在开始阅读必要的文章时，若觉得某小节很重要，就在小标题旁直接划 上红线。
把小标题做上记号，日后再翻阅时，便能立刻找出重点。如此不仅能缩 短查阅时间，且以前阅读的记忆也会鲜活起来，并较以前读的时候，更容易 领会其内容。
而在使用信息资料时，应尽可能迅速地收集与工作相关的资料。例如， 想要收集某个标题的必要信息时，就从与此标题有关的资料夹中，结合书中 内容着手开始收集。
此时，先以书名来挑书，然后再来看目录。而且，在翻阅目录，也要看 小标题。如此可得知哪个部分可能有用，而此次的收集工作也就一目了然了。
按照书名来收集信息，由所买的书，大致已浏览一遍，所以凭着记忆，便会想起某些相关的信息。 一旦发现“的确，在那一本书上记载着那些事情。”时，记忆就苏醒过来。此时管理者会取出那本书，并翻阅目录的小标题，然后装订在此信息的 文件夹中。
一本书中，和工作有关的部分是极少的。充其量只有其中的一页或数页。 所以，当看到小标题时，只要复印相关的小标题部分，然后再装订，要知道活用小标题，是活用信息时最重要的武器。
在阅读书籍时，很多人都不注意小标题，但以小标题做指引，其利用价 值很高。
撰写书籍，或交报告给委托人时，都使用相当多的小标题。特别是书中 的小标题，为使内容易懂，吸引读者的兴趣，可要花费相当的功夫。
一般作者在写书时，在标题上都竭尽全力，所以阅读时，应注意小标题。
如此一来，便能很容易地掌握书的内容，往后在活用资料时，也能成为适当 的指标。
6.充分活用书中空白处 对于信息来源的书籍，花些功夫很有必要的。有人认为，应爱惜书本，不可在书本上乱写乱画。像这类的人，真称得上是爱惜书本的“保存型”。 不过，书本应加以活用，才会产生效用。而为了活用书，即使“弄脏”了书， 也不要介意。
活用的目标，是迅速地从书中归纳出必要的信息。因此，就必须充分地 活用书中的空白处。
在各类书的天、地部分都留有许多空白，即可加以利用记录各种不同的 信息标记。
方法是按照其重要性，在右页的右上角，或在左页的左上页，各写上○△×等记号。一旦做上记号，往后在翻阅时，就可以记号为标准来找出必 要的资料。
不必要的部分，大可跳过不看。可是，以后也许还会发现仍有不必要的 部分未能事先删除。例如，乍看之下难懂的文章就容易产生错觉，误认为是很重要的。但是，像此类深奥的部分，有些是因为作者并未充分理解，致使 其文章只不过是装腔作势，内容并不完整。诸如此类的部分就无需再看第二次了，所以可以打上×的记号。
还有，应在书中做资料补充。例如某本书中的资料已过时了，则应先确 认此资料的来源，并记下最新资料的当天日期。
当其他页数中出现相关资料时，就记下“CF、P35”表示出相关的页数。 一旦有此记号，以后参照时，就能在短时间内挑出全部的相关资料。因此，常在重要的空白处，写下记号。
不只在空白处，同时也在重要用语处划线。也许在学生时代，很多人都 会在参考书的重要部分划线。此时应该注意的是，即划了线，只要翻阅此书时，都会去看。但若全篇都是线，即使再特意区分，也无法让人搞清楚到底 哪个部分才是重要的，象这种划线方法只不过反将书搞脏而已了。
会有这种结果是因为事先没有明确的目的，且理解力不足所致。因此， 在划线时，需具备有清楚的目的意识和把握准确的内容。较好的方法是在开始阅读一本书以前，目的就相当清楚。因此，若想更了解其预定的内容，便 可针对同一个主题，多看几本相关的书籍，以对其内容更加理解。
实际上，只须在对自己很重要的部分才划线。一般而言，在一行之内， 大致会划一个或两个单字。当然，只划一个或两个单字以后再翻阅时，也有搞错文章意思的情形。此时，都将划线的单字，及不看就不了解的相连文章 加上括号。然后，在括号那行的上面空白处，再划上圆圈的记号。
若做上面记号，想要正确了解划线名词的意义，就会去读括号内的部分， 这样便可一目了然。总之，你划的线，仅针对自己而言，找出关键字，而别人也有他们自己的一套索引方法。
但不能认为划了线就了事，而真正重要的是如何努力去理解其划线部 分。
之所以利用书本空白处，是为了能在最短的时间内得到全部的必要信 息，也就是要缩短查阅的时间。因此，以自己的方法收集信息，对自己而言 是最为适用的。
7.在常使用的书上以自己的方法处理索引 为了缩短查阅时间，需在常使用的辞典，例如法律专业书籍和大辞海等大型工具书上，以自己的一套方法来处理索引。 例如尽管是大辞海那么厚的辞典，在书的截面处也完全没有索引，这是非常不方便的。小本的英文辞典，很多都标示索引，但是这样厚的辞典，反 而没有。
而且，使用者虽很多，但又不肯花点功夫，自己标上索引，却只会发牢 骚认为大辞海太厚，不方便使用，因此导致使用频率降低，最后只好把它放在一边当装饰品罢了。
有些人使用大辞海类书籍的次数相当频繁。因此，有自己的一套方法， 使用起来会较为方便。例如在书的截面处，标上相当详细的索引。首先，标上全部的注音符号，在每个注意处，用蓝色涂满每个注音页数的宽度，再标 上其注音符号，然后，分类成好几行，并划上绿色的线，做为分界线。
做好这些准备工作，就可以大幅度地缩短查阅时间。因此，如果从大辞 海查某个单字，只需花费数秒钟即可找到。
相同地，对其他较常使用的书，也应标上索引。首先，用蓝色涂满标题 的页数部分，再写上标题的内容。第二，在第一章、第二章、？？等各个大标题的范围处，划上绿色的界线以示分野。
在各个标题处，根据需要涂满截口处的页数，然后写上标题。并将目录、 索引、参考文献等部分，涂上绿色然后再以蓝色来区分正文。只要看到书的截口处，对其内容就可以一目了然了。并且对那本书的重点及重点的页码数 量，也都能掌握到。
利用截口处做好此类索引处理，以便以后收集必要信息时，能节省时间 立刻找出重要部分。
8.夹入不同颜色的书签 至于如何迅速地找出书中哪条信息是较重要的，通常采用活用书签的方式。 目前市面上流行的是纸书签，但也有附细绳的书签。
通常书签都只夹在正在阅读的那一页，但有人另外还将它夹入重要的页 数中。
读专业书籍时，往往要翻阅相关的地方很多次，而且常常不只一个地方， 若一一地翻找这些部分，是很花时间的。因此，若不停参照某页资料时，就会在那一页夹上细绳书签，如此便能缩短查阅时间。
像这样，大致看完一遍，即使以后需要参照某部分，只要夹上书签，就 可以立刻找出。
也许你认为做书签是件相当麻烦的事，实际上是很简单的。你只要去店 里买回刺绣用的线，穿过书背部分，然后在外侧打个结就可以了。因为刺绣用的线，线粗结实，且颜色丰富，很适合做书签。若为平装本用胶带就足够 了。
