唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资 料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整理术”是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然 后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其 结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。
对于这种状态，可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里，习惯地把因 房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”；而“资料肾亏”是指资料过多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不 清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。
不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方 式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率 的。
1.工作效率化 许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能 错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。
有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资 料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的 事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是“工作”， 而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工 作的最终目的。
工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为“资料工作”是大 众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成 了这个时代社会人的基本素养。
要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清 晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。
2.整理和保管 资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、剪报和索引等方法，来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都 是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有 很多关于“资料整理”的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整 理和保管工作的两大动力。
不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上 立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有“更需要你注意”的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书 桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资 料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。
信息整理的技术在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感 觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？
明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易 使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行 工作，即要符合“资料生理”。
1.资料生理学 任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出 资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想 未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的 计划。
要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的 思想体系，最重要的工具是语言，而表现的最主要手段则是文字篇章。所以，资料工作也可以说是用“语言”道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍 或报纸，全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料，设法转化成社会通用的法则，这就是“资料工作”。而资料整理法则须根据大脑的思考方式 来设计，即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的钥匙。人都有惰性，都不愿意处理麻烦的事。因此，在设计资料整理法时，一定要考虑 这种特点。
2.实现低成本高效率“低成本”和“高效率”是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行 为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件为例，一般市面上卖的纸制档案夹约 1 元，如果有 500 项资料，要花 500 元，有 2000 项就要花 2000元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元， 对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理 资料就是因为这个因素。
至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考 虑。使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目录，填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续 都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。一次又一次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低 成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。
3.统一规格的意义 圣经上说：“为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？”。 这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和 VHS 系 统来说，一直到最近才有统一成 VHS 的趋势，显然 BETA系统已经落伍，但在市面上还可以买到 BETA 系统的产品。这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代 的“巴别塔”。不过 VHS 的音质的确没有 BETA的好，日本电视公司就爱用 BETA 带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。 在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的 JIS 键盘并不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设 计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好像不管英文是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的 基本要求。选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且兼容的机种。 选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使 用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一， 因此必须事先统一规格。
二、处理各类信息的技巧
人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互 贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。在这种定义下，收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时，一定要打破自以为 是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所 言所行，这个“人”就成为获得信息的最有利来源。
1.找到“人”资料的方法 要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：（1）决定会面对象 找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干 要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。
（2）订约 订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大， 尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒昧打电话联 络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括：a.请对方恕己冒昧；b.说明自己的身份；c.说明想要会面的 原因；d.列举面谈的内容；e.说明希望会面的时间；f.注明自己的地址、联络电话；g.说明信件到达后，会再以电话确定各种事项；h.这封信一定要写 得简洁有力，太冗长的信只会折磨对方，尤其是到私人企业采集信息，更要注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天，就可以打电话做第二次的 确认。有信件沟通在先，交谈起来就不致于有麻烦。
