但是，将其原封不动直接归档时，必须注意，勿将资料毁损。若资料残 缺或者全无空白处以供装订时，则会造成不能装订入档的缺点。
为了预防缺失，可以利用周刊杂志的装订方式，使所得资料不致受损或 不能装订。大家都知道，目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”，只要翻开杂志至中间部分，这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂 志中有重要的报导时，就拔起长钉，如此，杂志立即散开，即可完整地拿到所要的资料，甚至可直接在纸上打洞，然后入档。
将散开的杂志封面，连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中， 可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题，这也成为一项重要资料，在查询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护，资料就更不易受损了。
除了周刊杂志，像《财富》、《幸福》等综合月刊，或是颇受欢迎的《读 者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志若合乎 B5 规格的就可原封不动保存，若非 B5 规格，就一律复印，再打洞入档。 月刊性综合杂志中，若一本中只有一小部分资料合乎需求，即使大小不 是B5 规格，也要耐心地按部就班，复印存放。由于这类报导符合需求，所以即使再多，对日后都必有帮助。此外，还要注意只要收集需求的部分，剩余 的部分则一律舍弃，才是整理的方法。
7.从各类书中复印重要信息，收集成适合自己的信息书刊 卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿，每个月都须写相当数量的文字。其写作来源，正是每日收集、整理的各类资料，有些从各类成册资料中，挑出 适合执笔的标题，所需要的部分也以复印收集成册，有别于原始的成册资料。
当这本新资料册完成时，卡文先生所要的大概也完成 80%左右了，其余的， 就是所学多少的表现了。
在企业公司中，常常需要提出企划案或报告书，碰上这项任务，不知让 多少人伤透脑筋、绞尽脑汁，想法子好好表现一番。这时候，最大的资料来源，就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机，发挥资料的效用，对收集资 料者而言，便算是已拟好 80%的腹稿了。
此时，手边资料便派上用场了，而且由于入档以活页式处理，便可在遇 到适用的资料时立即取出，甚至把不同项目的资料页一起抽出，同时参考，非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。
当你要写一些法律的评论文章时，该如何使用现有的书籍作参考呢？当 然，不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍，时间有限，那又是如何进行 的呢？
通常，先列举出大纲，再按照所需的相关资料，预先在各书中作记号， 以 A、B、C 的顺序记下，再予以复印，同样地也依序再整理成册。因而在写作时，依照所列的大纲、段落，着手使用资料，再加上自己的专业知识和经 验，就能很迅速且正确地完成写稿工作了。
设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一 本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。
有效而充实的信息，实在是一位好帮手。
8.收集过期杂志，务必作目录或索引 把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的 价值，必须完全收集。
这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量， 绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要 设计“索引号”。
将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例 标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书 代为查阅、复印。
对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。 现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然， 应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保 存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一 套活用的资料。
9.成册信息，以颜色区分标题 成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动性。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、 节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。
