书从取出到放回原处，常需经过一段时间，短则半天、一天，长则甚至好几星期，而且很可能一次取用数本书，如果不立刻归位，一段时间后，书 架必显得凌乱不堪。
查询资料，往往所需的只是全书的两三页而已，这时，将所需部分复印 后，立刻将书归还原位，再将复印资料打孔、收集成册后，就又成一份档案 了。
利用这种方法，书籍取阅的时间很短，而且无论拿出多少书，绝不会导 致书架的紊乱。
19.尺寸不同的书籍，可将相关类型的收集成一堆 书架上的书本，有各种分类法，但一般人最主要是以书套、书籍版面的大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然，但实际 上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品，有效地使用才是其最大目的，不应沦为室内装璜的一部分。
另一种方法是以种类为分类，例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一 类，一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法，比起以大小、形状分类更加合理且具机动性，可以完全发挥书籍的功能。
但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类，使书架“专柜化”。 以卡文先生为例，在他的书架上有所谓的“相关柜”，柜中以法律书籍为主，而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异， 却都隶属法律，故以专柜方式来收集。
当然，对过厚、过大或形状不一的书籍，一般人常不论其内容，而将这 些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的，仍各以其所属种类，放置于所属的柜内，且以最易取用的方式摆放。
例如，要摆置运动医学的书籍时，就可将医学专业书籍和体育杂志以连 柜或同柜法排列。这样，要查询资料时，才能缩短时间。
20.书架的柜子以“半成品”看待 书架的分柜法，最好以“半成品”来看待比较适当。例如把整套百科全书一起入柜，虽然可以造成系列而整齐的外观，但是由于书柜是以种类划分， 以后同类书籍必会逐日增加，书架易成饱和状态。
因此，书架空间充裕的话，为了将来种类的更改，多预留空间是最好的。 使今后增加的书籍，也能有一席之地，不致紊乱排列，否则就得时时整理、 重新划分。
将有关的资料收集成册，再收入“相关”柜子内，例如遗产税的申请书 格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息，便可收集成册，也可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导，复印后以“相关连柜法”予以 收集整理。
收集的工作，是永不停息的，所以对书架的整理，也是永远的，故应将 书架视作“半成品”，常常整理，使查阅资料更加便捷。
办公文具整理技巧1.笔记用的文具准备三套：一套放家里，一套放公司，一套随身携带 工作上或读书时所用的文具，因人而异，卡文先生常用的是：圆珠笔、铅笔、派克笔等三大“法宝”，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡 片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。
总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔， 就不是单纯的喜欢因素，而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。
家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。 当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌 上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法 完整回忆起来，不是十分遗憾吗？
如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确 知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很 麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。
在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很 重要。
总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也 十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时， 也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。
2.四色圆珠笔是区分资料颜色的利器 前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、 原 稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色圆珠笔是十分重要的法宝。