（3）准备工作 在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得 翻阅第一本和最近出版的那本书刊。
（4）拟好问题备忘录 因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。
（5）会面沟通假如会面的时间是一个小时，在前 30 分钟之内，一定要问完所有准备好 的问题，并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中，如果对方允许，也可以使用录音机，但是一定要记笔记，理由有三：a.录音机常会出现故障、 电池耗尽等情况，记下笔记可以分担部分风险；b.记笔记可以帮助自己思考。
尽可能使用图解的方法记录，大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来， 在会面过程中，新的问题会接连出现，而且经过图解也可以确认是不是遗漏了问题，这和速记是不一样的；c.记笔记可以表达沟通的诚意。如果只是把 录音机一摆，傻坐一旁呆听的话，对方会怀疑你到底有没有把话听进去，这会影响到沟通的气氛。就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样，也是需要若 干身体语言协助的。
记笔记时，要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白 的地方，经过前 30 分钟访谈后，就可以回过头来就这些感想和疑问，再和对方商讨。在后续这 20 分钟的会谈中，不妨逐渐加入自己的意见和观点，与对 方做一番讨论和交流。如果事先没有处理好记录，是不可能进行这种谈话的，很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。经过思考后的讨论，不但自己能够 得到清晰的反应，对方也能察觉你的慎重，在谈话中得到理性的反馈，也就更能维持融洽的气氛，对方或许会说出更多自己预料之外的信息。
经过 50 分钟的谈话，双方已经建立了某种程度的熟悉感，在接近尾声的10 分钟里，对方的戒备心理略为松懈，这时候也是许多重大关键问题可以进 行解决的时机，要注意掌握。60 分钟会面结束后，可以合起笔记、关掉录音机，相互寒喧一番，然后告辞。通过这样的程序，双方已经有相当的交流， 不但会产生一些亲密感，也为以后的往来留下良好的印象，这是面对面沟通和其它方法最大的不同之处。
2.人物资料收集秘诀 管理者在进行人物访谈时，常要去了解他们的时代背景、成长过程、事业经历等。许多的事实、现象和趋势，往往是通过特定“人”的力量而改变 的，而这些“人”所具有的“力量”常和他们的成长背景有密切关连。前述 的卡文在 20岁的时候，曾经替一家刊物做人物系列的报道，每个星期要用摄 影报道的形式，将当周最有影响的新闻人物，做一个简单的人物小传。在五 年之内，他总共追踪报道了250 个人物，在工作期间就发明“山根式袋式档 案”这种整理信息的工具。此外，他还使用了其它的工具：（1）沟通诊断书在做人物系列报道之前，拟一份“沟通诊断书”，把 263 个问题做成一 张表夹在笔记中，这些问题是适用于任何一个人的；只要问了这些问题，任何一个受访者都有了大概的轮廓。这种做法，就已完成了部分资料的整理， 和对象沟通时还可以检查有无遗漏。这就好像飞行员在起飞前，一定要拿着检查表把所有仪器检查一遍一样。一旦完成采访后，把个人资料列齐，再把 这份“沟通诊断书”装入档案，就存了将近 300 位社会知名人士的基本资料。
（2）人生年表和人生定规“人生年表”是一种更好的收集资料工具。管理者想知道时代发展的唯 一办法就是阅读历史年表，而想了解一个人的发展，自然就要查看其人生年表。但市面上并没有现成的人生年表可用，所以自己应做一张“人生年表” 来使用。
光了解一个人的年表，而不知道这个人和社会发展之间的联系，这个人 物资料的收集还是不全面，所以还应该制作“人生年表+人生定规”。首先把 一个人从诞生到100 岁作为一个时段，每年做一个刻度成为定规，定规的一 边记载这个人的发展历程，另一边则和人生年表相对应，人生中走过的重大 事件就一目了然了。
另外，获取人物资料的技术办法有四：a.在拜访任何人物之前，一定要 做万全的准备，不可贸然前往，要先确定自己的访问目的和步骤；b.要和访谈对象联系，最好是信件和电话并用，前者重在说明，后者则在进一步确认； c.和访谈对象面对面沟通前，要拟妥有关问题，逐条做成备忘录，切忌毫无章法；d.不要太信任记忆力或录音机，笔记也是必要的手法；e.将人物资料 收集的方法和工具统一，以有利于未来整理和活用。
杂志资料收集技巧据统计，1989 年全日本登记出版的杂志是 1.4 万种，仅翻看一下这些杂 志的封面，都是一件累人的差事。一般地，杂志文章的最大特色是“加工度”
很高，报纸新闻大多以传达信息为主，并不刻意评论事件，而杂志则有其特 定的立场，它往往搭配已发生的事实来描述、批评和评论事件，这也是有些杂志远比报纸有趣的主要原因。阅读杂志时，应将其内容视为一种“意见”， 重新确定其内容是否属实，或有别的观点，这是个人收集资料的一个原则。
