根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必 须针对五个项目逐一改进：（1）输入所需花费时间；（2）资料的容量；（3）检索能力；（4）携带性；（5）20 年后的持续性。然后再综合两项要点：（1）首先制 作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；（2）在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变 得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
2.建立“纸资料”为中心的管理系统传说名片最早起源于 17～18 世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名 片被视为一种身份地位的象征，××经理、××科长、××助理？？，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性 来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道 无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。
（1）名片的规格 名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅 改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑， 防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还 是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
（2）名片的再次加工 名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 见面，那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人 是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。
把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：A 按 个人姓名第一个字的拼音顺序排；B 按公司名第一个字的拼音或字母顺序 排；C按行业类别顺序排。然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。 例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。其实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这 种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。你可以到书店购买空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中 保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。
以这张名片为例，它的公司名称是“Heart Communication Center”，那么就应纳入公司类别中的“H”音中；而对方的名字叫“约翰”，那么复印 的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中；最后一张复印名片则按照它的营业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中，这就是一张名片的三种不同的检索方法。 为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因 无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。
（3）“档案袋”的名片整理 把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。当你为了“A 事”而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上“A 事”的 标志。日后需要进一步与有关人士联络时，调阅“A 事”的档案资料，便可很快地找出这一组名片资料。事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。 这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化，可以将与 A 事有关人士的名片复印 在一张A4 纸上，然后放入 A 事的档案袋中，以后只要取出 A 事的档案资料， 即可一并查出有关人士的名片资料。
一般地，一张 A4 纸顶多只能容纳 12 张名片，如果能先复印在 B4 纸上， 再缩小成 A4 纸的尺寸，那么一次就能容纳 20 多张名片；如果是由A4 纸缩小 为 A4 纸，一次容量更可高达 24 张。不过要提醒你的是，由于名片具有资料 价值，所以正反两面都必须复印保存。
（4）六孔式活页手册整理法在 1968 年 10 月，有人针对具有 60 年历史的英国制六孔活页手册，出版 了一本“超级手册工作术”，结果造成手册的一时流行，就连仿冒品也十分畅销。而现在，各式各样的手册附带品到处都有，透明名片夹即是其中的一 种。手册为了易于携带，往往必须愈薄愈理想，将名片夹带于手册中外出，既造成手册的负担，也容易丢失。
有必要携带名片外出时，应该将名片复印在手册的空白面，一页可以印3 张名片，两面即可印 6 张，绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些 访谈记录，那么事先将受访者的名片复印于空白页上，尔后的访谈内容记录于旁，即形成一份相当齐全的“人物资料”。平常和顾客电话的谈时，都会 将必要事项记录在自制的委托书上，和对方见面时，即将对方的名片复印在委托书上，工作结束后再将委托书放回活页手册里，需要时可立即联络或以 传真、快递方式准确地传达给对方。
（5）通讯录的法则 每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用 20 年以上时， 眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名，所谓“张王满天下”，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页 数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想分配通讯录，例如利用 6 孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英 文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排 列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注 ABC 字母索引。