曾有一位棒球评论家 K 先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时 作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就 能立刻知道比赛过程及内容。
在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完， 常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的 好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。
平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非 正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而 不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！
在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术 中方便又重要的文具之一。
3.钢笔类的贵重品在工作上不适用 钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得 用。
对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。 文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用坏了就丢，普通人没那么大的资本。
由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨 水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也 常有断水现象。
基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用 途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。
4.可利用装名片的盒子装些小东西 对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，可提高工作效率。 桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。
不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东 西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？
对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌 子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。
卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等； 右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东 西。
市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一 点也不方便。
有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将 抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而空着。
为了使用方便，利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好 的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后，和抽屉的大小差不多，可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子 里，取用方便，而且不紊乱。
5.书桌的整理，以便于使用为前提 书桌上除了台灯外，电话和辞典是常看到的东西。此外，客户的电话本也是很重要的。几年前，卡文先生买了一种电话号码自动存放机，逢到 A 开 头的客户名称，按下 A 键，A 类卡片就会跳出来，可立刻查出客户的电话，减少翻查的时间，非常方便。
但是，科技文明不断进步，最近更出现能记忆百条左右的电话号码的电 话机，比先前的电话号码存放机更方便，更符合减少寻找时间的条件。
电话只要在书房或工作室放一台就够了，不要让电话占太多的空间。尤 其是地窄人稠的都市里，在狭小的房子的关键处、厨房角落都摆上电话，反而会造成许多困扰。如果工作室也这样的话，那就更糟糕了。
书桌整理术最优先的是要放些常用的东西，要用时能立刻取到。“整理” 并非指把书桌整理得整整齐齐、一尘不染的意思。尤其常用的书籍、辞典，可直接放在桌上，要用时，不用移动双脚就能直接拿到，十分方便。
书桌上常堆放几本翻开的书以及文具用品，一眼看去，象是凌乱地摆在 桌上，但是，这却是最方便使用，完全按照个人的需求而作的“整理”。
总之，无论别人眼里看起来怎样凌乱，只要个人使用方便，都是正确的 整理术。所以，书桌的整理重心，不是看起来冠冕堂皇或整齐划一，而是追 求高效率。
6.公文包，大小通吃 对商业人士而言，公文包是必要携带的用品之一。妥善使用公文包可提高工作效率。事实上，人不是因工作而活的。看看以下对公文包的使用的说 明，就不会觉得这句话有夸大之嫌。