杂志选择报道的对象，比报纸的内容更显其特殊性；狗咬人已不是新闻，报 纸杂志的篇幅都被“人咬狗”的新闻所占满，读者一再被灌输这种信息，心中难免会产生世风日下的感慨。事实上这种认识是错误的，这类事件被文字 媒体揭示，就表示这些是“大事”，而非一般性事件，并且不是每天都会发生的。平时在文字媒体上看不到平凡生活细节的记载，事实上这些琐事才是 时代动向和工商业动向的缩影。当管理者在媒体上看到新的信息时，往往会发现这些事物早已存在了一段时间，并且很可能已接近末期。不过目前所有 的信息，愈来愈带有浓烈的都市色彩，一般人已经从体力劳动中解放出来，埋入文字、数字等脑力劳动中；80 年代以来，工作愈来愈趋向于脑力劳动的 结果，是人们不再驱使体力系统，而是脑神经系统。人的行为已经逐渐被文字、数字所控制，这几乎是时代的必然发展。
平时在阅读新闻时，管理者会不自觉地显露这种倾向：一旦经常接触到“人咬狗”式的信息后，潜意识就会认为“人咬狗”的趋势已经来到，隐隐 地觉得身边的狗好像也要开始咬人了！服饰的某种流行会轻易地形成潮流，就是这种现象；比起其它时代，1980 年以来，整个社会相当平稳，媒体缺乏 炒作新闻的材料，各媒体常不约而同地选择一样的报道，因而同时出现大量重复的报道信息，因此而流行。为了有别于其它媒体，每个传播者只好致力 于“自创”新闻，夸大渲染自然难免，这也是耸动性新闻和假新闻容易出现 的主要原因。
随着时代的变迁，管理者阅读杂志的方法有所修正。一旦发现大量“人 咬狗”之类的信息时，大概就能预测，真的会有人在看完了这类报道后，出门找碴去咬狗！这是媒体的社会影响力中最让人忧虑的地方，因此选择信息 时不可不慎。
1.收集资料的程序 对资料工作者来说，在媒体报道各事件时，事件本身已经变成过去式了；知道这些过去的细节没有任何用处，重要的是工作者要能从这些纪事当中， 培养出能发现更新事物的敏锐感和判断力。
杂志文章的确有宣传时代趋势的功能，许多报纸或公共汽车广告的大标 题也隐含有这类信息，尤其是针对年轻人、主妇或职业女性的广告更不能忽略，时代的新动向总是奇妙地显现在这些人身上。阅读杂志时，碰到自己喜 欢的文章，就要把出处和标题记下来，以后要使用时再找出来。除了专业人士外，一般人要买学术性的杂志，恐怕都要付出一些资金和时间成本；最好 先读自己喜欢的杂志，其它特别专业的资料则要等用时再彻底地寻找。应付杂志信息膨胀最好的办法就是赶快读，许多人总是买了一堆杂志放在书桌上，一天、两天没读，到了最后只有丢弃；所以阅读杂志应抱着“现在不读， 以后没机会”的态度，挤出时间来处理，不要眼睁睁地看着新杂志不断进门，读书压力不断增大。
2.杂志资料的取舍方法 杂志资料的取舍和报纸的方法有些相通，基本原则都是少取不必要的，并大胆舍去。否则收集了一堆无法整理的资料，发挥不了辅助工作的作用。 每一个主题所能对应到的资料已经满满当当，有关的每篇文章未必都得保存，一定要遵守这个原则：在必要时，才彻底寻找非要不可的资料。
收集资料时，只选择和主题、资料题目有关的文章。这样收集的资料才 真正有使用价值；以自己的兴趣、专业和经验来收集资料，才不致过分空泛。
坚持这种取舍原则，专攻自己的专业，一定能找到无数资料。从杂志上撕下 来的资料，要立刻用钉书机钉好，记下杂志名称和出版日期等，最后再放进袋装资料袋里。如此积存一段时间后，每个资料袋都如一本书，在等人、等 车时，不妨取出资料审查一遍，再一次决定这些文章是否有保存的必要。
3.收集学术性杂志资料 除了报纸、杂志外，还有不少资料源可利用，象证券交易所、私人收藏文库等都是可以使用的资料源。至于学术方面的最新信息，则要从学术杂志 上着手；尤其是最先进的科学技术，各国研究者都争分夺秒竞相争取，有些人会想尽方法争取同一主题的研究优先权，因为这不仅和科学家个人名誉有 关，而且与现代科学和工业技术密切相关，获取优先权才能取得发明权，也才能得到财富。目前，科学家争取优先权，都以在权威性学术杂志发表论文 的时间为准；查最新科技信息是唯一的方法。这类杂志中具有代表性者有：“Nature”、“Science”、“Proceedings ofNational Academy Science”
等。订阅这类杂志，要和代理书商联络，平时很难买到，不然就得到政府大 型图书馆或特定的研究机构图书馆去寻找。另外一个查阅先进科学研究成果的方法，就是看各学会发表的报告。像日本癌症学总会每年大约发表 2000 篇文稿，最后学会将其集结成册发行。要查阅这类资料可向“日本学会事务中心”查询。
4.收集海外杂志资料 有不少海外综合性杂志已经可以在国内买到，象《每周新闻》、《泰晤士报》、《明镜周刊》等，另外还有其它一些大型的综合性刊物等，也能在 市面上发现。如果不是以海外对象为工作目标的人，要经常看这类杂志并不容易；但这类杂志又常会有时代趋势的报道，所以最可靠的办法，是由工作 单位在海外寻找一个可以为管理者收集、传达信息的单位。
对这个翻译者或联络人，必须给予一定经费，并详细告知对方自己需要 的主题和信息内容。如果对方能在通话费减半的时间里用电话传真信息的话，费用并不高，会比自己传讯过去划算。另外，还可以收集杂志目录或检 索，充实管理者的资料库。
书籍资料收集技巧近几年出版行业发展很快，出版量也大增，读者想要最快地看到书，当 然是到书店查找，但是现在书架的寿命愈来愈短，书在书架上的寿命几乎已和月刊相同，这完全是因为出版物太多，而书架空间却很有限，只好快速淘 汰。结果管理者常找不到自己需要的书籍。此外，“出版商→大盘→中盘→书店”的书籍销售网络，大多以都市为中心，畅销书的印刷数量虽然大，却 也大都在城市中零售，在这些地区之外的书店也就无法供应多种类的书籍。
许多人常凭着报纸广告或其它书讯广告所刊登的书目，到书店买书，店员给 的答复常是“没有”，事实上，较正确的说法应是“曾经有”，而“现在没 有”。