成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分 重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的浪费。站 在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。
一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜 色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。
也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上， 依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是一律使用白纸较佳。
10.成册资料也须新陈代谢 卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结成册后，再重新装订的。 遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料 收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断 地被活用的同时，其内容也逐渐增加。
如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不 得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页插卡法予以补救，不但可装订成 册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。
为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维 的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐 事之一。
11.活页式笔记的内页纸只用单面 一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用 单面记载法。
笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有 人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而浪费，主要还是为了提高日后的活用价值。
资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与 否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记 记载法。
管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀 人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”，以及实行新陈代谢为 原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。
如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。
虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻 阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。
需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面 都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，尽量留下空白，使查阅时更为快速。
这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而 且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。
12.活页纸以打孔方式处理报纸或杂志的资料收集，都以 B5 尺寸为统一规格。然后在资料两侧打 孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上 26 个孔。
打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，A 与 B 相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。 这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。
除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！
13.活页插卡式记事本，数量可不受限制 一本受商业界欢迎的杂志，曾以“记事本的活页术”作专题报导，配合照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的 形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了 备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记录一天中与自己有关的事物。
一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记 事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时 增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。
第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最 重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到 留存用的资料夹内。
对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不 仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如 随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。
管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格 式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自动手，才不致本末倒置。
14.多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化 一些在外奔波的商业人士的记事本，往往写满了密密麻麻的访问行程，乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化，所以一句话常拖 泥带水。如果将“下午三点打电话与 A 公司联络”，以“十五点 A 电”表示，不是很简洁吗？对于重要的事件，还可打上红色圈圈，以提醒自己。
这种使记事记号化、简单化的方法，是大部分人都能办到的。管理者曾 在这记号方面下了不少功夫，而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。
只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打 字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象“B”代表文章中要留空格，“R”
表示要重复，“N”表示内容证明，“律”表示律师等等。
由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任 务的重复委派，就得注意指令的传达。
以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。所以无论哪一家 公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。如 此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。
如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。
15.能让人辨知内容的记事方法是不明智的 所谓“记事”，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很少。的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资 料。所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，将其处理，可行则存，不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录 并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。
公司、家里的电话留言，也是十分重要的。对于“何时及何人打来的、 内容、处理方式”等都要详细记载。总之，理想的留言，应是不论是谁接电话，只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。
公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。管理者规 定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，更要说“再联络”等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名 称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方式，使事后处理时，十分省事而方便。