某些人在一本书中，大概做了三种以上颜色不同的书签。茶色是代表需 参照好几回的地方，黑色是代表最重要的地方，绿色则是代表现正阅读的地方，用颜色来区分。像法律专业书籍这种使用的固定地方多，且使用频率也 高的厚重书本，也可以改换别种颜色的书签。
如果手制书签，费一分钟的时间，但一旦做好，就能立刻找出重要的部分，这样所节省的时间，绝对超过做书签所花费的时间。
9.书架是按书的标题来处理的 不知道书放在哪儿，需要时就得花费很多时间四处寻觅，结果仍是找不到。这是很多人常常碰到的烦恼。因此有人发明一种方式来整理书架上的书， 使你能迅速地挑出所需要的书。
大多数书架的整理方法，都是配合书籍的开数来排列，如 B5 开（16 开） 的书，32 开的书，将这些书各按其形状大小排列，如此排列，颇能达到美感上的效果。可是，在小说的旁边，排的却是经济类书，或是某些实用类书， 致使为了找出一本书，必须找遍全书架。所以这种整理方式，完全是以美感为出发点了。但对想活用书籍的人而言，这种方法就不适合了。
另外还有很多人，是以法律、经济、医学类别来区分的，也有些人胸有 成竹地认为自己是以准确的分类来整理书，而这种分类法已是很好的方法了。当然，此种方法较以外型分类的整理方式要好得多，但是，在活用上就 相当不实用了。
实际有利并且正确的方法，是以自己的用途及目的，来做分类整理的， 由于难得有属于自己的书架，所以千万不要按照图书馆的方式来分类。重要的是，以后自己在找所需的书时，如何能轻易地找出来呢？
例如某人的分类项目若为“海外不动产投资”，那么有关国外的税制书、 美国各州税的书、租税条约、契约法此类和法律有关的书，以及和国际汇总有关的书，许多法律、税务和其他范畴有关的主题书，都会收集在一起。
如此排列，因未按书籍的开数排列，所以显得很零散，也许别人看起来， 认为并未整理，不过对管理者而言，却是最容易使用的整理方式。这种配合各种主题的整理方法，等于以后需要某个主题时就非常便利了，也不再有找 不到书的困扰，而能依自己所需，马上找出必要的书籍。分类每个主题时，所应注意的是，书架上要经常维持能补充书的空间状态，因为某个主题的书， 日后可能会陆续增加，或者按情况改变内容时，能预先有所准备。
所以，最好避免书架上的书，排得满满的。宁可每个角落，都留有裕的 空间比较好。
以自己的每个主题来分类，并预留空间，如此就可减少查阅的时间，这 是活用书架的整理法。即使是自己的书，必要的部分也应复印归档。
10.即使是自己的书，必要的部分最好也复印 自己的书也屡次复印。也许有人认为那样做很浪费，但是，若有一本复印本，其能有效的活用程度胜过若干本书。 有关信息活用，在以后会详细说明。从书本上收集某些信息时，将书中相关信息复印下来并归档；不然，若将相关主题的书排在桌上的话，那桌上 光是书就排得满满的。接着，再依其需要翻阅相关书，这又需要花上一段相 当长的时间。
一本书中某个主题的相关部分，一般来说，顶多只有几页，必须翻阅同 一本书，这是非常大的耗损。所以，从书架上取出所需的书时，若看到与主题相关的页数，就立刻复印下来，然后装订在文件夹中。
不仅对书是如此，对其他主题的相关信息，也都整理在同一个文件夹中。 这么一来，要运用时就方便多了。
例如，在拟定有关法律的专业稿时，常常参考法律专业书籍，而法律专 业书籍，不管哪一本都相当厚，桌上光是摆放法律相关的书籍，就占去书桌的一大半，并且还得—一找出所需的页数，真是相当麻烦。
用 B5 的纸来复印书中所需的必要判例或条文等，复印本并按顺序标上 ABC？？。将这些装订到各个主题文件夹中，而在写稿时，使用到那些判例或条文，就在稿件上，写上“放入 A”的字样做为记号。
如此一来，即使在写稿时，也无需浪费另外的时间从书上找出资料。何 况，只有不让写稿的进度中断，才可书写顺利。
再者，从整理书架的观点来看，因为用过的书立刻归位，以后，就可能 想起，那本书是分类在哪个地方。专业性的书籍应固定放在书架的某个地方，以便配合需要，保持能立刻找出的状态。
再补充一点，最好复印每本书的目录，贴在书本的封面上。如何有效地 活用目录，前面已谈过。但为了缩短查阅时间，就必须要加上这个步骤，只要做好这个步骤，就无需打开每本书，只要书一到手，内容就可立刻得知。 若目录的内容太多，而封面无法容纳时，就减少复印数量，然后删除不必要 的部分。
11.舍弃不要的书，买数本重要的书 正确的读书目的，是如何在短时间内收集到所需的信息，并以能缩短查阅时间为重点。那些处理方法，前面已提过。当买到不需要的书，该怎么办 呢？选择书的当时，如果没买到不需要的书那是最好不过了，但有时即使经过选择后，还是会买回并非自己所想要的书，如遇此种情况，就应立即放弃 阅读。
再者，同一本书买好几本，也许会觉得太浪费，但是，使用频繁的书， 最好能拥有两～三本。如法律书籍、辞海，以及英文大辞典等书籍，就分为家庭用的和工作上用的，且最少都有两本。另配合需要，即使是处于移动状 态下，对想浏览的书，也都会准备一本实用型版本，以便需要时，可当场参阅。因为有时等到回家后想到要确认某事，但身边却没有可供参考的书籍， 如此只好留待明天到办公室再查阅，这样就会造成时间上的延误。
使用频率高的书，即使多买数本也不算浪费；而不必要的书就需毫不犹 豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。
缩短查阅时间的信息整理术1.缩短查阅时间是活用信息的基础 查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。 因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并 不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。
查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的 作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和精力， 即可提高工作本身的价值。
某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行 业以手来作业的单纯工作也很多。