现在所用的公文包，是由质地很硬的皮革所制成的，设计也非常简单大 方，实用性很高。
一般生意人都喜欢拿 007 式的手提箱，而有些人却从来不用这种公文 包，因为它给人硬邦邦的感觉。公文包应选择能装很多东西的，比较好用且 便利。
为了区分职业的头衔，而使用特殊的公文包，而平时要随身携带的东西 很多，像重要书籍、原稿、文具用品、钱包、地图，甚至眼镜、雨伞等，经常都要放入公文包内。因此，公文包就好像医生的出诊皮包一样大。
公文包里应有尽有，碰到任何状况，一点也不用烦恼，要有“只要有它， 万事顺畅”的感受。选大一点的公文包，主要是因为装书的缘故，因为有些人有看到好书就买的习惯，所以，买了一大堆书也不愁装不下。同时把随身 携带的小东西都装在皮包里，可避免遗失的忧虑。“大小通吃”就是这个意 思。
还有公文包要选耐用的，这也是选择的重点之一。一般来说，公文包底 部接缝处如果牢固的话，就会很耐用，所以底部的牢固与否也是另一项选择 重点。
7.采用内部多层构造的公文包最方便 公文包的内部构造，最好是多层，以及有很多小暗袋，在整理或取用所带的东西时比较方便。一般的公文包内部分为三层，有三个小暗袋，总计有 六个收藏空间，放入各层的东西，绝不会乱七八糟，而且即使在走动时，打开公文包，也能立刻拿到所要的东西。这种设计是最实用的。
首先谈到的是公文包里常放的东西，包括文具用品、记事本、地图，以 及雨伞、眼镜等等。还有须注意的是，为了预防万一像眼镜这种容易破损的东西碎裂，在出差国外时，一定要多准备一副备用。
一般生意人所爱用的 007 式手提箱，由于是正方形的，在行走很快的时 候，身体常常会碰撞到箱子的四角；在电车上，也常因车子晃动而碰撞；而且外壳固定，没有一点弹性，不能装很多东西；从这种手提箱拿出东西时， 只要一打开，别人就能对箱子内容一目了然，没有一点机密性是它的最大缺 点。
007 手提箱的受用者，应该不致由于可以随时随地把它当作桌子使用， 而以高价买下这种箱子！事实上，只要用档案册代替书桌也就足够了，甚至可以边写稿，边从公文包里拿出所要的资料，一点也不费事。所以，多方考 虑公文包的实用性再买也不迟。
另一点，是制作出差计划单。为了符合出差的目的，必须预先想好要带 什么文具、资料、目的地、拜访对象等等，有关出差的事项都列入表内，再放入公文包，检查时就可拿出来一一对照，看看所带的东西是否齐全，该办 的是否有遗漏。
8.多功能手表是活用时间的武器 最近的手表不但加装有闹钟或计秒的装置，更有电话号码、住址的记忆储存装置，以及计算机等多种功能的新设计，把这种多功能的手表视为控制 时间的利器。
在车上稍作休息，将时间定在到达目的地的前一两分钟，到时闹铃自然 作响，就可以安心入睡，不怕坐过站了。对某些人而言，铃声也许小了一点，但另一些人较敏感，只在有响声，就能立刻醒来，所以十分有用。
像马表的计时功能，对一般人也许没什么帮助，但常用这一装置有效地 控制时间，完成工作。
利用这种计时功能，计算从地铁的月台走到马路要花多少时间，对时间 的控制非常有用。
由于职业因素，管理者常常要演讲，演讲更得注意时间，有时晚了一点 才开讲，但在演讲时不能一直看表，所以无法确定已过多少时间，这时就可利用马表来控制时间。“在现代，能控制时间的人就是胜利者”。这句名言， 正意味着能对定时功能作最高利用的人，便是一位胜利者。
多功能手表有各种记忆及计算装置，不需多作说明，任何人只要买来， 就能知道它的好处。象管理者常常外出工作，却忘了带电子计算机，总觉得很麻烦。现在根本可以不带，因为多功能手表几乎代替了计算机。
手表本身具有流行性，也可反映个人的品味。站在实用的立场来说，不 应将它视为装饰品，所以在选择时，应以个人最适用的型号为选择条件。
9.从文具的目录可找到适合的用品 现在市面上所出售的文具种类，少说也有数千种以上。例如最常见的夹子，小的可夹五六张左右的纸张，大的甚至可夹数本书，其颜色、形状更是 琳琅满目，不胜枚举。光是这一个小东西，就可以设个专栏了。对于制造厂商而言，为了推陈出新，同一种产品的设计除了用途不同外，更针对产品本身设计出新颖的外观，以吸引顾客的购买欲望。不只是夹子，目前已有很多 产品也是如此。
光这微小的用品种类就这么多，那么要选哪一种最适合自己使用呢？万 一在文具店无法找到所要的东西又该怎么办呢？在大型文具店或专卖店中，可找到理想的用品，普通一点的文具店里很难看到喜欢的东西。
的确，能找到理想的文具，尤其是符合所需的文具，真的能提高工作的 效率。要是老找不到，却又不死心，但是工作繁忙，实在抽不出身常去逛文具店，该怎么办呢？很简单，从文具目录介绍中选择，若找到合用的，直接 订购就行了，很方便。
目前许多文具商对自己生产的商品，都会作成一份精美的目录。看了目 录，对于目前的文具市场可以有个大概了解。目录内容相当丰富，包括商品实物的相片，也介绍它的功能、特性、使用方法等等，虽然没看到产品，但 对商品也有相当的认识。
唯一的缺点，就是材质方面比较难以作确实的说明，若能克服这一点， 只要浏览目录，就会有意外的收获。
10.根据品牌编号订购文具 根据手上的目录，向制造商订购文具时，有些公司是得加运费的，但是大量采购时，就可免费送到家。平时，可以向文具店老板索取现售的或是预 约新产品的目录一两年之内的产品目录，大概还不会变化很大，选择时十分 有用。
喜欢利用目录购物的人，应注明商品的货号，以免出错，而且一有商品 货号，厂商处理出货时可以省去很多麻烦。若直接到商店购买，报出货号也可立刻得知店里是否有售，才不致用嘴巴描述半天，结果还是不知所云，那 就太浪费时间了。甚至也可靠一通电话就确知是否能买得到。
平时常用的商品，事先都将其货号与商品同时列成一张表格，所以订货 时都顺便写上货号，绝不会订不到自己所要的商品。