传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整，即使字迹整齐，也不具 任何意义。留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。
16.将简洁、正确的留言当作资料加以保存留言是便条纸使用 B5 规格，留言部分不注明由谁记录，而以共同代号写 下，但有三点必须牢记，就是“主旨、时间、事由”。
从主旨可直接知道对方是谁，必要时冠上主题，更可明了其留言的目的。 一看到留言标题，即可明白这份资料的内容大纲。经过整理，便成为一份重要的信息。然而，为免流于道听途说之虞，凡由他处传来的信息，记录 完毕后，以最短时间证明其真实性，再以简单明了的形式书写于规格纸上整理入档，可使这类资料成为一种重要信息。
17.卡式录音带采用一事一卷的记录方式 随着学习语言、学校上课和演讲活动的频繁，使得卡片式录音带（以下简称卡带）的使用数量逐日增加，因此卡带的管理也就变得重要了。 目前，卡带的数量仍不断增加。将录音带当作私有财产，所以特别珍惜。
卡带大都是从电视节目上录下的音乐或语言教学，因为没有二次机会，如果 被洗掉的话，当需要时，就无法派上用场了。这是和收集书籍、杂志等印刷资料最大的不同点。
卡带外形比书本小，且其规格统一，不占用空间，整理也比较容易，只 要分一般卡带和迷你卡带即可。百余卷卡带，一个大抽屉便可容纳。迷你卡带，更可节省空间。由于卡带外形相似，所以很难辨知卡带其内容为何，因 此得确实地作整理。
将一个可容纳十卷卡带的整理盒放在书桌上，和书籍一样，都以种类分 别排列整理。譬如：在语言类方面，这个架子放英语卡带，那个架子放法语卡带，取用时，几乎不需经过查阅就可立刻找到。
卡带上再以厚纸板写出录音内容的目标，也是分辨卡带的方式之一。例 如这卷卡带是花两周录制而成的，卡带哪个部分录了什么，在录音时，也要确实记录。至于录音时如何作记号，主要是准备一台有数字标示的录音机， 在录音时从零开始记录，就能很正确地标示段落号码了。
再注意一点，千万不要为了节省一点点空间，而把不同种类卡带放在一 起，如此只会扰乱卡带分类，所以整理卡带时也应采用活动式，随时增加或减少，且要遵守一个项目一卷卡带的原则。
办公书架整理技巧1.给经常使用的书加一层书套 近来大多数人以电视、收音机等作为传播媒体，但管理者却认为书籍、报纸杂志才是知识的重要来源。 书籍是信息的媒介，优点在其收集量能与日俱增，携带方便，随时可添加相关资料，顺序、分类上的调整也很方便，优点很多，而且可借书籍缩短 查阅资料的时间。
然而，无论书籍如何能缩短查阅的时间，当成为资料查询的对象时，若 遇到非常厚重的书籍，就不是那么轻松的事了。例如：读英文书籍想要查字义时，就非用字典不可。当你花一些时间查字典，又得另外花时间记录其意， 或造个句子增加了解。因此，若能将查字典的工序简化的话，就能节省很多时间和功夫了。
为了提高工作或读书的效率，不应该将买来的书照原样放着，而应“处 理”一番，以缩短查阅时间及符合自己方便为原则。一般人必定都认为书籍本身已是成品，实在不用再费心“处理”，但若站在另一角度来看，如果将 书籍花点心思再“加料”一次的话，便会理出一道营养丰富的好菜。
通常一般人都对书籍要作几项切合需求的改装，以提高使用率。例如字 典等最常使用的书籍，将封面比书页部分突出的地方，一律裁成和书页相同大小的格式，便可以右手握笔记或文具，左手随心所欲地翻书了。
也许有做不到这一点的人，翻阅书籍时不仅麻烦，而且浪费很多时间。 其实书套稍大的目的几乎是为了装饰，使书籍看起来美观及有质感，但就实用性而言，却一点也帮不上忙，反而费事，所以断然将封套剪成与正文大小 相同的尺寸，是明智之举。而且翻阅时的确方便，必能达到缩短翻查时间的 效果。
2.将书籍目录复印后，贴在书的外皮上 通常书一买来，如果你能将目标和索引剪下来，将其裁小后再贴在书的外皮上，这样，右手拿书，左手即能按照目标，立刻翻到所要的部分。 当然，也可不将书页取下，在索引后面空白的书页上，贴上表格或图片来加以利用。 为了能一看到目标便可翻到所要的页数，可将页数所代表的内容，复印后贴在书的外皮上，这个目录正好是这本书籍的内容浓缩。换句话说，只要 看到那本书的外皮，就能马上知道书的内容大意是什么。
如此一来，不用特别翻开书页，就能了解内容，实在很方便，若是碰到 成册成套的书籍，目录的内容十分冗长，这时，可将其缩小复印后，再重新组合排列，裁成和书皮大小一样的格式，不是也很理想吗？
书籍的索引，可用汉语拼音符号加以排列。但这种排列分法，若要用来 查语句就不适合了，所以，又将索引的页数全部以字母来代表，大大地缩短 不少查阅的时间。
象英文字典上 A、B、C 的索引一样，用圆珠笔在每一本书的翻页处划分 章节，并且在章节所占的页数上涂满记号，最后在外皮上用红笔写上章、节的首句，这么一来，查阅就更为简便。
在工作上最常使用的税法或法律等书籍、字典、百科全书等，一定利用 这种方法处理。这也是书籍的特征之一，对于查阅有很大益处。例如从数册金融书籍中，可一眼看出哪本适用于国外金融，哪本适用于证券商，十分详 尽而正确。
3.目录以颜色区别重点 管理者应重视书籍的目录和索引。买书时，大多数人不看目录，只看内容。殊不知目录是一本书的内容浓缩。对书籍而言，只看目录，有时也可达 到得知其内容的目的，而其最大优点，就是缩短检索的时间。
为了实现前面所介绍的方法，使目录更易阅读，对于重要的目录以颜色 作记号是最理想不过的。虽只快速浏览，却能辨别重要地方何在，使查阅速度增快。使用颜色区别也是最好的作法，因为颜色能刺激人的视觉感官。
