根式工作进度管理表”（附表）来处理进度。
通讯器材使用情况调查：（1）以讨论方式设定需要取得的资料样本；（2） 在左栏写上分类名称；（3）在最上栏填写工作人员姓名；（4）将要收集的资料名称记入栏内，这样就可决定每个人负责的类别，分类时要注意考虑个人的 知识和判断力；（5）在工作进行中，不断以记号区别进度，比如未完成者划（○）、已完成者划（ ）、已提出报告者划（●）等；（6）以不同记号记 录不同的工作类别，像（△）、（▲）、（ ）表示资料收集程度，（□）、（ ）、（ ）表示电话沟通情况等，都可以分别使用；（7）在每次例行会 议后，都要做好所有记号，再把会议记录输入电脑中。从管理表的横向看，可以检索调查内容是否充分；而从纵向来看，则可了解个人工作进度，督促 落后者迎头赶上。
工作进度管理表范例：
姓名分类各区 动态
使用 者现状
A B C D
●政府的专题采访
□办公室女性使 用电话概况■主妇的电话生 活
未来
技术
未来电 讯动态
海外 动态
●光纤通信
●资料库 DATA 通信
△交换机■传真机多功能 电话
■美国的参与问 题
▲法国的迷你电 话
■费率
▲合同
○资本
从前面的实例，大概可以得知：（1）从“使用者现状”和“海外动态”来 看，资料显然不足；（2）“使用者现状”仅使用电话采访，应考虑面对面的沟通方式，另外最好加入“商界使用现状”资料；（3）“海外现状”只有一个例 子绝对不够，一定要取得世界各国资料；（4）有关“未来电讯动态”部分，应考虑增加“行动电话”动向；（5）“未来技术”一 项，应该收集总论式的文章；（6）从工作人员的资料来看，B 的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作 量，要么就分派新的工作；（7）C 要完成的项目很多，可以把“传真机”的问题转给 B 解决，而在“未来电讯动态”项目上，应该把重点放在未来技术方 面；（8）D 应该转向收集综合性的资料，并担任其他人的后援。
经过这样反复检索后，工作数量和质量一定能大大地提高。当然，工作 进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上，而且也适用于其它行业。
收集资料的工作规则收集资料时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收 集，就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如潮水般地四处涌现，尤其以小组形式进行工作时，到手的资料更是混淆不清。这时，工作 规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。
统一格式是制定工作规则的主要内容，在分工越来越细的现代工作中， 只有统一格式，才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地，统一格式可从下列四个方面着手：（1）统一内容规格 根据经验，内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录，空口说明的效力是会逐渐消失的，白纸黑字才能存证。就像前面提到的原宿竹下路调查 计划，一共动用 14 名兼职记者、10 名工作人员，回收样本 460 份。如果没有事先规定内容，可以想象有多紊乱。因此用问卷代替采访笔记，用固定规 格用纸代替一般回函来做资料管理。这个方法后来被日本电台采用，下面这个表格是他们采访新闻时的使用范例。
日本电台采访表： 采访对象： 采访者：1.当你面对麦克风时，你眼中的采访者看起来感觉如何，请说明。
2.当你面对麦克风时，觉得自己和平时有何不同，请具体说明。
3.请说明个人第一次上广播节目的经验。
4.请说明个人和广播接触的经过。
5.请说明个人收听广播后的最大收获是什么。
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（2）统一用纸规格 任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在 80 年代办公自动化热潮 刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但 这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。
信息媒体之所以取代不了纸，是因为目前找不到任何替代品能像纸一 样，不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利，而且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在，无法泯灭。但是纸资料不断增加， 无限量地堆积也不是办法，它非常容易造成混乱和浪费，所以在开始收集资料时，就要找出最容易整理的书面资料规格，把纸张用量压到最低。一般使 用的纸张规格不是 A，就是 B，学校的考卷是 B4，B4 的 1/2 是B5，是一般笔 记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为 A4，也有人用是 A4 两倍的 A3 纸，不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是A4.最让人困扰的是 政府机关送达的文件总比 A4 稍大，看起来像 B 型纸，但比较起来又比 B4 小； 在邮递时必须折两折，以 B5 纸处理，在保存B 型纸时也常要反折。根据经验， A4 纸已经足以应付书写资料用，如果读者够细心的话，应该会发现报纸的 1/4 和 A4 纸几乎大小一样。
要混合处理 A、B 两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或 书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用 A 型纸比较容易处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当 然是 A4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。
（3）统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听 人讲话”也是一种方法，但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔记的方式；而最近几年打破传统文字媒体 形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记 录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体 优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用 VHS 尺寸的带子作取材工具， 也有人用 8cm 录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。
同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电 脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。
所以，收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。
（4）收集到的资料最好是原始文件 资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生“以讹传讹”的效果。即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关 键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此，在收集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用“别人的 引用文”。虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则。误用二手资料的后果都相当的严重。因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来 源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。