（6）通讯录必要的资料 要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的 良好私交，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上 会产生麻烦。
在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。目前， 几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多 的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：A 究竟要选 择个人还是公司名称？B 资料的文字量过多，空格容纳不下。
为避免造成麻烦，有三大原则可供自己“强制”解决这些问题：A 如果 对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；B 如果有分公司等其它资料，则依顺序填入各栏内；（3）有必要登记住宅资料时，则登记在 公司名称的下一栏。按照这三大原则，即可很清楚地完成通讯录和登记工作。
同时为了避免意外遗失，应该每半年或一年就进行一次总拷贝，也不要忘了 将“备存日”一起记入手册中。
出国旅游是最容易遗失东西的时候，无论是失窃、行李遗失，或遗忘在 旅馆里，找回的可能性都不大。因此出国绝对要携带通讯录，打电话、邮寄、传真时都能派上用场。出国之前，一定要将通讯录缩小复印，然后带着复印 本出去。
（7）电子通讯手册 通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。 电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20 年以上时，它至少必须具备数 MB 的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文 字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先 于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。
电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进 100 人的资料，这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：A 先输入电话及 传真号码，不必输入地址；B 只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。 所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要 尽量使用代号，例如 123—4567 的“—”，代表电话号码， 345=6799的“=” 代表传真机号码，987*6543 的“*”代表住宅电话。
（8）理想的电子手册 基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：A 是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使 用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；B 纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺 陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。
（9）电脑通讯录 使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软 件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想 要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟 或 IC 卡，都是较好的办法。
利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定 规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。
3.“人物资料的整理”注意事项 整理人物资料时，应注意八个事项：（1）整理名片按注音或字母顺序为原则；（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份 各自归档；（3）整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；（4）登记通讯录时，如果对方是 普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；（5）纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；（6）电子化的通讯整理因考虑记 忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；（7）利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；（8）电子手册的资料记忆只要输入 电话及传真机号码即可。
人际信息整理技巧1.是否能够充分运用人际关系，关键在于“人际信息”的整理程序 卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。长期工作经验的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。当然，这些信 息并非完全是他自己的专业信息。在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。 这就是“人际关系的充分运用”。他常借助他人的特长，以解决工作上的难题。这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。