除了商品货号，另外一个我们很少注意到的是商品的正式名称，如果能 确定，订购时也可缩短商家寻找的时间。
收集商品目录，不仅对大量购买的人十分方便，对小型公司也是很有帮 助，常常可以意外发现其他品质优良的文具。
印刷精美的商品目录，对中小企业的制造商而言，也是促销的一个手段。
11.文具或邮票不仅要维持最低库存量，购买时也要注意当时库存量 笔、复印用纸等一般文具用品，可称为“资料整理的用品”，同时也算是“资料整理的消耗品”，平时须维持一定的库存量，以应付每天的消耗。 因此如何补充这些文具，或该有多少的库存量，如何整理等等，都是非常重 要的。
例如圆珠笔，由于常常携带在身旁，包括备用的在内，同一种颜色的最 少要三支。若是哪一支墨水用完，或临时遗失的话，不会因没笔而耽误工作进度。常用的文具也都应有预备品，不论任何情况发生，都能迎刃而解，这 点非常重要。
但是库存量也并非愈多愈好。比如象圆珠笔之类的文具，自有其固定寿 命，所以订购时不要一次买太多，以免在期限内用不完，反而白白浪费。还有产品的种类、适合的用量等，决定所需的库存量必须切合实用。
应制出一套库存以及如何补充库存量的管理办法。
有关库存的问题，将其分为“最低库存量”、“购买量”、“购买时的 库存量”。所谓“最低库存量”，是指产品用到这个数量时，一定要补充。
“购买量”就是购买的数量。例如： 圆珠笔（红、蓝、绿、黑）——最低量是 2 支，购入 5 支。 大小曲别针——最低量是 50 支 1 盒的 20 盒装1 箱，购入 10 箱。 透明资料袋——最低量是 20 张，购入 100 张。 硬纸板机——最低量 5 盒，购入 10 盒。
档案夹——最低量 3 个，购入 7 个。 自动铅笔笔芯——最低量 1 大盒，购入 5 盒。
像上列这些商品，当库存到最低量时，就一定得补充齐全，不可拖延， 以免误事。
“购买时的库存量”，就是指最低库存量加上购买量的总和；邮票最低 库存量以 50 张为限，如果购买量是 100 张的话，那么“购买时的库存量”就 是150 张了。
必须注意最低库存量、购买量、购买时的库存量的数量，而且确实实行、 补充，以方便使用。
12.订定一个月一次整理用品的“盘点日” 对于经常使用的用品，象圆珠笔、档案夹等，即使不盘点，若不足的话也立刻会知道。但对于较少使用的用品，就没有这么容易发现，所以这类用 品应要设定固定时间作盘点，才是正确的整理态度。
一般事务所在每月的第一个星期二早晨，对各种库存用品作定期的盘点 工作。之所以不在星期一，是因为星期天已放假一天，星期一必定很忙碌， 所以定在星期二。
也许有人认为事务所内使用物品的种类较繁琐，对于其他公司就不一定 适用。其实不然，必需品在使用时不能立刻得到，那就不叫必需品了。无论哪行哪业，一定有专用的物品，必定也分为常用与不常用这两种。为了应付 临时所需，以及了解平时物品的库存量，至少每个月必须检查一次，以免有东西不会使用，或是用时却找不到等等遗憾发生。
13.基本工具若齐备，工作效率自然提高 文具店里并非都是陈列基本文具。所谓基本文具，是指使用率最高的文具。就像家庭主妇一样，刀子和锅子是她每天必用数次的东西。文具也是同 样的道理，每天最常用的物品就是基本文具。
在使用自动铅笔，若有错误时，通常用橡皮擦更改。若是铅笔式的橡皮 擦就更好用了，因为铅笔式橡皮擦的笔芯处有象铅笔一样细细尖锐的前端，在擦拭小字或小范围的错误时非常方便。用这种橡皮擦，甚至可右手写字， 左手拿橡皮擦，边写边擦，方便自如。
另外一个是钉书机。这种钉书机是在按柄下装上可回转的钉书柄，和一 般钉书机不同的地方，是可横钉或直钉，以发挥它的绝妙功效。
另一种文具是可左右转动的胶带台，这是目前最奇特的产品。和一般胶 带台的不同之外是它可任意转动，无需搬动转头。
最后提到使用率也相当高的剪刀。细长的刀柄，在握指处的圈环内侧加 了一层护套，让持剪者绝不会因拿得太久而手痛，赶工时也可提高工作效率。
14.善用工具的特性，不使其成为装饰品 一般文具店所售出的文具，固然依其设计本意而使用最佳，若是能加工一点自己的创意，可使文具发挥更高效用。 比如不需印泥的印鉴，当然便利使用。但是一旦数量增加，往往不能一眼辨知要用哪一个。卡文先生的事务所里，有“速件”、“已办”、“待办”、“作废”、“完成”等十多种的印章。虽然由复印部分可以分辨其内容，但 是横排在一起的时候，就很难马上辨知了。
为了辨别各印鉴你可在每个印章的上端贴上用此印章盖出来的字，如此 排成一列，使用时必能很快地辨别了。
另一个文具很有意思，就是一般医院里病人在床上所架设的桌子，是睡 前看书时不可缺少的工具。手不用捧着书，无聊可随时闭目养神或睡觉，可以轻轻松松地看书或作事，真是一张实用的“桌子”。
最近，象这类商品不断地推陈出新。我们应该善用文明产物，只要觉得“这很不错”，就应不惜金钱购买，而且买回后，再加上自己的创意，使文 具的用途发挥到最高点。
如携带式的复印机，使用虽然方便，但遗撼的是复印的数量太少，所以 得把它改良成可大量复印的机器。
不论有多便利，由于好奇心的驱使，也许使你充满兴趣地在文具用品身 上再动些脑筋，就能成为更适合个人使用的工具，这也是整理术的一大助力。
15.应该熟练使用文书处理机 对现代的企业公司或个人而言，文书处理机是十分便利的新产物。但是，能完全用此机器来从事文字处理工作的人仍是少数。很多人把它当作清稿器 使用，只是将草稿整齐地打成文字为目的。
其实，它的用途不限于这方面，文书处理机还能作其它用途，若能正确 地使用，可使信息收集网扩大，且能积极地活用在工作上。利用其特殊的文字处理系统，文字经由此机器，可利用记忆设定，作文字推敲，文句编排， 而写成所需的文章。换句话说，对于尚在斟酌的文字，可利用此处理机打出各种造句，再加以确定组合。