“资料收集的基础”摘要：（1）收集资料时，要遵守“动员最少人力、花 费最短时间、耗用最低经费”的三原则；（2）制定收集资料的目标时，应先经过讨论和沟通，再列出与主题有关的项目；（3）一定要随时提醒自己设定最终 产品的规格和形式；（4）多人进行多项工作时，可利用“工作进度管理表”控制质量和进度，并随时检索、修定流程和目标；（5）随时注意统一资料内容、 规格及信息机器的格式；（6）绝对要坚持收集“原始文件”的原则。
信息整理的重要目的1.整理的目的在于缩短“检索时间” 若你进入新闻大楼的政治部门或社会部门办公室，可以看到记者先生的办公桌上简直乱得惊人！在狭窄的桌面上摆着成堆的备忘录、稿纸和资料等，十分凌乱，几乎连工作的空间也没有了！可是再仔细一看，似乎杂乱不堪的 办公桌上，其实是很有条理的，当他们需要什么时，即使闭上眼睛也能拿到。
说实在的，管理者书桌的凌乱程度并不亚于记者，有个别管理者从中学 到现在一直都是如此，可以说是历史悠久了。但是，尽管看起来杂乱，他们却很容易找到自己想要的资料。这可以说是“乱中有序”吧！ 一定有很多人认为：将书桌整理得愈整齐，愈能提高工作效率。“井然有序”，表面上看起来似乎是正确的，但却容易发生“整理手册”中所描述 的“只重表面不重实用”的危险情况。那么究竟如何整理呢？
简单地说，“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨，以提高效率为目的。
“检索时间”是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、 搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要找的词汇，其间所花费的时间，便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮， 而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而 以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以“检索目的”的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。
有人说过“治理整顿”这句话，意思就是要将东西整齐化。其实，“治 理”和“整顿”真正的意思，应该不一样。“整顿”犹如前述的书架，只重外观整齐而不重实用；而“治理”，却是不拘泥于书的格式、大小、厚薄等， 而以内容为重点，所以能够节省时间，并迅速获得资料。欲提高效率的人，治理的第一步，应以缩短检索时间为当务之急。
2.信息整理要以“个人需求”为中心 为“个人”而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。例如：百科全书的封面， 原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位 置，这是很好的做法。当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书 的本意上，你的作法才真的是“物尽其用”。毕竟，需要百科全书时，总能以最短的时间取得想要的资料。
在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。在整理时，必须以“自 我需求”为原则，并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自己的整理方法。但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素， 实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此，这一套整理方法就要重新再研究了。
3.信息整理以迅速为收集原则 最近，在较具规模的百货公司或文具店里，可以看见一些资料整理用品的陈设专柜。实际上，那儿只是摆了一些琳琅满目的“道具”。另外，许多 商业杂志中也设立了以“介绍资料整理用品”为主题的专栏。商业界很多人喜欢在办公桌或抽屉内摆上一堆“整理专用品”，已经成为一种流行风潮。 这并不是要诽谤这些商品，而是很值得怀疑，它们真能适合每个人的需要吗？
如果你过分依赖这些“道具”，并一味以它的用途来整理，而不根据个人需 求来利用，整理效率就一定会大打折扣。例如：在剪报时，很多人都会先用圆珠笔将想要收集的资料划上记号，然后再用剪刀裁下来。不论在公司或家 里，只要用具齐全，进行剪报工作十分方便。如果有一天你在车上看到报纸上有一篇合乎需要的资料时，又该怎么办呢？那时手边什么用具也没有，只 好暂时放弃了；如果你整天都在外面约见客户，等回到公司或家里时，对那篇重要的报道，大概也忘得一干二净了。这种情形屡见不鲜，令人烦恼。
西方有句谚语：“幸运女神只有刘海”，是指当幸运女神与你相遇时， 若不赶快捉住那撮幸运的刘海，等到她与你擦肩而过后，后悔就来不及了，这是警惕世人要把握稍纵即逝的“时机”。整理信息也是如此，若过分依赖 麦克笔、剪刀、美工刀、尺子等工具，而错失收集重要报道的机会，就如同与女神相遇却不能及时抓住她的刘海一般。离你而去的女神，是不会再次对 你挥手的。由此可知，看到对于自己有价值的信息时，就像看到女神的幸运刘海一般，立刻捉住不放。所以，无论身在何处，只要看到所需的信息，就应该“刷”地一声，尽快地把它撕下来。这里所指的整理方法，目的是希望 读者不要过分依赖“道具”，能加以利用“撕”这一独门绝招，即以简单、快速的方法来完成资料的收集。
4.开始收集信息时，不要希望有“完美品”的出现“撕”这一绝招，能使资料尽快到手，且无须借助其它用具。这与信息 整理有个共同点：节省时间。许多人在整理信息时，都是 3 分钟热度，过没多久就把它一脚踢开。这些人常说：“收集信息最主要的是‘知道’就行了， 收集后还要再整理，太麻烦了？？”，这些人认为信息整理只要做就可以了，无须仔细过滤，以致于开始做没多久，就有挫折感了。
对于这类人，现奉送他们一句：“信息整理力求简化”。这才是最好的 方法。剪报时，看到认为需要的部分，就立刻撕下来，然后把剪报贴在活页纸上，等累积到某种程度后，再考虑重新分类整理。刚开始，应先考虑“什 么样的信息比较适合自己？”等因素，然后订出收集的标准，还要腾出宝贵的时间去完成它。可是，如果最后发现离“完美品”还有一大段距离时，就 会十分泄气。
奉劝各位管理者，先经过一段时间的收集，再整理这些信息，千万不要 以为“这是完美的信息”。毕竟，在信息整理中，“完美”是无法达到的境界。事实上，如果有“为了获得周详的信息整理而投入过多的时间的人，简 直是傻瓜”的认同心理，再做信息整理时，大多能得心应手，事半功倍。而且熟能生巧，渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后，必能设 计出最佳的整理方法，在不同情况下加以应用，发挥它的功效。例如，为了能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手——“信息检索 秘书”，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。
5.工作信息检索化的方法当你 26 岁时即成立一家公司，独当一面。在此之前也许你常想：如果自 己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时间在研究如何有效管理员工上。你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其 各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。依据工作内容而整理设计出的“信息检索秘书”，是一种“完成中”的信息大全，内容包括电话处理、 文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地完成工作的每一步骤，而达到“缩短检索时间”的目的。
开始设计“信息检索秘书”时，千万不要存有“大功告成”的想法，因 为在制作时必定会出现一些问题。为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有一边实行、一边改进，才能日益进步。在实际工作中，常会出现突发事件， 而这种情况是“信息检索秘书”无法处理的。对于这类事情，职员也常产生差错。处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善“信息检索秘书”的功能。不断地增加“信息检索秘书”的功能，并视其为 每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经验之谈。如此才能促使公司业务蒸蒸日上。现有的“信息检索秘书”，都以 公司有关业务的处理为范围。但如果懂得其用法，对于处理其它事情，必定 是相当实用的。