比如，较醒目的篇幅可用特殊笔涂上红色，章用黄色，节用绿色，段落 用蓝色等。贴在封面的复印目录也以相同颜色作记号。此外，欲参加国家公务员考试时，便可将考试题及哪一年出的试题等相关重点以记号标出。
利用这种方法，一本书里哪里最重要，哪里不重要，都可以记号表示， 可略去不重要的部分，阅读时就不用浪费时间了。更确切地说，也许有数百页成册的书籍，经过整理后，往往可浓缩成一半，甚至只需阅读三分之一的 精华就能了解全书了。
资料妥善整理，以入耳、入眼的顺序，再予以分类是十分重要的工作。 目录的颜色区别，对整理而言十分有用，尤其是经过加以整理过的书籍，重点立刻就能识别，不仅缩短查阅时间，也使僵硬的书本知识，很容易就能被 消化吸收，加以利用。
4.书签是缩短查阅时间的秘密武器 依常理而言，能彻底读完一本书，是最理想的读书方法。但是，想要读的书实在很多，尤其像一些长篇书籍，实在很难一下子就读完。如何才能有 效地使用有限的时间呢？检索时间的缩短是十分重要的。
作为现代人，都应养成每天读书的习惯，哪怕只抽出五分钟、十分钟，也应充分利用达到读书效率。如此短暂的读书时间，就更需要缩短书籍的翻 寻时间了。
能够节省一分一秒的秘密武器就是“书签”。准备三种颜色的书签，例 如：咖啡表示常参考的部分；黑色表示最重要的地方；绿色表示正在阅读的 位置，很容易明了。
使用这方法，能立刻知道重要的地方。即使只有一分钟时间，也能有效 地达到阅读目的。对要完成控制自如的计划表，却又无法延缓或放慢读书速度的现代人而言，处在知识爆炸的今天，不妨试试这种方法。
5.刺绣书签的妙用 过去曾有刺绣书签的出现，近来由于价格昂贵，这种书签渐渐为普通书卡所取代。但是为了便利翻阅起见，可利用这种有线书签。 这种书签是手工制作的，最好用线将其缝在书背顶端。因这种线不粗，而且耐用，加上有各种颜色，分类时十分方便。 其作法很容易，用针线将编好的刺绣线，缝在书背连布封书的地方，加上一个扣环，再缝上就完成了，不易脱落。 由于书籍的封面已拿掉，为了牢固起见，在缝合处以胶带再粘贴一遍，会更为理想。 熟练的话，不到一分钟可以完成三本书，因此花一点点时间制作，在阅读时可节省很多时间。对于忙碌的现代人而言，书签是加强“整理术”的强 心剂。
6.书籍应加以利用，并非装饰品 一般所谓的书，大多指袖珍型的书籍或整套的精装书，以及百科全书模式的辞典或专业书等，这些都是书架上最常见的书。 老实说，一些藏书人藏书的目的与方法，实在让人想不通。他们惟恐把书弄脏或污损，总是小心翼翼地保存，甚至很少动用。站在书籍利用的观点 来说，这种作法似乎很不合理，而且把书当成装饰品，简直就是浪费空间、 时间。
百科全书或“大辞海”之类的书籍，在查阅时立刻能找到资料，这才是 最重要的。换句话说，尽可能缩短查阅时间，以提高利用价值。
但是，每次查阅时，从书套中取出又收回，实在很麻烦，这些书套反而 令人觉得碍手碍脚，成了绊脚石。不仅如此，数十册之多的百科全书，常需费时查索所要的资料项目，加上本身十分厚重，拿在手上一会儿就发酸发麻， 又得费事地从书套中取出、放回，实在不是一件轻松的事。
对于百科全书、英汉大辞典等大型工具书，应将封套取下，连装饰用的 纸带也应在买书后一律取下。没有了这些无用的东西，就不会浪费翻阅的时 间。
取下的书套无需丢掉，可加以利用，可作为收集信件和名片之用，或是 存放记事本、电话本等小册子，都是很理想的。
将书的装饰品完全取掉，可毫无阻碍地使用书本。只会担心书本损坏污 毁，并非藏书人的本意。书并非家具，更不是装饰品，即使有点破损，只要能发挥书本的价值，就算是一本真正有用的书。
7.将百科全书竖向排列，使用时方便又快速 还有一种有关辞典及百科全书的快速查阅方法，就是将书籍竖起排列在书架上。
这种排列法，使翻阅的页面朝上，从书架上拿下后就能迅速翻到所要的 页数，一点都不会浪费时间。
但是，这种作法因为书页向下，所以无法看到书名，若是像“大辞海” 只有一册倒没什么问题，但是像百科全书等一系列的书籍就没那么容易分辨 了。
因此，可在书籍底部写上书名。例如百科全书，可用“A”、“B”、“C”？？ 的字母代表。这样在书架上排列的时候，什么位置就放置什么书，养成归还原位的好习惯。
为了无误地将书籍放回书架，靠记忆恐怕会发生错误，因此，在书架上 也划上线条以作记号。收集了多少书籍，就划上几条线，万一书不见了，或放错位置，立即就能知道。
百科全书放在书架上时，可以另外作一本索引书，只要根据索引书，就 可很轻易查到所要查阅资料的项目，非常省事。
常常觉得使用字典、辞典是件麻烦事的人，不妨下点功夫，试试这种方 法，必能发挥字典、辞典的最大用途。
8.在书内的空白处作笔记 整理一本书的内容，依各人的习惯，大致可分为在笔记本上写上所收集的内容的“笔记派”，或在书籍上直接写上重点、眉批等的“书写派”这两 种方式。
经过实验，整理书本内容，不需一一准备笔记本。作笔记，需要时间和 精力，十分麻烦，如果作好了笔记，却没时间阅读，那就更不值得了。
整理笔记内容，是件苦差事，虽然重点只是一两行，但得从书本上再抄 在笔记上，虽然这是件很简单的事，但若将这份精力，换成直接在书本上重要部分划上线条，再加以思考、记忆，并将心得直接记在书本的空白处，更 能提高学习兴趣及效率。