因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上交际甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广 泛的人际关系，只是“备而不用”，是不能够开发人际信息这座宝山的。无论交际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅 速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？
2.通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用 不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯录，以备联络之用。为了加强“人际信息”的有效处理，卡文先生在通讯录 上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而是利用“活页卡”的方式，按照 ABC26 个英文字母排列，大小约和名片规格 一样。一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码 等。
采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数，随时可依顺序排 列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。无论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、 易处理，是很理想的“人际信息”整理法。除此之外，在每一张卡片的最底下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。
提醒各位读者，千万不要使用已装订好的通讯录，因为和活页式通讯录 相比较，它具有很多缺点，比如它的容纳量有限，一旦超过容量，就必须再买一本，开支过大；还有其记载格式也有缺陷，一般通讯录的记事栏的空间 总是很窄小，而且是一人一行，顶多只留两行的空格。重要资料往往不够使用，再加上它不是活页式的插卡，不能自由取用，而且不能将新的资料按照 顺序排列，致使查阅相当不便。
卡文先生所设计的活页插卡，大小和名片一样，将卡片分成四行，第一、 二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码，以及传真机号码；第三行记载其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。正如前 面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。
若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设 计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。
3.复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据 使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美 的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。每年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量，无法 一一详细检查，常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡，也会产生同样的错误，更不用说是数千封了。因为没有详细地检查，往往产 生差错也不知道。如果能将通讯录作为“对比”依据来使用，检查差错就很容易进行了。方法是：首先，将通讯录的姓名部分从 A 至 Z 全部复印出来， 把这张复印本放在手边，当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后，就在复印本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理，他要做的是 在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞，并在寄出时，又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况，也会立刻发现。为 了使秘书知道哪些人要寄贺卡，哪些人可以不寄，避免再三叮嘱的麻烦，他便在通讯录上画上“○”、“△”、“×”或“（○）”等四种记号。每年 一定要寄的人打“○”；寄了很多年，但都没有回信的以“△”表示保留；不用寄的打“×”：“（○）”则表示对方现因工作或求学居留在国外。 对于其称谓，活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓“先生”外，如果旁边注明“医”即写“医师”；写有“妻”字，意即连同太太的名字也 要写上去，要加上“夫人”的称谓；若注明“全”，即是“全家敬启”的意思。这一类的记号，一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡， 都可以委托属下处理，实在是方便又迅速。
卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为 同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得 受这种“经常得写这种外交辞令！”之苦。其实，如果真的要写那种“外交辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时 间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国 内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少邮资，都一目了然。
4.“人才录”制作法 根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家 族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别论其它。为了更有效地利用“人际网络”，将其外貌和一些重要记录写在另 一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因为“人际信息”在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把“人才录” 设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、“家族栏”、“备考栏”等 12 个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种 程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。