故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活用信息的意思。
2.整理信息尽量单纯化 信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使 用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。
因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆 珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数， 而自制的索引。
因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。 基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。 所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。
因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需 求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的 信息。
3.以手册化来提高整理效率 如果有必要，请聘请秘书。
不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬， 及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是 这些工作，就可能耗费相当多的精力及时间。
因此，为了避免这种无谓的浪费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳 出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的 工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内 容。
此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。 例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。
（1）新闻的选择 特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目， 然后再加以细分。
（2）填写日期（3）剪报 秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）复印的大小 大小以 B5 的纸为基准。
（5）复印的浓度 复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核对 有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒 核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后 按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中 副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确， 或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分 类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规 的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分 剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。 以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。
4.文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用 B5 的规格。统一用 B5 的最 大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是 B5 的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用 B5 开数的纸，较为方便。 若是 B5 尚有加倍开数的 B4，这开数大部分的复印机都能复印，但 A4开的倍 数是 A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普 及，而其大部分的规格都是 B4 的，下一位机种才是A4.一般事务所备的都是 B4 的机种，所以，无论 B4 或 B5 在收发信上都比较方便。
在统一 B5 的规格后，若想将数十张的资料，改为 A4 的规格时，只需利用 复印机 ADF（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。复印机的缩小放大功能，因有 1%的弹性伸缩，所以不但可转变成 A4 规格，也可 转变成其他的规格。
而且，一般的周刊杂志也大多使用 B5 开数的纸，所以无须特别去复印， 只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。
但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。为什么要小 心“抽出”，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间缝合的，所以中央是钉书针（骑马 针）来加以固定的。抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报导再穿孔，而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的 重要来源。当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。规格若能统一，就比较不花时间。此点也是 B5 规格便利之处。