在这种出版洪流中，想要迅速找到自己需要的书，的确要动点脑筋。以 消费者的立场来说，当然希望书店能像图书馆一样分门别类地摆设书籍，可以让人自由使用图书目录，或利用电脑检索系统？？，不过这种可能性很低。 在这种情况下，爱书者不得不采取五种自卫手段：1.先找到购买书籍的方法 一般地，购买书籍的方法有八点：（1）选择特定书店。在众多书店中，选定几家较符合自己需要者，然后定期去“巡店”。要花点时间去熟悉书店书 架的摆设方式，以后找书时会方便许多。（2）选择专业书店。有些书店虽然小，但会营销特别的书种，书目甚至比大型书店还齐全。如能找到和自己的研究 主题相应的书店，则会创造出许多利益。（3）利用电话确认。从广告或其它渠道发现自己需要的书籍时，最好先利用电话向书店询问，免得徒劳而返。（4） 向出版社查询。以订书来说，一两星期后收到书是常事，一个月后拿到也屡见不鲜。如果碰上迫切需要书的情况，真会叫人心急如焚；如果情况特别紧 急时，不妨直接打电话和出版社联系，了解市场的情况后，再亲自到书店去买。（5）邮购。如果在书店没法找到自己所需的书，可以直接向出版社购买； 不妨事先约定将快递或限时专送的邮费一并寄入，这样短期之内即可拿到书。一般来说，这样成功的比例大约是 70%，订书时一定要向对方传达自己 迫切需要的意图，这样出版社才会感到时间的压力，快速地为你处理。（6）
直接购入。如果连邮购时间都想省下来的话，只要确定出版社有书，可以自 己跑一趟去买。对住在都市内的人来说，这反而最节省时间。（7）查图书目录。
每年国内都会发行一本图书年表，将前一年全国所有出版书籍的书名、作者、 出版社、时间等记录下来，找书时不妨多利用这种工具。许多书店也会准备这些书籍供一般读者参考。（8）也可向出版社查询旧版书。在图书馆找资料 时，常会找到二三十年前的极有价值的旧书资料，想买这种书似乎只能去旧书摊找找看，能否找得到还是个未知数。其实，除此之外，还可以试着问出 版社是否有库存，如果幸运找到，常能用很低的代价买到这种来之不易的参考书，而这些书如在旧书摊，很可能是身价不菲的。
2.选择利用地区图书馆 公共图书馆可以帮助收集资料，并且大大地发挥作用。在第一线的工商界人士虽然利用图书馆的机会很少，但如果图书馆仅限于借阅畅销小说或当 期杂志的话，实在很可惜。现在公共图书馆的阅览室，几乎已经变成“不读书的看书学生”的专用空间，这些学生拿这个公共空间写作业、背教科书， 实在很浪费，不论如何，图书馆还是以服务读者为宗旨。
要找出一家收藏丰富、使用方便的图书馆并不是一件容易的事，真正有 用的图书馆并不多。如何选择图书馆呢？应着重考虑七个条件：（1）历史悠久。图书馆设立的时间愈久，收藏古版书、绝版书的可能性愈大，尤其连出 版社都已经没有库存的书，很可能老图书馆都有。（2）藏书丰富。一个图书馆的藏书量如果没有 7～12 万册的话，可利用率会很低。信息工作，就是要在 许多好资料中找到自己的目标信息。如果原资料量不够，就谈不上筛选了。
（3）封架书表示贵重图书很多。图书馆特别封架处理的一定是贵重图书，这是 市面上找不到的。（4）拥有良好环境的参考室。参考室中存放的大多是统计、年鉴、缩版、人名录、年报、地图等书籍、资料，这些是个人难以负担或买 回收藏的书，所以好的图书馆一定要有好的参考环境，尤其要有称职的图书管理员提供咨询。（5）聘用优良的图书管理员。一个好的图书管理员，其实就 是找书专家，他总是用正经、重视的态度来看待读者不经意、不明确提到的问题。一个好的图书管理员就像一座图书馆，他不但拥有丰富的书籍知识， 而且一定要有绝佳的耐性。（6）能让读者大量借书的图书馆。一个好的图书馆，起码一次能让读者借五本书。（7）开馆时间。理想的开馆时间至少一直要 到晚上 8 点钟以后，而且假日一定要开放，这对上班族或个人来说，都是福 音。
大学附设的图书馆也是一个重要的信息源。有些图书馆只对校友、在校 生开放，有些则会对社区开放；会利用大学图书馆的人，大多都是精于资料收集的人。如果要收集特定行业的资料，不妨向社会团体的图书馆和资料中 心寻找；有些企业甚至有自己的小图书馆，也是一个方便的资料来源。专门的博物馆也具有图书馆的功能，博物馆的工作人员和图书管理员一样，都有 释疑的能力，是不可忽视的信息源。
3.有效利用图书馆的方法 为了在最短时间里从图书馆取得最多的信息，管理者应在行前做好准备工作。现在一般图书馆都使用很传统的分类法，并不能全部囊括增加的新领 域的书种，许多人在图书馆里找不到书，有时候不是个人的错，而是图书馆 分类的问题。
一般图书馆的书卡形式大约是：（1）依图书分类；（2）作者名（笔划顺序）；（3）书名（笔划顺序）。如果读者用一种方法在卡片架上找不到自己要找的书 时，不妨换另一种分类法来找，可能会比较顺利。找到自己需要的分类号码后，一定要耐心地把所有书卡看过；找书卡是一种机械性的动作，千万要有 耐心，同时一面找，一面思考自己的主题目标，并记下书名，然后再找到书逐一翻查。如果碰巧到了一个采用闭架式的图书馆，就得先向柜台办理借书 手续，假如运气很差，借到的书都不是自己需要的，又得重新填书单再借，徒然浪费时间和精力，不妨在柜台时就先粗略地看一下，不需要的书就不用 带到阅览室去了。
即使是碰到闭架式图书馆，如果知道分类号也能节省不少找书的时间。 现在的目录迟迟赶不上时代的需要，未来恐怕需要依赖电子式的检索，现在正处于电子和活字的过渡时期，所以还得忍受一段时间。当然不是所有的图 书馆都能利用这套检索方式，只是在上图书馆前要先确定一下自己的主题、分类号，未来有可能利用电脑检索时，也才会习惯。
4.收集资料的注意事项 在图书馆里找资料，大多数能让读者复印，不过要大量复印，尤其是碰到很难在市面上买到的书时，总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通 常会把复印机固定在某个规格以便统一收费；如果复印规格和收集资料的规格不同，会增加整理上的难度；如果需要大量复印时，不妨把书借出来自己 动手复印后再还书，可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸，比规定尺寸小还好整理，要是尺寸太大，就得折叠，以后翻阅起来很不方便。