一般人都认为作笔记是很好的整理术，实际上作笔记只完成写的目的， 若不经大脑思考也是没用的。在课堂上，将黑板上的字或老师讲的话，虽然一字不漏地抄下来的学生，表面上是很认真用功，可是考试成绩却往往不十 分理想，主要是因为他们花费太多时间在抄写的功夫上，而不能将知识融会贯通，以致本末倒置。
严格来讲，作笔记应属徒劳无功的作法，站在缩短时间的观点，也是不 适当的方法。所以，直接利用书本空白处的笔记书写法，才是吸收消化书本 知识的有效方法。
9.以颜色区别重点 在书的空白处写满心得感想，或在重要的地方划线，是读书的好方法。
然而，这边也划线，那边也划线，最后到底什么是最重要的，竟然分不清楚， 这是很盲目的作法。
为了预防这种情形出现，以红、蓝、绿、黄四种颜色来区别重要等级， 这样详细区别之后，一翻开书就能辨知内容的重要程度。
划重点时，也应有某种标准，所以开始就必须规定使用颜色的标准，熟 悉之后，就能驾轻就熟了。
10.在书本的上方作重要记号 担任律师或会计师的人，所使用的专业或研究书籍都相当厚重，并不是一天就能读完的。
要在成堆书册中从第一行到最后一行都精读一遍的话，是件很辛苦且不 容易的事。首先，这样的读法，对读过的内容不一定能完全吸收。任何一本书，一定有其主要及次要的部分，可依情况而定，不必完全读过：即使从头 到尾费心地读，也未必有效果。往往开始时兴致勃勃，后来即很难坚持到底，常会半途而废。
对于这类的书，要快速浏览一遍，不用精读。快速阅览时若碰到需要思 考或不知所云的地方，用色笔划线作记号。
另外一种“三角区的重要记号”法，就是可在右页的右上角，或左页的 左上角标明重要度。最重要处打记号；其次的以双圈、单圈、三角等记号注记，表示有时间再读；打上×记号的话，表示这页大概可以不用看了。
根据记号决定阅读的方式，只稍利用一些时间，不论多厚的书，经过整 理后再阅读，与精读效果相同。
对于一般人须读七八小时的书，约用一小时左右即能解决。当然对于内 容的理解程度，绝不逊于精读的人。能在短时间内读完一本书，就是充分利用这种重点式读书法，因此就可以顺利通过律师执照考试和会计师考试。
这种记号重点的整理术，和前项所介绍的画线或写心得的方法一样，都 能缩短读书的时间至最少，而效果提高至最高。
对于将参加考试的人而言，在这方面所作的努力，可以比别人多出两、 三小时的睡眠时间，养精蓄锐、头脑更加清晰。只要对书本稍作整理，就能节省很多时间，实在是一大法宝。
11.区分家庭用、公司用的书籍 姑且不谈小说，对于使用频繁的专业书、辞典或百科全书等等，最好在家中或公司里准备上两、三套比较方便、重要的书籍，应随时随地都能使用 到，才能提高书籍的功用，进而协助工作上资料的收集。
哪怕只有一分一秒的零碎时间，也要充分利用，而提高读书的效率。因 此，最好能培养短时间内定下读几分钟书的功夫。譬如在接待室或书房都能专心读书，到了洗手间时，也应有此功力。所以在公文包或皮包里多放几本 书，以充分利用琐碎时间，专心阅读。
而且应随身携带袖珍型汉语辞典或英汉辞典，以便遇有疑问立刻查阅， 无须挂心回家再查，或因为没有辞典在旁而使问题愈积愈多，导致最后兴趣 全无。
诸如“百科全书”或“辞海”等大部头工具书，或法律、税务等厚重的 参考书籍，最起码都应在公司和家里各摆一套。
一般人都认为不应将公事带回家处理，而且工作上的相关资料或专门书 籍不应放在家里。若是在家时忽然想到什么新点子，须查对一下资料时，常因家里没有任何资料，而无法订下计划，事后只好懊悔罢了。
最理想的方法是相同的书籍购买两本，有时因价钱太高，舍不得买，但 若以节省时间、成效卓著为考虑原则的话，一次购买两本相同的书，还是很 有价值的投资。
一般企业家，若能在家里和工作室各摆一套与工作相关的书籍，以及在 公文包放几本必读的书，不是很有意义吗？
12.书本盖上日期戳，能够记录个人成长过程 管理者特别把摆在家里的书和放在公司的书，都统一盖上公司章和日期戳，这也是书籍的保管术之一。
为了读完买来的书，管理者随时将书放在公文包内，尽量利用零碎时间 阅读，也常带着公文包到书店去看书。为了避免被误会，即使是新书，买来后也必定立刻盖上公司章，以免被认为是雅贼。另外一个原因，是由于管理 者都是利用空暇随处拿出书来阅读，有时难免会遗失，若有人拾得的话，一看到书内的公司章，就可以按址送回来了。
日期戳是指购买书的日期，可以借着书的种类了解自己的成长过程。总 之，对于书籍所作的重要记号或是心得笔记，能得知当时对这本书的兴趣为何，或是当时自己的观点如何，因此能推知自己的思想变化及成长历程，因 而更加了解现在的自我，往往有助于突破工作上的瓶颈。
放在公司的书籍，也统一盖公司章及日期戳。原则上是在书本的最后一 页盖上直式的公司印章，盖的位置是与本文相连页（空白部分）上；直写书籍在右下角，横写书籍在左下角，章离角端约两公分的距离。
在公司章的上方约一公分距离处盖上日期戳，切记务必盖购买当天的 章。这不只是单纯的盖章而已，对书本的使用也常会产生一种不可思议的感 情。
13.无用的书，要毅然舍弃 在现代，所谓的“书虫”还相当不少，更荒谬的是，甚至有些书虫用卡车到旧书摊买下满满一车的书，看起来似乎是位疯狂的藏书家。这种人藏书 汗牛充栋，但本人却几乎从未仔细博览自己所藏的群书。
这种作法极端设计划地买书，书架上堆满书籍却不知如何利用、整理的 人很多。其实正确的买书方法，应是有计划且定期地慢慢购买。冲动地胡乱购买，以致有限的书架空间一片紊乱、书满为患。但是若将堆积如山的书， 以随手阅读方式处理，成效如何呢？有人认为“精读细阅”的方法不错，只是以这样没计划的读书法，临时要找某类书时，自然无法立刻就找到。