由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位“信息检 索秘书”，虽然它不是“人”，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作效率。即使再复杂的工作，如果依据“信息检索秘书”的步骤进行，就必定能顺利完成。例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。这些文件 都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊的，浪费了不少精力和时间。如果能把处理这类事情的程序纳入信息检索内， 就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多精力和时间。
“如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？”、“任何时 间前往市府办事处都可以吗？”、“途中经过哪些地方呢？”诸如此类的办事资料，便可汇集而成“工作信息检索”。起初，“工作信息检索”的资料 一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。错误往往也是充实工作信息检索内容的重要来源。这一点和你的“信息检索秘书”完全相同。
6.信息收集以“完成目的”为出发点“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严 谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。有一位男人，远从长春来拜访名作家 K 氏，其 目的是希望 K 氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中，可 以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠 告。K氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。就 问他：“你每天花多少时间整理资料？”他立刻回答：“从早到晚。”接着又说：“由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我 实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！”
也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取 K 氏的忠告。K 氏对他说：“你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如 何？”假如你是 K 氏，对这位长春男子，也会做相同的建议。信息是为了使用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、 会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十分浓厚，也渴望追求新知，以加强这类知识。为了完成“自我需求”的目的，“什么是我需要的”，这正是收集信息的首要工作，即所谓的“目的意识”。 更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是“目的意识”
须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段，就会 像长春男子一样，不知以“目的”为收集标准，竭尽全力整理资料，追求“方法论”；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋 里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡是在劫难逃的了。
7.信息收集的标准“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不 明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说“使用”了。“请勿不停地储存信息，断然决定资料的取 舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会 在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”，而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用 标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。 信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不 会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。
8.资料取舍要速战速决 对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部 分，都应该断然丢舍，千万不要存有“留着再作打算”的念头，应以“速战速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料， 很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，最后干脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初 就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的 一项重要观念。
如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。 但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点 的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，其它的就可以弃置一旁。
有关信息整理的书籍常这样写着：“收集资料要限定期限，在这段期限 中没有用的资料，就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上，无论期限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长 而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息“取舍”
的决定，更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资 料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：“断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？”管理者应 该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊 室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目 录，留待查阅时作为“检索”的来源。
除了以“采用标准”作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报 时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，以及划下重点等，为未来“检索”工作奠定良好的基础。
信息整理的特征信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边， 就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休 息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实 际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。