在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料 卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料 处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡 比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥 有 3000名的“人才录”。
5.“工作地点栏”要预留空白 这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所没有的特色。首先，“索引栏”位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照 ABC 的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”， 是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此 栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同样地，对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白，以 备能立即修正资料。
6.预留“备考栏”，以充实人才录的内容 费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。 在“备考栏”中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡上或问候卡内，对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电 脑，以实行个人信息管理”等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如“我找到另一半了”或“有结婚的 念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要记到“家族栏”中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，“家族栏”中， 遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如 果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时 就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先 查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方 详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。
7.人才录的迅速查阅法 人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从 A 到 Z 的英文字母。只须保留 代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一个字母“U”，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以“B”为代表， 会计师以“A”为代表，律师则以“L”为代表。事先做好这一工作，假如你想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学“U”这 栏，再挑出银行职员“B”的英文字母，只取“U”与“B”这两项的卡片，其 它的24 个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。
这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作 业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。
如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上， 却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代 的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。
8.名片上的资料是“人际信息”的基本来源 看到此处，读者应该了解“人际信息”的整理方法，须从通讯录和人才录开始着手，这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言，所谓基 本来源，就是双方首次互相交换的“名片”。据了解，能确实整理名片使其系统化的商场人士，却是少之又少。
有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下；也有人按照人 名拼音排列整理，这都不是正确的整理方法。
卡文先生的习惯是：一旦与他人交换名片后，就会在名片背后写上有关 对方的资料，包括本人、见面日期、见面地点、目的，或介绍人等等，都会记录上，若能知道其籍贯更好，也可以再加上本人的特征等等。因此，这份 资料便成为人才录的珍贵来源。
须记住，名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限，时 间久了，印象就变得模糊，所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上做此项记录，再将名片交代给秘书，请她转入通讯录及人才录中，经卡文先 生核对无误后，就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活页式的名片整理簿内，而且每个名片格只放一张名片，以便在查阅时一翻就 能查到所要的资料。
偶尔翻阅这本名片簿时，脑中便会浮现出双方会面时的细节，不由得感 到很愉快。
9.名片整理采用“逆检索”的方法 通讯录和人才录是以英文字母排列，然而名片整理方面却不使用这种“检索”方法，而是以工作职位、公司性质等项目作为标准，当然自有其理由。 例如：A 银行的经理带着新进职员来拜访，如果将名片按照英文字母顺序放入名片簿内。一段时间后，由于对方的姓名已模糊不清，想要迅速找到 是很不容易的事。如果在收到名片之后，将其放置在 A 银行的档案内，那么查阅 A 银行，就一定能立刻得知那位新进职员的资料。 想必大家都已了解“逆检索”的真正目的，即是不按照英文字母为排列方法，而以工作性质的“分类”作为标准，所以适用的范围相当广泛。 对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后，若能依据所知，加以充分运用，必能获得最大助益。