总之，它比铅笔还方便修改，能将脑中所思，凭着按键完全表达出来， 因此能快速地打出文章或构想。
16.不确定的地方先使其明朗化，是利用文书处理机的窍门 文书处理机的操作必须熟练，若对于一字一句的基本文句不太熟悉的话，就会浪费时间。操作不熟练，文章也就不能通顺写下去，工作效率自会 降低。
比如：打字时，不知是“Computer”或是“Computter”何者正确，如果 错误的字在连续打了几十页之后才发现，反而要浪费时间作修改。所以一定要先确定字的拼法，以免反而耽误工作速度。
就像在驯服野马时，首先须了解它的特性，再骑在其背上驾驭它，一切 得按照自然的训练程序，否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时，除了必须熟悉机器特性外，尚须正确使用机器，以求更快速地完成处理文章、资料 等的工作。
17.一张磁碟片一个档案 目前，文书处理机价格十分便宜，对处理个人信息而言，很是方便，所以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然，一片磁碟片可装入许多资料，是信 息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍，却不能立刻得知其要点所在，所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编排，以备查询资料时，更加快速。 磁碟片的整理方法，应该一片存一件档案。虽然磁碟片的容量很大，但是将数个档案存在一起，查询时反而很不方便。 还有一点，就是所收集的信息输入磁片时，以颜色来区分种类。譬如：绿色代表“个别案件”，蓝色代表“平常档案”，黄色代表“杂项档案”等 等，大略按此区分。在各种形式中，写着“F.法院”的磁片，即表示输入各种判决所用的文书。要查资料时，就可从这片磁片显示内容。当然，也可随 时订正修改，以达到最终目的。
无论收集了多少项目，都可按其代表颜色，很快地检索到自己所要的信 息。另外，内容最好使用一目了然的格式化，而且尽可能以“记号”来表示。
就如同在判决事件上，首先必须找出有关裁决文书的表格，再按表格所示的“FC.告”的记号，其中，“F”表示形成，“C”表示刑事：“告”表示告 诉状，按其代表符号找出磁片，就可立即了解全部过程了。
如能善加利用电脑的话，对于资料处理的确有很大的帮助，且可增加资 料的活用。
另外，必须强调一点，就是只要一输入磁片，虽经过一番长时间的设计， 但是却能永久保存。一张磁片大约可存入 60 或 70 个项目，平均每一项目约值二三十元，以长久保存的功能而言，实在很便宜。
18.电话答录机、传真机是时空的便利兵器 在信息化的现代社会中，在信息的收集或交换上，电话是重要功臣，但是，电话的最大缺点是不论你是在吃饭或是睡觉，铃声一样大作。有很多人 不喜欢电话，而喜欢以信件方式传情达意，“安静从容”似乎也是一项原因 吧！
因这些缺点，所以研究发明而产生出电话答录机，即使忙碌或无人接听 时，都可靠电话答录机来完成以时间换取空间的重大任务。
和顾客有重要文件传达时，而且时间又紧迫的话，此时，就可利用最新 产品——传真机。它能正确无误地传递信息，可说是信息整理术的最迅速的 武器之一。
在信息整理术中，多加利用电话答录机和传真机，可使信息发挥最大效 力。
为了迅速传递信息，争取生意机会等等因素，电话答录机、传真机已广 为使用。并非因为它们是新产品才使用，而是它们确实对事业帮助很大。
最重要的一点，是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理， 反而拖延的话，那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外，也要勤于处理机器所传递的信息，才能发挥机器的真正功效。
信息头绪整理技巧1.只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰 从“整理信息”的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集 的信息顺利地被运用。
人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟， 想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法 解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、三层地积压，任何人的头脑都会十分混乱的。
对于这种棘手的情况，无论在脑中如何想象，仍要作出最后决定。这时， 我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡，找出最理想的方法。为了达到目的，该如何作呢？时间充裕吗？商量的对象是谁？一切有关事项必须在便条卡片 上列举出来。
记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然，在书写时，一道道 解决方法，也会逐渐清晰浮现。
混乱的头脑是由于血液集中，使脑部感到沉滞，当然也就无法维持自身 的平衡。以手书写，可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑，也可 恢复正常。
记忆卡的另一个意义，是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角 色。警察的手势信号，就代表记忆的指示方向，使混乱的头脑得以畅通。