基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用 B5 的规格。 但是，唯一不符合此规定的是“人事资料”，只有“人事资料”是使用B5 一半大的 B6 规格。
5. 资料应装订成一定规格的复印本 报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带黄的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用， 可就方便多了。
复印的规格，统一使用 B5 规格，无论一份多小的报导，也可使用 B5 的纸 复印。或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份 信息。
若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规 定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所 以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时 B5 的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。
即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。例如， 将新闻分为两张来复印时，则在第一张标 1/2，第二张标 1/2.同样地，若是分为三张的话，在第一张标 1/3，第二张标 2/3，第三张标 2/3.如此一 来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字， 就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。
缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。 最好是还备有 ADF（自动送回原搞）的功能。所谓 ADF 的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自 动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另 一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。
因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。 但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪 用夹做附加值更高的工作。
6.档案夹及标题要以颜色来区分 曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。 但是，他们将剪报贴在 B6 开数硬纸板上的这种作法并不精细。B6 和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格 B5 的一半，这规格的确是很小。 但一般报社所收集的报导，大部分的 B6 硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就 折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一 一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。
当然，一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工，都将资料 的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便，所以，对于这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们， 才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。
不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。 使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为 实用。
方法是统一采用 B5 的规格，并且归入二十六孔的档案夹。 归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。
7.为什么穿孔机是二十六孔 一般使用档案夹的人，多数是使用两孔或四孔的档案夹。使用两孔的理由，是因无论穿孔、归档都较不费功夫。 穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。参照几次档案后，其档案孔可能就会破损。消除其原来穿孔的位置，再重新穿孔一次，且贴上加强圈，这样使 用并不方便。
使用二十六孔就无此麻烦。因是两孔的十三倍，相对地就可分散其力量。 以二十六孔来说，即使用力抽取再多的纸，也无须担心会破裂。
归档的目的是如何更有效率地使用，因此，必须考虑到资料可能会重复 参照数十次或数百次。
当然，并非一定要拘泥于二十六孔的孔数，只要不易破损就行，不论二 十二孔或二十四孔并无妨。但以目前市面上所卖的 B5 档案夹的规格，配合二十六孔是最适宜不过了。
穿孔时，一定要在左右两侧都穿孔。 两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替，无论是直写右开式的文件，或是英文及其他横写左开式的文件，都可使用。而且，想同时看两份不同的资料 时，仅变更其中一个档案夹，以（书籍、杂志等）左右两页合成一页的插页方式，就可参照了。总之，资料就会很清晰了。
只使用纸的单面，便于以后翻页数查阅时，可立刻找出所需的资料，且 复印时，也不须人手，利用 ADF 就能自动复印。由于利用单面的纸，所以前面所述的左右两面穿孔，可按插页的方式。