10.邮件必须趁早处理 在卡文先生的公司里每逢年中、年底，就必须寄出数以千计的贺年卡或问候卡，若再加上日常的邮政信件，一年内会收到总数在万封左右的信件或 明信片。假如不马上整理这些信件，而一封接一封堆入书房的抽屉里，过一段时间，就会陷入无法整理的混乱之中。
整理这些信件时，心中首先不要抱着“这是一件很复杂的事”的心理， 除去此心障后，接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是：收到信件时， 先记下收到的日期。
在卡文先生的公司里，收信后都会用日期戳盖在信件上。明信片的地址 正、反面不一，甚至两面都写有地址、姓名；有些信封常印有所属机关单位公司的名称——每当他整理这类信件时，一定会将收信日期、寄信人姓名、 公司、名称都详看清楚。平时只要看到广告函件之类的，根本不用处理，直接就丢进垃圾桶。
邮件盖上日期戳后，就要开始着手分类，而且分类工作最好每天都进行， 因为随着数量的增加，最后就得花费更多时间来处理；尤其每到年关，就会收到为数不少的贺年卡，若不尽快处理，等时间一过，就毫无意义了。
公司在收到贺年卡之后，仍依照英文字母顺序排列，很容易查阅。在检 查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户，便可以赶紧补寄。
既然这是对方主动联络，就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中，以备 日后联络之用。
除了贺卡外，信件大部分都是与工作有关。由于卡文先生从事会计师和 律师的工作，所以办公室内挂有两种不同的记事板。事先准备分类的箱子，将信件按照工作性质分类编排。若不按照性质分类处理信件的话，往往须费 时查阅，事倍功半。所以一定要将信件分类处理，缩短检索时间。
11.用装书的外壳整理明信片最适当很多人都不懂如何将信件分类处理，或烦恼分类后又该如何妥善保管。 的确，贺年卡或问候卡大多以明信片为主，这些明信片没有长久保存的必要，大多以一年为保存期限。
卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片，最好书壳的大小 和明信片差不多。
书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁，同时也兼具装饰功能。对经 常用到百科全书的人而言，寻找书壳不是一件很麻烦的事。其实书本在出售时，都已经将书壳的费用包括在内，一般人也都不会刻意地把它丢掉。若将 明信片放入书壳内保管，就很具经济效益了。
卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳，按照英文字母顺序、年 度别，将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。若把前面所介绍的通讯复印本，配合这些明信片，就能使检索工作更加完善了。
12.贺年卡是人才录的宝贵信息来源 除了贺年卡、问候卡或公务书信外，从亲朋好友处收到其个人近况的信件或明信片，大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。 卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。对于这种信息网络，往往一般人都知道方法，只是不愿起身而行罢了。 如前所述，只要新的信息出现，一定要纳入人才录的卡片中。尤其对于乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期，必须随同寄来的书信或明信片的收信日 期，一并记录，这就是“人际资料扩为人才录”的一大整理原则。
因此，已记录于档案内的重要信件或明信片，都须妥善保管一段时间。 当然，这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上，所以不会再用到它们，但是为了慎重起见，仍将它视为原始资料而暂且保留。
报刊杂志整理技巧1.报纸的报导，应当场撕下 最常使用的信息媒体，大概都是印刷品吧！以报纸来说，它每天都刊登有巨大篇幅的世界动向，以及政治、经济、外交、社会等新闻。对于从事国 际贸易的商人而言，报纸是极重要的收集最新资料的媒体。这类资料的收集大都利用剪报的方式。
信息的收集利用并不只限于报纸，因此，信息整理须以“无论方法为何， 须以有效、迅速、合理地使用已到手的信息”为原则。
卡文先生的剪报法的特色，是除了前面所说的“有效使用所收集的报纸 之外”，并以“节省整理时间”为重点。
平时，阅报时，一看到重要的报导，便当场将其内容及日期撕存下来。 一段时间后，把堆积如山的剪报交给秘书，并吩咐秘书利用工作空档进行处理工作。他事先拟好一份分类标准表，秘书在整理时，就能依据此表分门别 类。
为了统一起见，秘书将整理过的资料，全部复印成同一规格，然后将成 叠的复印资料，按照帐册的方式打洞，再和剪报一起交到卡文先生手上，再作最后的校对工作。正确的资料，就将其复印本按分类入档，原始剪报部分 就舍弃；若秘书剪报复印错误，也可重新复印整理，以求正确地收集资料。
上述剪报工作，只作资料的选择、撕存和校对的部分。复印、打孔、分 类等工作则完全委托秘书帮忙。由于这并非复杂的工作，他自己的妻子或小孩都可胜任，也可请他们帮忙。 剪报工作，以“简化整理手续”为目标。报纸在一年中除了几次漏失外，大概每天都会送到。假若稍微偷懒几天，报纸就会堆积如山。剪报工作常会 一曝十寒，演变成三分钟热度，主要原因就是由于堆积太多，很容易让人提不起整理的劲头来。
所以，剪报工作的基本原则是“今日事，今日毕。”然而忙碌的商业人 士，是很难每天都拨出剪报时间的，卡文先生也不例外。为了解决这问题，就得借助他人的帮助。无法委托他人时，自然就得靠自己了。此时最重要的 工作就是“当场”剪（撕）下所要的资料。至于复印部分，可集中于一周后的周末或假日再作整理。
2.最新信息，应“立即归档”处理“委托他人作剪报或复印报纸的工作固然省事，但会不会发生错误 呢？”一定有不少人有这种顾虑。如果按照卡文先生这种办法去施行的话， 这种顾虑是多余的。
委托秘书复印、分类之后，须将所要复印的原始资料保留下来，以备复 核时，若遇有错误的地方，对照原来的资料，必定可即时发现，并予以补救。
对于剪报的归档处理，为预防分类上的错误，务必在校对时检查一遍。 检查资料的复印本时，可以完全以自己的判断为标准。虽然秘书是根据分类表作归档，但还不能当作分类工作完毕而将资料装订成册，应请秘书分类后采用“立即归档”的方法，无须装订。