5.活用旧书的方法在历史悠久的图书馆，偶尔会找到令人惊喜的书，这是平常在市面上找 不到、更买不到的。50 年代世界各国出版了不少研究类的书，都是和生活文化及民俗有关的。另外像地方史等也大多流入旧书摊，平时也不妨多逛逛旧 书摊，这些专卖旧书的店主本人大多就是一本活字典，要在哪些地方找何种资料，他们最清楚也最了解捷径，交上这种朋友受益匪浅。
袋式档案整理技巧前述的卡文先生称用纸袋装资料的方式为“袋式档案系统”，这是他设 计的处理文字资料的方法。他花了大约 500 元，以 500 个档案开始建造个人的资料库。初期使用的只有“角型 2 号”事务用纸袋和角钢做的六段式书架。 所谓的“角型 2 号”，是目前社会使用最广的一种信封套，卡文先生把反面上端剪去两厘米当纸袋使用，收集所有的文字资料，然后依英文 26 个字母顺 序排列整理，是一种简易的方法。
资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时 间、手续繁琐。
许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸， 自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章 的文件也跟垃圾一样，不好存放。
卡文先生过去也曾有这样的经历，每次总要花好多时间找东西，那种烦 躁几乎已经超出人所能忍耐的限度。于是，卡文先生创造了“袋式档案系统”。
这个方法是卡文先生于一念之间想出来的。他已经持续使用 10 年以上， 一直没有停顿过。目前，已经累积了 3000 个档案，还没有停止的意思，并且，绝对自信地介绍给需要的读者。
1.各种资料整理法 在卡文先生创出“袋式档案系统”之前，曾使用过许多资料整理法，结果不是方法过繁无法持续，就是花费太多资金没有效果。他最先使用的是“卡 式整理法”，即以 B6 大小卡片来整理资料的方法。他念大学时，曾经买了 1 万张B6 卡片，结果用了 5000 张就以失败收场，因为这种卡片没办法处理所 有的资料。一直到了十余年后，他才知道想用一种统一规格的卡片收集所有资料的想法太天真了。平常小型报纸剪报还能贴在卡片上，一旦碰到杂志或 数页书上的资料，根本无法处理。这种卡片处理法最适合应用的是整理笔记。
使用个人电脑建立档案似乎也是一种极具魅力的方法，电脑可以把资料 缩成极小尺寸收藏，不但不占空间，又能迅速、简易地检索。但是，10 年前的电脑只能处理文字、数字和一些简单的检索记号。但是，卡文先生那堆积 如山的资料有采访笔记、印刷信息、手稿、照片等，以 10 年前的电脑技术，即使他每天坐在键盘前输入也做不完，更让他头痛的是一字一句地把 200 本 采访资料建立电脑档案。虽然后来有人发明把影像扫描资料进入光碟建立档案的方法，但直到今天，这套系统的携带、使用性都不高，而且个人财力也 无法负担。
因为资料整理不是能产生直接利益的工作，甚至是 8 小时之外才想做的 事，所以设计得愈省力愈好。任何耗费很多时间、精力、资金且占用空间、携带不方便的资料处理法，都不值得采用。
2.改用一般工具当你选用任何一种资料处理法，却屡遭挫折无法继续时，这都表示你的 努力全部白费；只有维持同一系统、不断建档、累积和活用资料，才能真正能对工作产生助益。不管你使用某种整理法多少年，一旦舍弃即等于不曾开 始。因此，当选择最容易维持整理系统的方法时，必须有两个结论：（1）不耗费精力、不怕麻烦地整理程序，且不干扰日常工作。（2）不耗费资金。要满足 这两个条件，首先要注意不能追随流行的资料整理工具。即使选用的工具简陋，但只要简单、便宜就行。
在整理资料过程中，常要补充设备。如果选用的东西不是最普遍和随时 随地买得到的，很容易造成工作上的挫折感。卡文先生使用的“角型 2 号”
信封袋就具有这种特性，很多人给他寄来的信封袋也是这个型号；即使不是 新的，一样可以拿来当资料袋使用。另外卡文先生选用角钢书架来当档案柜，这种书架在很多小家具店都买得到，既便宜又轻便，完全符合条件。
3.用纸袋整理资料的原则大约在 20 年前，卡文先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就 叠成了一座高 60 厘米、长 2 米、宽 40 厘米的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结 果他每次找资料都会造成一次“山崩”，每崩一次山，他就更痛苦一次。日复一日，终于有一天，卡文先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些 资料。
他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则，即在什么条件下，可以 轻松处理资料。这些条件主要有五项：（1）能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的；（2）低成本地完成整理系统，最好不要超过 1000 元，以免影响自己的“私房钱”；（3）这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；（4）这个系统要能让自己快速找到需要的资料；（5）这个系统能容纳以后 再设的档案，是开放的，不能封闭。
脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起 来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太 大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则 可使用目前最普遍的“角型 2 号”袋，这种纸袋到处都能买到，连 A4 型的资料都放得进去。这种处理方法，方便、省时又不浪费财力。
袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米， 然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。
4.袋式档案的优越性 与其它档案相比，袋式档案有七个优点：（1）便宜。每一个信封套不过几角钱，再加上角钢书架起码可以放 500 个袋式档案，所有花费还不到 1000 元。（2）简易。不管哪一种资料，只要放进纸袋，在袋旁加上目录即可，瞬间可以完成统一规格的工作，打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。（3） 轻便。一个、两个硬式档案夹并不重，但一旦有 500 个、1000 个时那就很可观了。袋式档案每只空袋大约只有 14 克，而一般市售的纸制档案夹起码有57 克左右，以 1000 个档案计，两者相差将近一个新婴生儿的重量。如果平 时有必要带着档案工作，显然“轻便”是很值得考虑的。（4）具包容性。袋式档案不但能放资料文书，即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、 收据、碟片、录音带等，不需经特别处理，都可放进袋内妥为收藏。（5）单一开口。一般档案夹是开放的，在携带过程中，有时候资料会掉出来。但袋式 档案只在上端有一个开口，即使倾斜放置，袋里的资料也不容易跑出来。（6）
取放容易。到处都买得到袋式档案的信封袋，即使出差，只要就近书店买几 个袋子就能用了。（7）变废为宝。已经使用过的二手信封，都可以拿来做档案，虽然不是很漂亮，却可节约资源，也是一件好事。
5.携带性和工作管理能力 一旦开始使用袋式档案系统，几乎所有工作从开始的那一瞬间起，就进入管理阶段。有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋，长久以 来，只要开始一项新工作，就做新的档案，已成为他们的工作习惯。新计划开始后，会议的各项纪录、资料、名片、笔记等，都会当场收进档案袋并填 上目录。工作进行中，各类资料也一面装入各袋，一面工作，资料分类的手续也同时在进行。利用这种方式，即使手边同时进行数项工作，资料也不会 混淆，更省下事后整理的时间，“高效率”是不求而得的。
严格来说，事后处理并不是工作的一部分，而是为了不让资料堆积如山 无法收拾，最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。利用袋式档案系统处理资料，工作一结束，就将袋中资料取出丢掉，其余按次序排列即可。
6.方便整理，节省空间 个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到的工作空间也不大。尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置， 办公环境更加恶化。在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。
一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做 调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放 100 个档案，一个书架就能 放 500个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是 80×250mm，一个小房 间可以摆 4 个柜子，总共可存 2000 个档案。根据他的经验，累积 2000个档 案大约要 10 年的时间。总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常 适合现代人使用。
7.瞬间检索法 一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检索会愈来愈难，愈使人烦躁。据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是 1 分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了 15 秒还可以，到 30 秒就已经焦虑起来，过了 1 分钟已经不想再等，等了 3 分钟后，肯定要挂断电话。出乎大 家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。
袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因 为：（1）制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；（2）以字母顺序做目录，所以检索容易。使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届 时只要找到纸袋目录就能找到资料。
袋式档案完全不使用特别分类，单纯以字母来排列，不用再设定名目， 只要循字音就能找到资料。它完全考虑人的生理反应，是最有效率的整理法。