8.如何保存卡式录音带 我们不常利用卡式录音带收集资料，但在准备资格考试时，就会使用到。
此外，与其做口述笔记，倒不如以自己轻便的录音机录音，如此所收集到的 资料较为完整。
以文书处理机打出录音带的内容后，录音带就没有保存的必要了。 也许有的管理者由于目前的工作，都运用不上以前所收集的录音带，因此，只好把录音带放在家里，致使录音带的数目不断增多，也许足有几百卷 以上。
既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。 一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，每个盒子及每个书架都有分类。例如，有关语言方面就分为英语、法语、德 语，并且再就其中的内容加以细分。
每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音 带的内容一目了然，无论录音带的标签，或十卷装的录音盒上所贴的标签， 均标上标题。
对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。60 分钟的录音带 只收录 15 分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。
9.文书处理机（WOROPROCEBSOR）的磁碟片应如何保存 当今时代，文书处理机（WOROPROCEBSOR）已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不 谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用 3.5 英寸的磁碟片。
一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。 办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。 因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。 某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。 首先，可将录音带分成“个别专题”、“一般”、“各种形式”三大类。
“个别专题”每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。“各种形式”每一项 目，是交给法院的文件档案。
有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片 中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。
再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次 都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。
以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子 内，便可缩减寻找的时间。
10.邮件应如何整理、保管呢？ 既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。 有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热潮一过，就会将这些卡片 扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。
一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达 数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。
首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就 盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。
其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内， 这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信 件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。
贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。 贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文 26 字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归 纳，并完全按英文 26 个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有 未寄出的贺卡，则配合时机回寄。
在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的“人才录” 资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留 下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。
这些贺卡应利用书橱来保存，并按 26 个字母顺序来整理。每张贺年卡， 按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按 26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在 使用上极为方便。
11.信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。
（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯 化。
（3）手册有利于工作的完整性。