因此，为了能立即找出所要的书籍，对于不要的书，或不会再读第二遍 的书，都应立刻丢弃，这是藏书的基本原则。
但是，对把拥有多少本书即拥有多少财产的人而言，很难照这种方法去 作。对藏书者而言，书籍象征丰富的精神财产，无法割舍的心理是可理解的，只是如此优柔寡断，反而使书籍徒占空间，于事无补。
无法有效活用书籍，并非藏书的最初意义。派不上用场的书，就象消耗 品一样，须有毅然丢弃的勇气。
更直接地说，即使刚买的书，在阅读的同时若已察觉没有什么价值，可 以立刻把它丢弃。即使是千辛万苦才买到的书，若一点用途也没有的话，也不要舍不得而花费时间去读它。
买来的书绝对没有非读不可的义务。喜欢的话，当然可以费心读完；若 不喜欢，千万不要勉强，立刻搁置一旁，是明智的作法。
14.不需要的书绝不买，不值一读的书绝不保存 有关书籍的选择，可能有人以“选老公，挑老婆”的态度精挑细选。实际上，买书前能理智考虑的人不多，但买前仔细思考，以绝不丢弃书籍为原 则的人也是有的。这种作风可说是理想派的人。如果有很多时间，整天在书店里看了又看、反复考虑的人倒无所谓，高价位的书或许还值得这样作，但 消耗一天时间在挑选一般价格的书籍上，代价未免太高了。
大多参考图书目录，或报纸广告的新书介绍，认为好的就立刻订购。而 且每一本书的末几页也都有出版社的出书目录，也可作为买书的参考。
利用这种订购的方法，也可买到一些好书，当然也难免买到一些无用的 书。一般而言，最好不要把读不下去的书丢掉，经过一段时间后如果仍引不起兴趣的话，就立刻丢掉。
最理想的买书方法，是不需要的书不要买；其次，不幸买来一些没有阅 读价值的书，无需勉强去读，甚至可决定立即将它丢掉。
15.书架的使用得当与否，能左右书的利用成效 娱乐性高的书籍，像小说之类的，往往看一次就够了；而作为专业资料、教材等之用的书，就得反复使用，这就是善用书的价值。此时，必须对书架 上所陈列的书籍作妥善安置，以备日后使用方便。
在整理书架方面，这里提供几个代表性的原则——（1）选择最好款式的书架。
（2）书架的位置。
（3）书本的排列方式。
（4）书架上的书如何区分种类。
（5）家中放置的书和公司放置的书如何区分。 第（4）及第（5）个问题在前面已详细谈过，在此不多罗嗦，只能以书架选择、放置处，和书籍摆设作一叙述。 首先，选择什么样的书架最好呢？必须先考虑藏书的大小、形状或是材质等。一般市面上售的书架，在形状或材质方面都还可以，只是在大小（规 格）方面有出入；普通书籍大概都还能容纳得下，问题是有些“重量级”的藏书，一般书架可能容纳不下，除了订做一个书架外，也可以利用书架的深 度，将书背向下躺放着就可以了。
利用书架深度，即使像百科全书等大部头的书，将其背面向下竖放即可。 如果市面上售的书架不合用时，也可利用假日自己动手设计制作，也是一个好方法。 以有效利用现有空间的观点来看，制作高成本拉门式的书架，虽然使书架成为隐藏式，但因不能一目了然，反而导致时间的浪费。
16.利用剩余的空间 对空间的利用是管理者一直伤透脑筋的事，基于这点，你可以借鉴别人成功地利用现有多余空间的方法。 首先，将壁橱的拉门去掉，以布帘代替拉门，然后再放入一个由上到下都可使用的架子，再利用拉门在上层制成一个架子，可摆设东西。如此一来， 壁橱里面、上面，加上高空的架子，再多的书，也不怕没有地方放了！
房间内，若从床到屋顶的空间，都被完全利用，可使你多出一间藏书室。 恐怕 99%的人都会觉得天花板没有什么用途，即使加以利用，也顶多是在衣柜上堆放一些不常用的物品而已。对管理者而言，这片空间却很宝贵。 办公室的桌上放着一把卷尺，如果有意购买新书架时，一定将其长宽高作正确的测量，尽可能从书架目录中选出最适当的书架。 如何有效利用空间，比如在公司里，休息室中的墙壁空间正适合书本的收藏，也是先以卷尺测量其可利用空间的大小。 即使自己的房子，也须懂得利用空间。当看到二楼的楼梯间和床铺成三角形，一般人会认为这片空间很难利用。却要本着“绝不浪费”的原则，立 刻请木匠在墙壁上打一个洞、作一扇门，如此一来，你的家里又多了一个小 型贮藏室。
为了保存不断累积的资料，书架便成了必需品。哪怕是一个小小空间， 也都要充分利用。所以选择书架时，坚持以适合有限空间的实用尺寸为优先考虑条件。但无论多狭窄，只要下点功夫，便可将狭窄的地方变成宽阔的空 间。
书架必须作合理的分配计划，这与前面所提的查阅时间是唯一不同处。 以“整理术”而言，充分利用空间，也应是查阅资料的一大重点。
17.玻璃柜式的书柜并不实用 随时随地都能方便取阅的书架是最理想的，如书房、客厅、寝室等，在家里到处都有放书，即使是厕所也不例外。 在狭窄的空间中，要将书架放在随手可及的位置，似乎不容易。但是，只需多花点心思，充分利用狭隘的空间，便可将书放在最适当的位置。譬如 有人利用楼梯的空间，制作开放式的书架，象这种自己动脑筋想出的方法，不也是很有趣吗？
公司大多采用不锈钢书架，也有些公司在会客室摆设木制书架，这些书 架往往加上玻璃窗，以防止灰尘进入。事实上这并不实用，反而碍事。书架的目的是使书有固定位置，并且取用方便，最主要是缩短查阅时间，所以玻 璃门对书架而言，反而浪费时间，毫无益处。
18.书籍复印后必须立刻归位 书架的目的是给书一个固定位置，所以取用后一定要即刻放回原处。