“立即归档”是分类项目的最后步骤。将秘书归档后的信息，定期作检 查，偶尔也会发现一些错误，立刻重新分类，再归档处理。
剪报工作中委托他人协助的部分，是极重要的一环。明确的顺序及仔细 地检查工作，若能切实执行这两点，就可安心将工作委托他人帮助了。
按经验，整理剪报这道手续如能按照上述的原则来施行，发生错误的情 形几乎少之又少，甚至可达 90%以上的正确率。即使无法亲手整理资料，也得花上一点心思在校对的工作上，这也同样能使剪贴簿达到 100%的实用效 率。与个人独立完成工作相较之下，这已是十分令人满意了。
3.所有的资料一律复印成同一规格，以便收集 采用报纸资料作剪贴时，一般采用复印收集法。当然，不用这种方法收集资料的也大有人在，甚至有人认为直接剪下重要消息，直接归档，可减少 时间及金钱的浪费。虽然这种方法十分适用，但假如考虑到能更有效地使用资料的话，花在复印的时间和费用是很经济的。
前面已谈过，除了一两个特殊情形外，所有资料的复印一律采用 B5 的规 格。之所以如此有两个原因：其一是国家机关表格几乎都是 B5 规格。而兼任会计师、律师等职务，有必要配合这种统一的规格，以便办事；另一个理 由是为了以后复印方便。
复印机的纸张规格，无论 A 或 B，在放大时虽然好操作，但易有误差产 生。若要把 B5 规格放大成 B4 规格是很容易做到的。但 A4 要放大成 A3时，就 非用大型复印机不可。使用复印机，却不统一规格，致使归档发生困难，反 而更浪费时间了。
以 B5 为统一格式，不仅整理归档容易，而且也能迅速查阅到所要的资 料。另外，报纸所使用的纸质粗糙，时间久了，会变黄易碎，字迹模糊难辩，而复印纸就不会因时间而改变，所以采用复印的好处相当多。 在复印资料时，即使篇幅不大，也一定要一张一个单元，绝不能为了节省纸张，与其他资料混在一起。若是有空白的地方，可以用相关资料加以填 满，或加上标题、目录，尽量加以多方利用，这样同时也可以节省整理时间。
空白处所填写的无非是相关的档案检索，或资料重新组合的排列，都以资料 活用的理念为处理原则。
另外，须注意复印报纸时，碳粉的浓淡都要和报纸本身印刷色泽互相配 合，如此，即使是粗糙、污损的纸质，也能通过复印，成为易读易存的“复 印资料”。
4.复印资料以活页式归档整理复印的资料都已经在左右各打上 26 孔，逐页存放。若遇到需要用到有关 商业买卖的资料时，只要将资料从档案夹中取出使用即可，非常方便。若是有关国际租税和企业买卖，同样也可从各自档案中取出，同时对照使用，非 常便利。左右打洞的理由，是无论资料是竖写或横写方式，都能在校阅时轻易辨别，立刻入档，不会因只打一边孔而不能按照排列顺序立刻入档，以致 浪费时间。
将资料直接贴在剪贴本上，可以预见若想要活用这些资料，在查阅时必 定非常困难，所以必须以统一格式复印、活页式入档才能使剪报发挥效用。
卡文先生曾经实行过一套新方法，就是依人名、项目作分类来剪贴。所 剪下的资料并没有复印，完全按照原来大小直接贴在一张硬纸板上，这纸板的规格是一般单行本大小的 B6.由于纸板大小，常有容纳不下资料的情况发 生。经常一份资料要用很多张纸板，甚至因无法归档，导致资料散乱或顺序紊乱的情形。 剪报后，经过初步分类，接着分类成册，虽然不一定要依照卡文先生的这种方式，但是，这种方式却能获得很大效果。汇集的资料经过分类组合， 其目的就是为了方便使用，此种剪报法正可提高剪报的使用率。卡文先生曾请教一位在报社工作的记者朋友有关如何活用剪报的问题，赞成这种做法， 更强调“无法完全使用的资料”就等于“贮藏的垃圾一般”。
面对信息爆炸的社会，将信息大量收集起来，也许没错，但对于一些片 面性的资料，必须配合其他资料，或是附注在其他资料之下才能完整的情形，在着手整理时，就必须考虑要使用这些资料与其他资料相互结合，以发挥其 用途。所以将信息分类处理，然后归档。对报社而言，即是放入资料室内，并非将其束之高阁，不知活用。
直接将资料贴在硬纸板上，由于不易随意取用，反而造成活用资料的阻 碍。同样地，将复印资料以浆糊、胶带直接粘贴在剪贴簿上，剪贴簿因而加厚，最后，整本本子反而凹凹凸凸，使用时也十分不便。
有关归档处理，若遇到小篇幅的资料，仍以一份视之，在其空白部分， 写上分类标题，有助于归档整理。若以三份资料作成一份时，则各以 1/3 版面作安排，或利用空白处，注明分类标题，如此在查阅时，便能立刻了解大 意。
总之，使用复印、活页式整理归档，是目前最理想的整理资料的方法。
5.以大、中、小项目作分类时，一定预留“备注”部分 资料的分类法中，首先不得不特别强调：分类方法无须墨守成规，应以自我需求为标准，才是正确的作法。当然，着手分类时常会遇到令人伤脑筋的困难，所以，初步分类只要遵守概略性大原则即可。一般商业人士则分“政 治”、“经济”、“外交”、“社会”等类别就足够了。
先有一个大纲，再对已收集的资料进行分类。但是各类资料与日俱增， 仅以大原则来分类的方式无法完全适应实际需求。因此，就得开始考虑以较细密的中级原则为分类标准。以个人为例，在“会计师”这一类中，又分“一 般税务”、“国际税务”、“新制商务税则”等中级项目：“律师”的范围内，也以“企业并购”、“著作权”、“企业立案”等中级原则为分类标准。
设计“中级原则”的重点是——切勿贪心急躁。所收集的信息还很少时， 就将资料按照中级原则分类，而不加以集中起来，如此反而因分类过密而使资料分散，造成使用不便的麻烦。为了不使这种情况重复发生，在筹划分类 前，先以“备注”预留空间，如此，当“备注”的份量增加到某一点时，再依据其内容重新设计新项目，应是最切合实际的作法。
随着中级原则的内容不断增加，到某一份量时，再细分小项目，例如：“一般税务”中，又可分为“资产税”、“统计资料”、“变更登记”等小 项目。这时，再将偏离分类原则的部分，以“备注”来处理。
如此一来，按标题划分的剪报不断地整理归档，便无须一一翻阅已归档 的资料，按照原始分类，就可以立即检索到各项目类别中的卡片。为了应付突如其来的变化，可以采用铅笔注写标题。这样的话，即使内容必须再细分 为三部分时，也可将先前的标题擦掉，仍用原有的卡片再写上新标题就可以 了。
无论大项目、中项目、小项目，“备注”部分是绝不能疏漏的。因为即 使按照个人的需求自的，也可用备注来应付临时突发情况。而且，若在中级原则已足够，没有必要再细分小项目时，“备注”更可加以活用。
6.周刊杂志按照原貌入档处理 杂志是将新闻以专题介绍为主要的报导方式，尤其是周刊类的杂志。除周刊外，各书摊间更充斥着各式各样不以新闻为报导内容，而以“内幕消息” 为主题的杂志。若与报纸相比较，这些杂志的确可提供一些惊人的消息。因此，在商业界内有不少人忙于收集这类的杂志。
前面提到的剪报，一律采取 B5 统一格式。而 B5 规格，对杂志资料是最适 合不过了。目前，最受商业人士欢迎的应是周刊杂志，而这类杂志的规格正 好是B5.因此，可一律将杂志中所刊资料直接整理入档，无须复印。这实在 省事又方便。