（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案 夹来做处理。
（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收 录相关主题。
（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。
管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不 能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。 但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时， 也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。 信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时， 起码有些基本资料可供参考。
以下所要谈的是有关管理者信息活用术。 假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。
（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。
（2）考虑如何架构，并且分类。
（3）填补不足的信息，（第 2 项和第 3 项是同时进行）。
（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为 律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。
1.接受一项主题时该如何着手 现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上 10 点至下午 5 点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便 说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的 方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。
欧美企业，常会设立一个以执行兼并任务的小组，认识企业兼并是维持企业 成长的手段之一。而银行、证券公司以及会计师事务所，都是以各自专门的立场来从事企业兼并业务。
首先，卡文先生做了一份企业兼并的档案。这份档案分成两组，每一组 都有 10 张标题用纸。由于此时尚有许多标题未决定，所以先以想到的部分，记录并归档，而后再从这份未经加工的档案中，整理出标题。
卡文先生本身因职业的关系，曾办过一次美国的企业兼并，其所针对的 对象为日本的头端企业。而卡文先生也以此为档案的实例，故复印了当时的契约书归档。至于日本的企业兼并，卡文先生也将它收集归档在契约书的样 本中，当然这些无法直接做为演讲稿，但可做为参考资料。
第二，收集最近的企业兼并的各种相关统计资料。有关企业兼并，由于 卡文先生本身是律师，且以前就非常关心这类资料，所以早在企业兼并开始流行日本之前，就已着手收集相关信息，因此，在很早以前就已做好企业兼 并的档案了。
而光是报纸、杂志上的资料，就有一百多张，这些资料，大部分都直接 归入企业兼并演讲的档案夹中，不过，并不是把原来的复印本归到这个档案夹中，而是再重新复印一次后归档，因此，原来资料档案，仍会维持原样。 虽然此份信息的主题，和演讲主题一样，但由于每次的商务主题都不尽相同，且不知何时这份档案信息还会运用到别的标题上，所以信息档案仍应以原复印本来保存。 因为有了这份资料，所以卡文先生对美国最近的企业兼并统计，以及世界性企业兼并的趋势，都能一目了然，不过，尚不足以当做演讲时的参考资 料。
第三，是从单行本书籍中来收集必要的信息。在购买企业兼并的书本资 料时，应先大致浏览一遍，但因可能会有新出版的刊物，所以应常注意相关新书，以便收集更新的资料。
在卡文先生接受此次演讲邀请的同时，日本银行界、证券商等的专家们 已开始关心企业兼并，不过当时有关企业兼并的书仍相当少，而以企业兼并为标题的书，顶多只有两至三本，且并非全书的内容都对演讲有所帮助，而 真正有帮助的是书后的参考文献。
由于参考文献中有些书值得一读，所以卡文先生又增购了一些书，即使 书名不是以企业兼并为主，但书中内容有些是和企业兼并有关的重要部分，此时，他就将它复印下来归档。例如，有一本书名为“如何向海外进军”的 书，其书中谈到“企业进军海外的方法是购买国外现有的公司”就与企业兼 并有关。
还有某书的参考文献中，备有某证券公司发行的公司报告，而此报告是非卖品，所以在一般情况下是不予出售的，于是卡文先生便向那家证券公司 洽询说：“如果正本不能卖，那复印本也可以。”这样，卡文先生才得到那 份复印本的。
另在取得公司时，尚有所得税的问题，所以卡文先生复印了税务法规中 的相关部分，并将其归档。
当然，这些资料都已记入在脑海中，但在演讲说明时，却又须特别指出“这是所得税法的第×条第×项第×号，所得税法施行条例第×项。”且若 要如此一一确认税务法规是很麻烦的事，所以一定要使用一份复印档案，才 足以应付。
在整理信息内容时，也应一一地将档案中的标题名称记录下来。
2.为方便书写构成案，应好好利用文书处理机 首先收集有关企业兼并的报纸、杂志上相关资料，然后，再收集因工作所获得有关企业兼并的资料。以企业兼并为书名的书，到其他书名（但书中 却有描述企业兼并资料）的书，都是信息收集的对象，同时也应收集税务法中的相关条文。而为了防止以上资料的零散遗失，所以最好全部复印归档。 将事先想到的项目，先做分类再归档，而其他的标题，则应一边收集资料，一边追加标题名称。 演讲档案，一旦有了充分资料后，大致上已完成了整体结构。 而有关各种标题的构成，则应活用文书处理机来完成。
首先将从前所想到的标题，以及后来才追加的标题全部输入到文书处理机内，利用文书处理机，不仅轻易地就能替换项目顺序，而且要除去不要的 标题也很简单。
并在考虑内容架构时，若有必要的信息，也可随时补充进去。 为了企业兼并的演讲，虽已有一份证券公司资料的复印本，但这份复印本仅有一部分是可用的，所以卡文先生又买了几本有关企业兼并的书，来做 参考资料。