以一张记忆卡的效用，使头脑清晰，不仅解决头脑的压力，也可解决很 多问题。所以，清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。
2.记忆是才华洋溢的根本 人的大脑非常微妙，其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较，但是其实际储存量，也是相当可观的，与天文学的规模一般宏伟。 大脑的记忆构造是亲身体验的累积，可使其活用，也可使其冷冻，能够顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时，就应有“现在我必定 要作某事”的意识，而不是“请打开吧！我需要某项资料”。意识能使头脑确认目标，能对积存的信息加以活用，这是脑部作业很重要的一环。
对于目的意识，必须专心一致，直到完成为止，不能三心二意，否则就 很难以达到目的。
难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题，暂且 搁置，反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。
例如法国有位数学家宝安卡勒，曾为了某一个数学定理，数日不眠不休 地苦思，最后仍无法解答，于是干脆搁下，暂时出去走走。一会儿马车来了，他正踏出脚要爬上车时，脑中突然出现了久思不解的数学解答。
不只是宝安卡勒，很多著名的数学、物理定理或法则，都是经由这种方 式产生的。比如：阿基米德的浮力原理，竟是在洗澡时无意间想出来的；万有引力定理，也是牛顿看到苹果落地才发现的。
以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知，暂时搁 置问题也是很重要的一种作法。这种作法，在思绪的重新整理上，有激污扬 清的功效。
虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明，但在工作上，却肯定 会有很多小小的发现。平时，当你工作搞到焦头烂额的地步时，干脆把事情放在一旁，让脑子有点空间，稍微休息一下，再重新出发，毕竟脑力是愈用 愈活的，记忆是才华洋溢的根本。
3.稍加记录后，暂且抛却问题 想了许久的问题，仍不明了，不妨稍做记录后，暂且不去想它。搞不好也许有奇迹出现，或是转而思考其他问题，这种移动方式也是一种有利的作 法。
如前所述的“暂且抛却”，虽然表面上不思考这问题，潜意识却没放弃。 而其中主要的关键，正是暂且忘掉，转移思考，使头脑轻松一下后，往往能意想不到地解决问题。
但是，如果最后还是无法解决的话，想在中途就放弃也是不行的。由于 潜意识中有“无法忘记”的意志存在，接二连三地刺激脑部，以致无法有新 的观点重新出现。
因此，要让头脑有空间处理思考，而不是一再给予同样的刺激（即思考 同样问题），使它疲乏，无法正常运作。
再强调一次，清晰的头脑，才能解决混乱的事情。
4.积极的休养是使头脑清晰最好的方法 工作一段时间后，非得作短暂的休息不可。这种作法，主要是以重整思绪、提高工作效率为前提，所以非实行不可。在家里或事务所时，也要尽可 能利用短时间休息。
这里所谓的积极休养法，是伸伸手，走一圈，时间大概是三分钟。虽仅 三分钟的时间，却也要尽量尽力而行。
短短的三分钟内，弯弯腰也可以，让身体流一点点汗，舒活一下筋骨。 偶尔选择聆听音乐，也可得到休养的效果，使头脑轻松一下。在三分钟内，尽可能以各种方式使整个人稍做休息，让头脑没有负担。
把三分钟的休息时间安排在工作段落间，效果远胜于中午在咖啡屋内吹 冷气“休息”更有意义，也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动，象棒球、桌球、跑步等等，却往往不会比运动前头脑更加清楚。
刚才所说的运动，应该算是“消极的休养”，只是在浪费时间，而前面 所说的休息，却是有助于清晰头脑的恢复，所以称为“积极的休养”。反正只要能使头脑保持清晰，可以使工作顺利进行，就是“积极的休养”。实行 这种方式，才能稳健处理资料。
“积极的休养”是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂，对整理术而 言，绝不能漠视这一点。
5.将复杂问题“分条化”处理是解决的关键 卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题，而委托人往往只是说道：“一切拜托了！”正确地说，虽然他们急于告诉详情，但从一开始招呼 后，就省略不少重要实情，只想要尽可能在利他的情况下处理案子，而不让卡文先生得知真正的“详情”，以致使他常常在处理上摸不着头绪。
不只这样，有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们 不告诉他实际情形，只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时，就用“你是局外人”这句话来回答他，使他不能顺利处理案件。的确，涉及 遗产的法律与税务问题是十分麻烦的，外行人很难理解。但是即使对相关法律一无所知也无所谓，而重要的是应具备一些基本常识，如“到底应先考虑 什么”的问题，首先以切身问题为例，例如：“税金”、“不动产”、“分配方法”等小问题，能先列出的话，就很容易了解而可寻求解决的办法了。 对于复杂的问题给予细分化，常有助于案件的明朗化，使案件能尽快解决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。 对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称“因数分解法”。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真 的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是归功于此。 所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没 错。
6.以因数分解法，使头脑清晰 前面谈过，对于长期的目标，采取“因数分解法”是十分有效的。此外，一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。 比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。
论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。 一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、“是谓”等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章， 就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。
因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用， 其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。
7.细分法的另一个武器——分枝法“复杂问题细分化”，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。 任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的 评价。
譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于 今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何？？往往不得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可 能的。
管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可 设计出一套“系统树”的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也 细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分枝法”。
这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、 人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻而易举地思考相关问题的解决方法。 此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”，目的都是使复杂问题细分化，逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。 文字报告书表现技巧 一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。 过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于打字、印刷，但基于时代潮流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不 论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守“直书直打、横书横打”的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出 来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。
相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者 来说，方格是一种视觉负担。
除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程， 管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。
这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团， 不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来，一一列举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：1.执笔工程部分（1）重新整理预备使用的资料 利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同样大小的资料可以堆在一起。
（2）在资料上做记号 如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都可以，免得有所遗漏。
